編者按：作為《開卷有益》的第一期，本文将從“發郵件”這件“小事”說起，以小見大、見微知著，從微小處樹立律師專業細緻的形象。

祝各位讀者，開卷有益。

權威（本文作者），漢坤律師事務所合夥人。

Hi~大家好，我是漢坤金融資管部的權威。很高興通過咱們《開卷有益》欄目和初入職場的初年級律師分享一點工作體會。今天想和大家聊聊的話題是：如何安全地把一封郵件發出去。

看到這個題目，我相信即便是執業多年的“老律師”應該也能很輕易地回想起自己初入職場，面對第一封要發給全組/全所或者要直接外發給客戶的郵件時緊張局促的心情。

情況往往是這樣的，在你正式發送郵件前你反複檢查了數十遍也難以發現的錯誤，在你正式将郵件發送後可能你就會立刻看出來。這個時候，你的微信也會同步亮起，高年級律師的溫馨提示已經同步抵達：“你忘加附件了”、“郵件記得抄送老闆”、“正文還是有錯别字哦~”。

為了避免這樣尴尬的瞬間讓本就疲憊的你在深夜輾轉反側難以入睡.....

今天我就把這份郵件發送前的checklist分享給大家，檢查好這八點，基本可保97%的郵件安全發送無隐患~

我們先來一張總圖：

通過上面這張圖，希望首先分享給大家的心得是：郵件發出前需要檢查的絕不僅僅是正文，此外還包括七項非常重要的檢查内容。我們先從“主題欄”開始說：

01

收件人需要查

一封精美的郵件，收件人應當是就是實際需要去回複和處理這封郵件的人，初年級律師需要注意避免将“收件人”和“抄送”功能混用的情況。

在發送前，我們需要注意将不必要的收件人移動到“抄送”中，從而确保呈現在“收件人”欄位的對象與我們在正文的開篇問候中提及對象保持嚴格的一緻。

02

抄送需要查

對于“抄送”欄位的檢查，需要注重的是通過嚴謹的順序排布體現基礎的商務禮儀。雖然不是所有客戶都在意，但我們做到更為周延總歸不會有錯。

在具體的操作上，我們需要确保在順序上整體按照“客戶>其他中介>自己人”的順序進行排布，而針對每一家機構，則原則上按照該機構内的職級高低進行排布。這樣的排布思路不但可以讓我們的郵件顯得更為禮貌嚴謹，同時對于我們排查是不是存在漏抄送的對象也是大有幫助。

03

密件抄送需要查

由于“密件抄送”不會呈現給外部主體，對于密件抄送的檢查可以相對放松一點，隻要确保已經抄送了想要抄送的對象就行。通常而言，你去要抄送的對象可能是你自己（為了郵件管理的目的），或者是組内的實習生小朋友（在郵件沒有保密要求的前提下）。

04

郵件主題需要查

由于郵件的主題通常是收件人對于郵件進行歸檔的直接參考依據，因此對于郵件主題的檢查首先要注意“文題相符”，也就是确保不會在A項目的郵件上讨論關于B項目的事兒。

其次，郵件主題的标題也要記得勤于修改，避免在整個項目中都頂着一封名為“盡調清單”的郵件在回複盡調報告和交易文件。我們應當确保郵件的主題與正文的内容嚴格匹配。

最後，一個小小的建議是在我們發出每封郵件時，删除标題前不必要的“回複/Re”、“轉發/Fw”，它們時常會一不小心積累一大堆，看上去實在不太美觀。

05

附件需要查

附件應該是郵件發送的問題重災區了，相信每一位律師都能回想起一次因為忘記發送附件而造成的尴尬局面。所以，在發送郵件前，請大家千萬記得充分檢查是不是已經添加了附件。

一個補充的建議是希望大家在添加附件後，再次在郵件中直接打開附件确保附件就是我們希望添加的文件。如果大家有過一次把内部階段稿發送給客戶的尴尬經曆，應該就會知道這項檢查有多麼重要。

06

正文需要查

正文相信是大家都會做的檢查，我們就不多說了，确保沒有錯别字并且格式正确就好。

07

簽名檔需要查

簽名檔的檢查主要是确保語種一緻，如果是英文回複的郵件，記得把簽名檔也設置成英文，中文郵件則對應設置為中文。

08

往來郵件需要查

往來郵件（Email Chain）的檢查是初年級律師超級容易忽視的一個重災區。大家要千萬注意，往來郵件中包含着大量的信息，輕則是内部的一些分工和讨論信息，發送給外部主體有失禮貌，重則會涉及到重要的商業秘密洩露，可能存在法律風險。

因此，在正式發送郵件前，我們需要把所有的往來郵件都當作我們自己親手書寫的郵件正文進行檢查，确保内容妥當。如果郵件太多或者自己吃不準的話，最簡單的方式就是把往來郵件全部删除，這是最偷懶也最穩妥的做法。

好啦，今天的小分享就是這麼多，

希望能幫助大家減少一點郵件發送事故。

至于為什麼我會知道

這麼多郵件發送風險點呢

相信大家已經猜到啦

因為每一點意見的背後，

都是我自己一個又一個辛酸的故事（狗頭）

小編：至于是什麼辛酸故事呢….歡迎同學們繼續關注《開卷有益》欄目。我們将在後續文章中吐槽、分享~

開卷有益

漢坤微信平台近期推出《開卷有益》欄目，邀請戰鬥在辦案一線的漢坤律師們和大家分享一些日常實務工作中的思考及心得體會，以飨讀者。

其中，欄目下“律師執業必備”系列将重點分享漢坤律師們基于多年實務經驗凝練出的提升律師職業技能的方法、工具等，期望對關注漢坤的法學生、年輕律師和對律師職業感興趣的讀者有所啟發和幫助。當然，後續我們也将開展更多有趣的系列文章（包括律師們的各種小故事XD），歡迎持續關注！

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