注：本文為《王小菜學會計》教程的一部分，版權為本文作者所有。

第二步 記明細賬

一、明細賬的種類

填寫完記賬憑證和憑證彙總表，接下來就是記明細賬了。記明細賬是整個手工賬的重頭戲，工作量大，上承記賬憑證，下接總賬，非常重要。然而，明細賬種類繁多，什麼現金日記賬、銀行存款日記賬、三欄式明細賬、多欄式明細賬、數量金額式明細賬、應交增值稅明細賬、固定資産明細賬等等，讓人頭大心慌。到底有哪些明細賬？這麼多賬，哪些是必須做的？哪些可以不做呢？

圖4-4 會計賬簿

根據《會計基礎工作規範》的規定，企業必須設置總賬、明細賬、日記賬和其它輔助性賬簿。按這個規定，現金日記賬、銀行存款日記賬不包含在明細賬之内，但它們是事實上的明細賬，所以我們在本步驟中一起學習。

我們把常見的明細賬簿歸納整理為下表。其中，現金日記賬适用于庫存現金賬戶；銀行存款日記賬适用于銀行存款賬戶；三欄式明細賬适用于除需要進行數量金額核算之外的所有賬戶；多欄式明細賬适用于需要分欄目核算的賬戶，如銷售費用、管理費用、财務費用、主營業務收入、主營業務成本、應交增值稅等；應交增值稅明細式一種特殊的多欄賬，适用于應交稅費——應交增值稅科目；數量金額式明細賬适用于需要核算數量的會計賬戶，如材料采購、在途物資、原材料、庫存商品、發出商品、委托加工物資、周轉材料等；固定資産明細賬則适用于固定資産和累計折舊賬戶。

表4-1 明細賬的種類

會計實務中，現金日記賬、銀行存款日記賬、三欄式明細賬等三個賬簿為必須設置的會計賬簿，其它賬簿則根據企業具體情況來設置。增值稅一般納稅人需要設置應交增值稅多欄賬，小規模納稅人則不必；涉及商品購銷業務的企業，需要設置數量金額式明細賬；涉及固定資産業務的企業，需要設置固定資産明細賬或固定資産卡片。

二、登記明細賬的流程

确定好需要設置哪些明細賬簿之後，接下來就需要按部就班地登記各明細賬了。登記明細賬的起點為記賬憑證，其中，涉及收款、付款業務的記賬憑證需要登記現金日記賬和銀行存款日記賬，這個任務一般由出納員完成；其它業務需要登記明細賬，這個任務由會計完成。本教程中，這是王小菜的任務。

圖4-5 登記明細賬的流程

登記明細賬一般按記賬憑證的順序，逐筆登記，并沒有先登記哪個賬戶、後登記哪個賬戶的講究。

三、登記明細賬的一般方法

以三欄式明細賬為例，明細賬賬頁一般都有表頭和表體兩個部分。

表頭部分，需要填寫會計賬戶名稱、頁碼等信息。表體部分，有日期、憑證字号、摘要、借方金額、貸方金額和餘額等欄目。如下圖。

圖4-6 手工明細賬

登記明細賬的一般方法是：

1.根據會計賬戶的具體情況填寫賬戶名稱。以雲南興盛商貿有限公司為例，該公司主營業務收入科目未設置二級以下科目，所以在登記主營業務收入賬戶的明細賬時，表頭部分隻需要填寫“一級科目：主營業務收入”即可，二級以下科目無需填寫；又如應收賬款——昆明元工電線電纜有限公司科目，在登記明細賬時，表頭部分先要填寫“一級科目：應收賬款”，然後填寫“二級科目：昆明元工電線電纜有限公司”。限于表頁，明細科目隻預留了兩級，如果會計科目的級次多于三級，可以把三級以後明細科目全部寫在最後一個科目欄。

2.賬頁表頭的頁碼需要填分頁和總頁兩個數字。分頁指當前會計賬戶的頁碼，總頁指整個三欄式明細賬的頁碼。除現金日記賬和銀行存款日記賬外，其它會計賬簿一般使用活頁賬。因此，明細賬頁的頁碼可能存在增減變動。填寫賬頁表頭的時候，可以先填寫分頁的頁碼，待整個賬簿登記完畢以後再來填寫總頁頁碼。

