文檔混亂是指辦公室文檔很難找到，分布在多個位置和系統中，命名約定複雜且不一緻，并且隐藏在衆多無用的舊文檔中。文檔混亂會浪費時間，使企業面臨重大風險。

在當今快節奏、高效的商業環境中，我們需要随時随地訪問關鍵文檔。現代組織不能浪費時間在雜亂的文檔櫃或存儲介質中翻找文檔。

如果你不确定是否需要更快、更有效的文檔處理方式，你就問自己以下問題：

• 搜索丢失文檔所花費的時間是否影響員工的工作效率？
• 你的組織是否因文檔未鎖定和不受用戶訪問的保護而面臨審計或安全風險？
• 你是否因審批流程受阻而苦惱？

如果辦公室中的文檔不容易訪問并且不完全安全，除非你使用現代 EDMS，否則你就沒有辦法繞過文檔浪費時間的問題。

辦公室文檔混亂是如何發生的

在與潛在客戶進行通話時，你會遇到由文檔夾結構造成的問題，而100%的情況下你會得到會心的點頭和微笑，因為他們記得他們已經一遍又一遍地看過這些問題的實例。

不小心将文檔或文檔夾拖放到另一個文檔夾中，然後就再也看不到了。

丢失辦公室文檔或文檔夾，因此不得不在電子郵件中翻來覆去地重新創建，幾周後才找到原始版本。現在你有兩個版本，不知道哪個是正确的。

不得不在同事之間來回通過電子郵件發送文檔，因為他們不記得文檔保存在哪裡或懶得看。

難以找到文檔會導緻瓶頸和糟糕的客戶/供應商關系。丢失發票會導緻延遲付款。丢失訂單信息會導緻客戶沮喪。

将辦公文檔放在不同的位置、電子郵件收件箱和其他軟件中，很難獲得完整的圖片。不準确的信息會導緻代價高昂的錯誤，解決問題也會非常耗時。

沒有明确的審計跟蹤會影響合規性在錯誤發生時可能會在你的團隊内部産生沖突。

缺乏保留規則會導緻大量無法管理的檔案，這可能會違反數據保留規則。

為了安全地控制對數據的訪問，我們需要對文檔夾和特定文檔的複雜密碼控制和相關權限。

辦公室 EDMS 解決方案如何提供幫助

如果你有一個有效的辦公室 EDMS 解決方案，所有這些問題都會迎刃而解。

按特定索引數據（客戶名稱、參考編号、文檔類型、日期等）搜索，你可以快速且輕松地找到文檔。

文檔永遠不會丢失，因為你可以通過文檔的内容進行搜索，而不僅僅是标記的索引字段。即使你不太記得該文檔，搜索關鍵字也會讓它顯示在結果列表中。

将所有文檔放在一個中央文檔池中可以為你的文檔提供單一的真實來源。

文檔曆史記錄、版本控制和審計跟蹤為文檔流程提供了清晰的透明度。

保留規則可以根據法規要求或你的個人業務規則應用于所有文檔。

訪問權限可以由角色或用戶管理，隻需單擊幾下即可更改訪問權限。

8Manage EDMS 提供哪些功能

8Manage EDMS 提供以下功能：

• 文檔存儲 —— 8Manage EDMS 充當所有進出公司的文書工作的集中樞紐。其提供商通常為具有不同需求的組織提供分層存儲。

• 結構化和索引文檔 —— 8Manage EDMS 根據用戶定義的層次結構為文檔建立索引。它根據文檔文件的使用方式和時間為它們編制索引。

• 查找和檢索文檔 —— 你的文檔被索引和存儲的效率越高，你就越容易找到和檢索它們以供使用。8Manage EDMS 通過提供用戶友好的搜索功能，如關鍵字搜索、全文搜索和知識分類搜索，使這一過程變得更加容易。

• 權限授予和門控 —— 并非所有流入和流出組織的文檔都應該被公司所有的人看到。使用 8Manage EDMS，你可以輕松為單個文檔以及滿足特定條件的文檔設置權限。這意味着允許某些團隊對給定文檔進行更改，有些團隊隻能查看，有些團隊根本無法訪問。

• 溝通與協作 —— 8Manage EDMS 為你的團隊提供相互遠程溝通和協作更改文檔的功能。8Manage EDMS 允許文檔所有者和管理員相互發送消息，對文檔的某些部分進行評論，并根據需要編輯文檔。

• 版本控制 —— 随着時間的推移，你的辦公文檔會發生許多變更。8Manage EDMS 清楚地記錄這些變更，并在文檔的整個生命周期中維護文檔每個單獨版本的副本。

• 安全性和合規性 —— 8Manage EDMS 提供許多功能來确保數據安全、可靠和合規。權限和版本等功能充當故障保險櫃，首先将文檔落入壞人手中的機會降至最低。如果文檔被意外訪問、更改或删除，管理人員将能夠輕松地以正确的形式恢複文檔。

你可以從 8Manage EDMS 解決方案中獲得哪些額外好處

使用 8Manage EDMS，你可以獲得以下額外好處：

• 可用性 —— 你可以獲得正常運行時間 99.99% 的解決方案。
• 災難恢複 —— 你可以獲得容災環境和容災服務。
• 性能 —— 你可以獲得有保證的存儲空間和帶寬。

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