辦公最常用的軟件就是Excel程序，用于處理表格數據，很多人或多或少都會Excel程序的基本操作，但是實際使用時操作效率卻相差很大。處理同樣的數據，不同人方法不同，有些人需要1個小時，有些人方法對了5分鐘搞定。這裡就分享幾個Excel程序高效辦公的使用方法，從Excel小白快速進階成Excel高手。

工欲善其事，必先利其器，要處理Excel表格，就要安裝好Excel程序，這裡特别不建議直接網上找個免費的Excel安裝，特别是低版本的。如果能正常使用還好，萬一出現bug導緻數據錯誤或丢失，還是很多功能不能正常使用，都是影響工作甚至造成損失。建議安裝整套的office辦公軟件，最好是官方正版新版的，需要付費購買的。如果覺得價格承受不了，也可以在某寶搜索有便宜的賬号提供，保證所有功能都可以正常使用的。

office 365

在Excel選項設置當中，信任中心勾選啟用VBA宏，如果要保證安全性，可以選擇禁用并通知，需要運行宏程序時再勾選确認。是否禁用宏雖然不影響基本的操作，但是你如果需要使用錄制宏或者VBA二次開發的Excel程序來提高工作效率等，就要啟用宏後才能執行宏功能和VBA代碼。

啟用宏

很多人以為Excel程序使用好需要背很多函數公式，其實不然，這些都是經驗的積累，如果不熟悉公式可以在網上找找比較全面或者适合自己的函數公式等，羅列出來，比如放在一個word文檔中，日常工作時候也不斷積累，最終形成一個适合自己辦公用的函數公式表，需要時直接打開查找函數公式。我們也不需要具體記住函數中如何使用，如何設置參數等，隻要在需要時能夠快速找到需要的函數公式，不懂時候再百度搜索下用法就行。

常用函數公式

同樣，建議準備好Excel快捷鍵，日常操作時候可以用快捷鍵代替很多鼠标點擊操作，熟悉後操作速度就會有極大的提高。不止Excel快捷鍵，電腦window快捷鍵，word文檔快捷等也可以收集準備好，日常使用。

Excel快捷鍵

win快捷鍵

這個我認為是最重要的，很多網友向我咨詢關于Excel的問題，我發現很多都是因為基礎不牢固導緻的，所以我建議不管會不會使用Excel軟件，有時間還是看一遍基礎教程，書籍或視頻，網上很多視頻平台都提供了免費的基礎教程，講解的非常好，可以參考學習。很多實用的功能不常用，但是需要時候就很關鍵，通過學習基礎教程，可以把基本的知識點都了解一遍，需要這些功能時再進一步去研究就行。

新版本的Excel中都有自動保存功能，建議大家打開。并且平時要養成随時保存的習慣，如做任何修改後都要保存。辦公時，你處理表格數據，突然有事離開工位，或者需要操作其他程序，第一步就是按下Ctrl S快捷鍵保存好表格。還要，長時間操作表格，最好每隔一段時間（幾分鐘）或每做完一個小部分，都保存一下，不然處理了很久的數據，程序突然退出或死機等沒保存就變成了無用功了，白白浪費時間。

如果是正版的購買賬号，會提供OnDrive服務，可以上傳至雲端，并且開始自動保存後會将保存的本件上傳至雲盤中，多重備份更安全。自己也可以注冊一個百度網盤等賬号，把辦公資料上傳至網盤，防止文件丢失。

這裡的多版本指的是工作中的文件，經曆多次修改産生的版本，比如按日期時間分，按版本号分等，如文件名相同，版本号不同（項目資料1，項目資料2，項目資料3……）。很多人往往在修改文件後喜歡把新文件替換掉舊的文件，防止弄混，而我是文件修改前先做上一個版本的備份，或者每天工作完成後備份今日工作文件，存檔在其他文件夾位置或者網盤中，可以随時回溯查找。

每個人處理工作不同，習慣操作表格使用的功能不同，所以可以把常用的功能右鍵，添加到快速訪問工具欄，需要時直接點擊，不用再查找菜單選擇，提供效率。

對應工作中比較重要的文件要注意加密，在Excel表格中有設置打開工作簿密碼，保護工作簿，保護工作表等功能。打開工作簿密碼設置後隻有知道密碼才能查看表格中的數據。保護工作簿是保護工作簿的結構，比如工作表不能修改删除等。保護工作表的作用是處理表格區域，比如禁止修改某些表格數據。

打開密碼

保護工作簿工作表

公司處理的表格文件，日常工作中要用到的表格文件一般都有固定的模闆，比如出庫單，工資單，檢測報告，台賬等，要存檔好這些基本模闆，且每次錄入的固定數據可以提前填好，需要時候直接修改幾個變動的數據，無需每次都重複填寫，增加工作量。

可以使用VBA或者Python代碼編寫自動化程序。如果日常工作重複步驟較多，且需要處理相同類型文件，可以學習VBA或Python代碼開發一些簡單的自動化程序，提供工作效率。如果有複雜的數據需要處理，也可以在找人定制一款适合自己的辦公程序，可以使辦公效果事半功倍。比如你每條都有處理幾十幾百個表格，每個表格數據十分重要，需要加密處理，如果逐個操作，需要大量時間，可以使用批量加密程序，一鍵處理，幾分鐘完成原來一小時的工作任務。還是根據模闆要生成多個Excel表格分别填寫數據，批量查找修改表格數據等，都可以使用Excel批量處理程序，把原來需要幾十分鐘甚至幾小時要處理的表格，幾分鐘就完成。另外就是避免了手動點擊鼠标操作可能發生錯誤的情況，也是推薦使用Excel批量處理程序的原因。

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