采購管理制度修訂注意事項?XXX高新科技有限公司文件編号，今天小編就來聊一聊關于采購管理制度修訂注意事項?接下來我們就一起去研究一下吧!

采購管理制度修訂注意事項

采購及付款管理細則

一、總則

第一條 為了加強采購的管理，規範采購訂單審批及合同簽訂流程，明确各部門的職責，根據企業的實際情況特制訂本操作細則。

第二條 本細則适用于采購部及所有與采購部發生往來的業務部門（主要為倉庫、财務、生産）。

二、各部門的分工及職責

第三條 采購部擁有的職責主要是：

1、對采購申請進行審核并交管理層審批。

2、對采購物料進行詢價、比價、簽訂合同并提管理層審批。

3、價格變動時提交價格變動申請。

4、對采購發票進行跟蹤，并及時交與财務。

5、根據相關單據申請付款。

6、及時辦理采購退貨（15天），并負責追款（60天）；與客戶核對應付賬款。

7、貨櫃到貨計劃須提前3天在系統做到貨通知單或口頭通知倉庫主管，确認到貨前1天須與倉庫主管确認，散貨入庫須提前1天通知倉庫。

8、采購部須格守公司秘密，不得洩漏公司的采購信息。

第四條 其他部門擁有的職責主要是：

1、财務對采購付款申請進行審核并及時提交審批人；财務負責人有對合同單價、付款方式（月結）、違約責任、損耗方法等的審查權。

2、原材料倉庫員根據倉庫庫存提交采購申請。

3、倉庫根據ERP到貨明細收貨，并及時傳遞單據。

4、倉庫統計根據退貨情況及時制作采購退貨通知書上傳采購部。

三、采購申請

第五條 原料倉管員根據倉庫最低庫存（采購周期與上月耗用量）、倉庫日報表進行采購申請，廠長審核總經理審批，采購部依采購申請進行核對，确認采購數量準确性、适當性；其他采購由部門主管進行申請，廠長進行審批。

第六條 采購部根據原材料采購品種，确認由廣州采購或由永隆采購，由廣州采購的部分由采購部将采購申請傳真至廣州。采購部須對每宗采購申請的物料進行跟蹤，每周一上午下班前提交采購跟蹤表給廠長。

第七條 采購申請審批完畢後，采購按原始訂單進行分單并附原單再次審批，采購部根據再次審批後的采購申請，對需采購物料應在當天下班前将采購申請内容錄入ERP系統中的采購訂單系統，并對其進行保存與審核。

四、比/核價及合同簽訂

第八條 對特殊原料無法比核價的須在客戶報價單上予以說明；對普通原料須進行比核價，運用貨比三家的原則确定供應商與單價，制作比核價表（以到廠淨價比），附原始報價單交總經理審批（出差時手機短信确認，廠長簽字，發出短信須注明供應商名、單價、數量、付款方式、比價情況，同時短信作為合同依據）。

第九條 采購部根據審批結果及時發出采購訂單，并與其簽訂合同（原則供應商先行蓋章）；同時，采購部根據合同及比核價表、ERP系統中的采購申請錄入采購訂單。

第十條 對零星采購，采購部可不簽訂合同憑采購申請進行直接購買，無需書面比核價審批表，但必須有使用部門驗收人在入庫單簽字确認質量是否合理；對于常用物料可在比核價基礎上建立定點采購，與其簽訂合同實行月結。

第十一條 對零星采購以外的采購，原則上應與供應商簽訂合同，附比核價資料報廠長審核，總經理審批，财務負責人（須對合同單價、付款方式（月結）、違約責任、損耗方法進行審查）蓋章确認；對于常用件采購，采購部應與供應商簽訂年度合同，确定初始采購單價進行月結，合同簽訂順序與上述流程一緻，采購合同、單價、單價變動須經總經理審批後執行。

