數據的處理和分析中,核對工作表數據是否一緻是一項即基礎又高端的技能,基礎的原因在于此項技能是數據分析者必備的技能之一,高端的原因在于一般的數據分析者并不掌握此項技能。
一、核對工作表數據:選擇性粘貼法。
目的:核對“商品”的“賬面庫存”和“盤點庫存”是否一緻。
方法:
複制“賬面庫存”,在“盤點庫存”數據區左上角的第一個單元格區域右鍵——選擇性粘貼,打開【選擇性粘貼】對話框,選擇【運算】中的【減】并【确定】。
解讀:
1、減法運算是針對數值而言的,對文本無效。
2、經過運算後,數據區域為“0”則代表“盤點庫存”和“賬面庫存”相同,否則為不同。
二、核對工作表數據:合并計算法。
目的:核對“商品”的“賬面庫存”和“盤點庫存”是否一緻。
方法:
新建工作表并選中任意單元格區域,【數據】,單擊【數據工具】中的【合并計算】,打開【合并計算】對話框,選擇【函數】中的标準偏差,單擊【引用位置】右側的箭頭,選擇“賬面庫存”工作表中的數據區域,單擊右側的【添加】,再次單擊【引用位置】右側的箭頭,選擇“盤點庫存”工作表中的數據區域,單擊右側的【添加】并【确定】。
解讀:
1、返回值“0”代表“賬面庫存”和“盤點庫存”中的值相同,非“0”則代表不同。
2、如果數據區域的首行和首列沒有合并區域,則可以根據需要選擇【标簽位置】。
三、核對工作表數據:條件格式法。
目的:核對“商品”的“賬面庫存”和“盤點庫存”是否一緻。
方法:
1、選擇【盤點庫存】工作表中的需要比較的單元格區域,【條件格式】-【新建規則】,打開【新建規則】對話框,選擇【使用公式确定要設置格式的單元格】,并單擊【為符合此公式的值設置格式】右側的箭頭,選擇要比較的數據區域(A1:A13),并利用F4鍵将數據區域轉換為完全的相對引用,緊接着輸入不等于号<>。
2、切換到【賬面庫存】工作表,并選擇要比較的數據區域(A1:A13),利用F4鍵将數據區域轉換為完全的相對引用,單擊箭頭返回。
3、單擊右下角的【格式】,打開【設置單元格格式】對話框,選擇【填充】中的“紅色”并【确定】-【确定】。
解讀:
1、紅色填充的單元格區域即為不相同的值。
2、【格式】除了“填充”外,還可以設置【字體】和【邊框】等。
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