3.日期的填寫很簡單，賬頁開頭填寫年份，然後逐行填寫記賬的日期。會計記賬應按及時性原則，及時登記，但也沒必要每天都登記。在雲南興盛商貿應該是本期合計，本年累計等前邊一般無需填寫日期。

4.填寫日期後，需要按照記賬憑證的編号，填寫憑證字号。“字”指的是“記”或“收”、“付”、“轉”等憑證類别符号。如雲南興盛商貿有限公司2017年11月11日記1号憑證，在明細賬中填“記字1号”，如下圖：

圖4-7 手工明細賬

5.關于摘要的填寫，我的建議是按記賬憑證的摘要填寫，如空格不夠填寫，可适當簡化。

6.填寫金額數字，一般不能寫的太滿，字體大寫占格子的二分之一作用就可以了。每一行賬，根據情況需要在借方或貸方填寫數字，或者都不填，但餘額一定要結算出來，并填寫上去。

7.一行賬的餘額如果為零，應在“借或貸”欄目填寫“平”字，并在餘額欄的個位數填寫結平的會計符号“0”。該符号類似于英文字母Q，但不能等同。

8.記賬時如需填寫負數，一般使用紅字填寫。

9.每月終了，損益類會計賬戶需要彙總出本期合計數和本年累計數，為編制财務報表提供數據。非損益類會計賬戶則無此必要。當然了，如果你對每個科目都進行彙總，填寫了本期合計和本年累計，那也不算出錯。另外，登記賬簿時本期合計和本月合計兩個術語是通用的，沒有區别。

10.會計賬戶如有期初餘額，需要在賬頁第一行摘要欄填寫“期初餘額”四字，然後把期初餘額數字填寫在餘額欄；一個賬頁填寫完畢，如賬戶内容未完，需要在賬頁最後一行摘要欄填寫“轉次頁”三字，把前面尚未彙總的本期合計或本年累計數以及餘額結轉至次頁；次頁第一行摘要欄填寫“承前頁”三字，并把上頁最後一行的内容結轉過來。

四、現金日記賬

現金日記賬和銀行存款日記賬統稱為日記賬，是任何一個會計主體必須設置的會計賬簿。現金日記賬和銀行存款日記賬是事實上的明細賬，但日常會計實務中的“明細賬”這個概念并不包含日記賬。現金日記賬和銀行存款日記賬一般由出納員進行記賬和管理，由會計主管進行審核、監督。

下圖是現金日記賬的格式。實際上，現金日記賬的格式和三欄式明細賬是一樣的，都包含日期、憑證字号、摘要和借方金額、貸方金額、餘額等欄目。現金日記賬的特殊之處在于，我們需要每天登記當天發生的業務，并結出“本日小計”的數額，做到日清日結。所以，現金日記賬是一種“序時賬”。每月結束，還需要在當月最後一日的“本日小計”後，添加“本期合計”或“本月合計”，将當期的借方金額、貸方金額彙總填列。

圖4-8 現金日記賬

現金日記賬應按年度設置，一年一本。填寫現金日記賬的時候，如當年有期初餘額，應在賬簿第一行摘要處填寫“期初餘額”四字，并把當期期初餘額填寫在餘額欄目。日常賬目的填寫如上文所述。一個賬頁結束，如當年現金日記賬未登記完畢，應在賬頁最後一行的摘要處填寫“過次頁”，将上一行的本日小計或本期合計和餘額結轉到次頁，或者把餘額結轉到次頁。

具體情況是，如現金日記賬賬頁的倒數第二行的内容是本日小計或本期合計，則隻需把餘額結轉到次頁。如下圖：

圖4-9 現金日記賬局部

如倒數第二行的内容是一行具體的賬目，則“過次頁”一行需要彙總本日數額，連同餘額一起結轉到次頁，如下圖：

圖4-10 現金日記賬局部

五、銀行存款日記賬

銀行存款日記賬和現金日記賬一樣，一般由出納員進行登記和管理，由會計主管進行審核、監督。銀行存款日記賬的格式和現金日記賬的格式基本相同，所不同的地方在于，銀行存款日記賬需要在賬頁上注明開戶行和銀行賬号，按不同的賬戶分别設置日記賬。

