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外貿業務員要注意的細節

衆所周知，做外貿一方面要态度熱情，專業得體，真誠服務。另一方面要措辭準确，不信口開河，這些都是外貿業務員必須具備的基礎。

但不得不說的是，在競争愈發激烈的當下。如果你在工作中對細節的拿捏更加到位，給客戶留下好印象，也是一種附加值的提現，對客戶開發成交會起到很大的作用。正如我們曾經讨論過的：Top sales外貿業務員，他們在工作中都有着哪些好的習慣和細節值得我們學習？

那麼今天，我們在按照開發信-報價-寄樣-PI的外貿流程來進行自我檢查，看看究竟有哪些細節問題是你沒有注意到的？

01

開發信簡潔明了，注意發送時間

首先，開發信的标題非常重要，一定要簡潔鮮明。關于開發信标題的學習可參考：開發信标題寫的好能讓你的開發信打開率暴漲。

其次，在内容方面，發送給客戶的郵件一定要條理清晰，客戶郵件内容有幾點，那麼在回複郵件時也要按點回複。此外，所有信息要确保無誤，不要出現錯字等這些低級錯誤，影響客戶對你的印象。關于開發信怎麼寫可參考：高回複率的開發信真的有萬能模闆嗎？

值得一提的是，我們在發送郵件時，需要考慮客戶時差。我們都知道，很多國家客戶對于工作和私人(休息)時間區分的非常明顯，他們非常在乎屬于自己的私人(休息)時間，如果被打擾，可能不但成交難，還容易被拉入“黑名單”。

因此，作為外貿業務員，在外貿工作的過程中，準确掌握所在國家的工作和休息時間，是和客戶建立高效溝通甚至達成合作的關鍵因素。

數據表明，65%的客戶在上班的前三個小時處理郵件，這個時間段發送的郵件，被閱讀和回複的幾率更大。除此之外，還應該避開客戶在正常休息時間打電話或發郵件，以免打擾客戶。

對于不了解世界各國對應北京時間時差關系的，可在外貿充電站下載『外貿專用-電話及電子郵件聯系世界各國客戶最佳時間表』查看。

另外，當收到客戶郵件時，一定要注意及時回複，讓客戶知道你的響應速度。如果無法及時處理和回複的内容，也應該先回複客戶：“郵件已經收到，您的事情（郵件）會很快處理（回複）”。這樣處理郵件的方式首先是一種禮儀和禮貌，并且保證郵件回複的及時性，這樣客戶的心裡就會非常舒服，也體現了我們對于客戶非常重視，并且給自己留了足夠的處理時間。這個細節我在之前的分享裡就提醒過：公司新來的業務員憑什麼工資比我高？

02

報價單完整專業

專業的報價單在任何客戶眼裡都是一項加分項。

一份專業的報價單，至少應該包含報價單的單頭、産品基本資料、産品技術參數、價格條款、數量條款、支付條款、質量條款、交貨期條款、品牌條款、原産地條款、報價單附注的其他資料等。

關于報價單以及報價的深入探讨可參考：1.外貿報價以及報價單的問題解讀。2.外貿業務員怎麼避免報價後客戶就消失？3.我給客戶報價會用到的方法和技巧總結。4.報價單總是石沉大海該怎麼挽救？

03

寄樣細緻豐富

對于索樣的客戶，說明對産品很有興趣，這樣的客戶需要足夠重視。需要建立樣品采購單，充分理解并表達出客戶的意圖，和采購、工廠進行充分溝通，給客戶高品質的樣品，以提升成單的機會。

樣品是拿下訂單的敲門磚，在寄樣時，也有諸多值得注意的細節。

比如在打包時，注意包裝良好。另外，寄樣時最好随附上名片、樣本、報價單、專業的樣品标簽、樣品發票等，當客戶想要聯系你時能夠通過名片聯系上你，從而促進訂單。

關于樣品的深入探讨可參考：1.寄送樣品中，你可能會遇到的問題和應對策略。2.這樣給客戶寄樣，你的訂單翻倍都有可能。

04

PI細節準确

用于邀請客戶發出确定訂單的形式發票，即PI，同樣也是一門學問，要盡量細化和全面，避免引起由于合同不清、責任不明導緻的貿易糾紛。

PI上一定要列清楚供應商及其聯系方式、客戶及其信息、價格條款、付款方式、成交方式（貿易條款）、供應商收款銀行信息、交貨期（裝運期）、運輸方式、貨物明細/品名/數量/價格等以及其他雙方約定事項，做到内容簡潔、細節準确、商業條款清晰。衍生：1.外貿談判中如何引導客戶确認訂單成交？2.寫好外貿催款郵件的技巧和模闆示例。

05

了解各國商務禮儀及禁忌

從事外貿活動，需要與不同國家的人打交道，了解各國的一些習慣、文化、禁忌，以及國際通用的商務禮儀，對你的工作會有很大幫助，也非常有必要。

對于不了解世界各國商務禮儀機禁忌的，可在外貿充電站下載『世界各國商務禮儀及禁忌-外貿充電站 』查看。

更多針對不同國家客戶的屬性知識可參考：1.世界各國買家的性格特點和采購習慣。2.不同國家客戶的談判套路你知道多少？

最後，在同等條件下，想要打敗你的同行，獲得客戶的好感和信任，往往就是靠細節體現。這也是為什麼說，外貿業務員本身就是一種價值。

彩蛋：關鍵詞『管理機會』

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