第十二條 采購部嚴格按公司流程順序蓋章，一般合同順序：總經理簽字（或短信與總經理确認，廠長簽字）-财務負責人蓋章；廣州簽訂合同審批順序：廣州談定價格并草拟合同-電子版或傳真件回永隆-總經理簽字（或短信與總經理确認，廠長簽字）-财務負責人蓋章-傳真件回廣州。

第十三條 對合同條款的規定：1）普通原材料、平常物料原則上不得采取預付款形式進行采購，常用物料采用月結方式；2）采購設備等大型設備及工程項目合同要留取5-10%質保金，要有質保期條款；3）月結合同月結開始時間，一定要注明為發票及貨物到達我司開始計算；4）所有合同（含年度合同單價變動表）要注明具體執行日期；5）合同範本：（永鑫隆合同模闆）訂貨條件如月結時間計算不同範本、嚴于貨到付款、具有運輸損耗标準計算、對我司增加違約處罰責任、變更糾紛解決辦法、低于行業标準驗收、質量免責等對公司的不利條款，應按程序征求意見，即财務-總經理（出差時電話、短信确認，廠長确認），否則财務不予以蓋章。

五、采購收貨與退貨

第十四條 根據到貨時間，貨櫃到貨計劃須提前3天在系統做到貨通知單或口頭通知倉庫主管，散貨入庫須提前1天通知倉庫，倉庫憑請購單複印件、ERP到貨單進行收貨。倉庫應嚴格按兩單進行入庫，原材料不得超訂單收貨，超采購訂單2%（原材料2%且不超過50KG）以内入庫應報廠長進行審批，超2%以上須經總經理審批；超額收貨時（供應商免費贈送除外，但須在客戶送貨單上注明）須按本規則規定填寫超采購訂單審批表審批，違者按超額收貨的30%，對責任人處以罰款。

第十四條 對于原材料采購入庫經檢不合格，倉管員應及時通知采購，采購及時辦理退貨；其他物料采購即時退回供應商。

第十五條 對于采購入庫後退貨，倉庫統計根據退貨情況及時制作采購退貨通知書上傳采購部；使用部門對采購産品提出異議後，倉庫應在當天下班前制定采購退貨通知書（送異議部門負責人、采購員簽字，财務采購各1聯）送至采購與統計，采購應15天内将與供應商溝通結果反饋倉庫，不退貨物料應在退貨通知書上注明原因退回倉庫，由倉庫提交廠長報總經理處理；若溝通結果為以貨換貨可不進行賬務處理，直接實物更換，并将處理單回倉庫，作為倉庫處理依據。

第十六條 廣州協助采購原材料物流：永隆采購傳訂單過廣州，廣州發貨，裝貨之後廣州倉庫傳出倉單給永隆采購，采購交出倉單給永隆倉作為收貨明細，貨到之後倉庫憑廣州的出倉單收貨，倉庫簽字确認廣州出倉明細并開進倉單與永隆采購，永隆采購傳進倉明細與廣州倉；每月廣州倉庫把本月的運費做明細給永隆采購簽字确認并回傳給廣州，對賬正本交永隆财務。

六、采購發票與對賬

第十七條 采購部在與供應商應付明細核對無誤的情況下，在ERP系統做開票申請，ERP開票申請與所收發票應在每月25号之前将到廠發票交與财務，每次所開發票須與系統入庫金額、名稱保持一緻，每次交發票時打印發票交接明細表，财務收發票人在收到發票後4小時内簽字确認；發票、收貨單均到達後應及時送财務挂賬，到付款時間後采購憑發票複印件及付款申請書交财務審批付款，中間須辦理交接簽字手續。由于采購發票不及時，造成增值稅不能抵扣的，采購當事人須承擔全部抵扣損失。

第十八條 采購部簽訂合同應約定以發票、貨物均到達公司的時間為月結合同的開始日期。凡貨先到達公司後開出發票供應商，月結時間以發票到達公司為合同的月結開始時間；凡發票先到達公司後貨到達公司供應商，月結時間以貨到公司作為合同的月結開始時間，提高公司現金流。