下圖是銀行存款日記賬的格式。銀行存款日記賬的頁頭有開戶行和賬号兩個欄目，賬頁内容含日期、憑證字号、摘要和借方金額、貸方金額、餘額等欄目。銀行存款日記賬必須每日一記，每日結出“本日小計”的數額，做到日清日結。另外，每月結束，還需要在當月最後一日的“本日小計”後，添加“本期合計”或“本月合計”，将當期的借方金額、貸方金額彙總填列。賬本應按年度設置，一年一本，有關填寫方法和現金日記賬一緻，不再贅述。

圖4-11 銀行存款日記賬

六、三欄式明細賬

通常我們說的明細賬，一般指的就是三欄式明細賬。三欄式明細賬，一般簡稱明細賬或三欄賬。三欄式明細賬中的“三欄”，指的就是借方金額、貸方金額、餘額這三個欄目。事實上，所有的日記賬、明細賬，都必須設置借方金額、貸方金額、餘額這三個欄目。所以從這個特點來講，我們可以使用三欄式明細賬來登記所有的會計賬戶。比如，對庫存現金和銀行存款賬戶，我們使用三欄式明細賬登記，并按日小結、按月合計；對銷售費用、管理費用、财務費用、主營業務收入、主營業務成本以及應交稅費——應交增值稅等賬戶，我們也可以使用三欄式明細賬來登記，對其下欄目，按明細科目設置賬戶即可。當然了，三欄式明細賬無法登記材料采購、在途物資、原材料、庫存商品、發出商品、委托加工物資、周轉材料等需要進行數量金額核算的會計賬戶。

三欄式明細賬的格式如下圖。登記三欄式明細賬是會計工作的重頭戲，工作量大，容易出錯。登記明細賬時按記賬憑證的順序，逐筆登記即可。

圖4-12 三欄式明細賬

七、多欄式明細賬

多欄式明細賬，又叫多欄賬，或以實際欄目數稱呼，如九欄賬、十三欄賬等等。

一般而言，按業務類别而非往來單位進行明細核算的賬戶，如應交稅費——應交增值稅、生産成本——基本生産成本以及銷售費用、管理費用、财務費用、主營業務收入、主營業務成本、稅金及附加等賬戶，應使用多欄賬記賬。其中，應交稅費——應交增值稅、生産成本——基本生産成本這兩個科目，企業會計準則明确規定按明細項目設置專欄進行明細核算；其它科目，準則隻規定按“明細項目”進行明細核算。所以後者實際上也可以使用三欄式明細賬記賬。

會計實務中，對銷售費用等需要使用多欄賬的賬戶而言，具體應使用“幾欄”賬本，無法一概而論。因為建賬之前，我們不太好估計應該對這些賬戶設多少個欄目；開始做賬之後，又會随實際工作的需要，對欄目進行适當增減、調整。根據經驗，應交稅費——應交增值稅、銷售費用、管理費用、稅金及附加等賬戶欄目較多，可以使用十三欄賬記賬；其它賬戶使用九欄賬記賬，當然也可以使用十三欄賬記賬，不過是多浪費幾個欄目而已。

多欄賬的格式如下圖。賬頁表頭應填寫清楚具體的會計科目。賬頁中除記賬日期、憑證字号、摘要以及借方、貸方、餘額等常規欄目外，還有各針對明細項目的欄目。這些欄目，分借方欄目和貸方欄目，記賬的時候應填寫清楚。各借方欄目應連續登記，貸方欄目也是一樣。

圖4-13 多欄式明細賬

要注意的是，登記多欄賬的時候，每一筆業務需要在賬頁的同一行中登記兩次，即先在借方或貸方欄目中登記一次，然後再在具體的專欄中登記一次。如上圖，王小菜在登記“應交稅費——應交增值稅”賬戶的多欄賬時，10月份記10号憑證的業務是購進電工圓鋁杆，其進項稅額為1,108,935.67元，小菜填寫完日期、字号和摘要後，在借方欄目填寫了“1,108,935.67”，然後，又在“借方項目”的“進項稅額”專欄填寫了“1,108,935.67”這一數字，這樣該行賬的記錄才算完整。

