撰寫會議紀要是職場新人會面臨的工作之一,非常考驗工作的基本素養和文字能力。會議紀要一般需要報送相關領導、同事,這是領導能直接接觸到你文字能力、邏輯思維的最直接的方式,所以做好會議紀要,十分重要。
一、會議紀要和會議記錄有什麼區别?
1.會議記錄是讨論發言的實錄,屬事務文書;會議紀要隻記要點,是行政公文。
2.會議記錄不公開,無須傳達或傳閱,隻作資料存檔;會議紀要需在一定範圍内傳達或傳閱,要求貫徹執行。
3.會議紀要是在會議記錄的基礎上,對會議的主要内容及議定事項,經過摘要整理,需要貫徹執行或公布于報刊的指導性文件。
二、會議紀要的特點和目的
特點:
快:時效性,會議紀要緊跟着會議而出,要及時傳達各級領導和同事;
實:務實性,為推進後續工作而做,可以作為後續工作指南;
準:準确性,保證内容準确詳實,和會議精神沒有偏差;
全:全面性,不遺漏重點指示和意見建議,能夠全面覆蓋會議精神。 目的:确保各級達成共識,更好更有效地推進後續工作展開。
三、會議紀要包括哪幾部分?
首先,會議的類型的不同決定了會議紀要内容也有所區分。 會議紀要根據類型主要分成以下幾種:
1、咨詢型會議 時間、地點、參會人員、會議主題、發言人發言要點;
2、工作推進型會議(如各類評審會、驗收會、彙報會等) 會議議題、時間、地點、參會人員、發言人發言要點、會議結論(如驗收會驗收單位準備的相關材料是否通過驗收等);
3、研讨會/工作事項會議 會議議題、時間、地點、參會人員、目前情況、下一步計劃、需要協調的問題。
四、做會議紀要的注意事項
1.格式規範:各個單位都有自己的模闆,按照模闆規定來,不落項,格式規範即可;
2.去口語化:做紀要一定去口語化,使用書面語和公文常用語;
3.提煉文字:會議紀要不是記錄,發言人和本次議題無關的發言内容不應記錄在内,要從發言内容中提煉總結;
4.利用工具:為提高效率,需要學會利用工具,如錄音筆、語音轉文字等設備。 做好會議紀要是每個職場人必掌握的能力之一,你學會了嗎?
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