第十九條 采購部應每月要求客戶傳對賬明細與供應商核對應付、預付賬款餘額；财務部應每月底與采購員核對借支明細，核實應付款、其他應收款明細；财務抽查長期未沖銷預付款明細直接與客戶進行核對；财務抽查大額退貨未追回付款客戶，并直接與客戶核對，要求客戶簽回對賬單。财務抽查對賬時，采購應給出聯系方式。

七、采購付款與報銷

第二十條 預付供應商款項應按合同預付支出，填寫付款申請單并附上合同進行審批，嚴格按付款順序進行審批，即申請人-采購負責人-财務負責人-總經理-出納付款（總經理出差時付款程序：申請人-采購負責人-廠長-财務負責人-出納與總經理短信确認-出納付款，回廠後及時補單）。

第二十一條 采購報銷或付款時采購部應填寫付款申請單，嚴格按付款順序進行審批，即申請人-采購負責人-财務負責人-總經理-出納付款（總經理出差時付款程序：申請人-采購負責人-廠長-财務負責人-出納與總經理短信确認-出納付款，回廠後及時補單）；付款申請單應附驗收單、倉庫采購入庫單（或使用部門驗收單）、請購單、合同；除因人員不在公司電話、短信确認外，違反報銷程序審批報銷的每單罰款20元，單據不全的、未補齊審批程序的不得報銷。

第二十二條 采購申請付款時，原則按收貨數量付款；對于發票數量須與入庫單數量一緻，對存在的差異在合同規定損耗範圍内的部分須填寫途中運輸途中合理損耗審批表報總經理審批，否則不得報銷；非正常損耗不得付款。

第二十三條 财務在收到倉庫退貨通知書時應在當月先行扣款，在收到處理決定後再進行處理；須退貨，采購部負有追款職責，自退貨通知單簽出滿60天未追回，原則上罰責任人承擔30%的罰款，從個人工資扣除；對于責任人非采購部，采購部仍負有全力追款責任，若60天款未追回，采購部應期滿之日提交追款書面報告，詳細說明追款過程與原因，否則與責任人承擔連帶責任。

第二十四條 對于報銷單據，财務應在報銷人遞交2工作日内審核單據合法性、完整性，對于單據不合法、不完整财務應在報銷人遞交的3日内通知報銷人取回報銷單據；對于财務審核合法完整單據，需總經理簽字審批付款或需總經理補簽手續單據，财務應在總經理回辦公室1日内遞交總經理辦公室，并在适當時間内跟蹤催促，審批完後在1工作日内付報銷款。

第二十五條 對于存在以下七種情況，财務有權開具罰單并從責任人工資扣除：1）無審批手續超采購訂單入庫，按超額收貨的30%，對責任人處以罰款。2）采購違反報銷程序審批報銷的每單罰款20元。3）采購部負有追款職責，自退貨通知單簽出滿60天未追回，原則上罰責任人承擔30%的罰款，從個人工資扣除；對于責任人非采購部，采購部仍負有全力追款責任，若60天款未追回，采購部應期滿之日提交追款書面報告，詳細說明追款過程與原因，否則采購與責任人承擔連帶責任。4）對借支采購項目，采購部應在報銷單審批完畢，财務通知結賬後1星期之内結清借支事宜，否則月底财務扣發采購員工資。5）采購承擔發票交财務不及時超抵扣期造成的損失。6）采購跟蹤表每延遲一天提交，罰款50元。7）五金件、機器零配件，非人工原因、正常損耗時間範圍以内發生損壞的，由采購人員承擔停工損失、采購成本、維修人員工資。8）其他經總經理審批需扣發工資事項。

八、附則

第二十六條 若系統原因無法系統操作，可先行手工操作，系統恢複後上班前4小時前全部補錄系統。

第二十七條 本細則解釋權歸屬于永隆化學财務，試用後由總經理審批并報行政部備案。

更多精彩资讯请关注tft每日頭條，我们将持续为您更新最新资讯!