另外，在對損益類科目進項期末結轉損益時，除在前邊借方或貸方欄目中登記一次外，也需要在具體的專欄中登記一次，但應以紅字填寫。在累計“本期合計”和“本年累計”數據的時候，隻累計黑字金額。如下圖：

圖4-14 多欄式明細賬局部

八、應交增值稅明細賬

應交增值稅明細賬是一種特殊的多欄賬。在手工賬實務中，也可以使用普通多欄賬來登記應交增值稅明細賬。

專門的應交增值稅明細賬如下圖，賬頁欄目分借方欄目、貸方欄目和餘額欄目，其中借方欄目和貸方欄目又分别設置具體的增值稅相關專欄。

圖4-15 應交增值稅明細賬

應交增值稅明細賬與普通多欄賬的區别在于，前者把借方專欄和貸方專欄分别進行了設置，并且把餘額欄目放在最後；而後者則把餘額欄目放在前面，專欄可以借貸方共用，從而具備一定的靈活性。上圖中的賬頁，借方專欄設置了5個，貸方專欄也設置了5個，如果應交增值稅的借方或貸方專欄超過5個，登記賬簿将面臨困窘。

登記應交增值稅明細賬時，同樣先填寫記賬日期、憑證字号、摘要等信息，然後分專項填寫借方或貸方金額，最後填寫餘額。與普通多欄賬相比，應交增值稅明細賬無重複填寫賬目金額的弊端。

九、數量金額式明細賬

數量金額式明細賬是指需要同時對數量和金額進行核算、登記的明細賬。根據應用場景的不同，數量金額式明細賬有倉庫賬、進銷存明細賬、庫存商品明細賬、庫存材料明細賬、銷售明細賬等不同名目，其實質都是要求同時對核算對象的數量和金額進行核算。

哪些科目需要進行數量金額核算，哪些科目不需要進行數量金額核算，《企業會計準則》沒有明确的規定。我的建議是，對原材料、庫存商品、周轉材料等企業自己能夠掌控的物資，原則上應進行數量金額核算；對材料采購、在途物資、發出商品、委托加工物資、周轉材料等科目核算的對象，根據企業的核算要求和能力，靈活掌握，可以做數量金額式明細賬，也可以不做。

下圖是庫存商品明細賬，屬數量金額式明細賬。這種賬頁，也類似于三欄式明細賬，隻是在記賬時，需要同時對收入（或借方）、發出（或貸方）、結存（或餘額）分别登記數量、單價和金額三個數字。其中，金額為同一欄目的數量和單價的乘積。

圖4-16 數量金額式明細賬

十、固定資産明細賬

固定資産明細賬是專門用于登記固定資産類别特征及其增減變化、計提折舊的賬簿。固定資産業務不多的企業，也可以采用三欄式明細賬登記固定資産業務。

圖4-17 固定資産明細賬登記流程

上圖是固定資産相關的會計業務事項及其流程。會計或固定資産管理人員根據原始憑證，為每一項具體的固定資産填制卡片，卡片需填制一式二份，一份由固定資産使用部門保管，一份由财務部門保管。因固定資産卡片為活頁式，容易遺失，故财務部門需建立固定資産卡片登記簿，對卡片進行集中登記。同時，會計人員應根據固定資産原始憑證填制記賬憑證，登記明細賬。這裡需要注意，固定資産卡片隻是非定期地登記固定資産管理信息，并不能代替固定資産明細賬。

固定資産明細賬賬頁如下圖，每一賬頁可以隻登記一項具體的固定資産，也可以按類别進行登記。固定資産明細賬賬頁表頭部分比較複雜，除頁碼之外，還需要對固定資産個體或類别的編号、名稱、型号、使用年限、折舊率、預計殘值、存放地點等信息進行登記，以便具體量化固定資産的特征。賬頁表體部分，類似于數量金額明細賬，需要對固定資産的單價、數量、金額等信息進行明細登記。

圖4-18 固定資産明細賬

更多精彩资讯请关注tft每日頭條，我们将持续为您更新最新资讯!