計劃類文書主要是從實際出發,對未來一段時間内将要達到的工作目标、完成的工作任務、采取的工作措施、實施的工作步驟,進行預測、想象和展望,并把這些設想寫成系統化、條理化、規範化的書面材料。
這類文書面對的都是未來,即沒有發生或将要發生的事件。雖然沒有列入正式公文,但卻經常用到,而且使用頻率非常高。
計劃類文書通常包括計劃、規劃、方案、思路、綱要、要點、打算、設想、預測和意見等,這類文書雖然都是對未來事件的一種展望,但它們之間在适用範圍、涉及時間、管理粗細、目标遠近等方面都存在一定的差别。
規劃和綱要帶有全面性、長期性和系統性,時間跨度比較大、實施範圍比較廣。
方案和預測多指向各種專項工作,時間跨度相對較小,但思考較為缜密,措施比較細緻,也極具可操作性。
計劃涉及的時間可長可短,内容可以很全面,也可以隻涉及某個單項,比如五年計劃、年度計劃、季度計劃和月度計劃,或者某個專項計劃。内容有安全生産計劃、經營管理計劃、員工培訓計劃等。
設想和打算隻是初步的、粗線條的想法,思考不是很周密,屬于非正式的内容。設想的時間比較長,打算的時間相對較短。
寫作者可以根據内容、時間、重要程度等各種要求,選擇最為合适的文種。
一是指導性。不管是規劃、計劃,還是方案,隻要經過上級部門的批準,就具有了權威性。它們既是開展工作的方向,又是指導工作的依據,同時還是檢查工作的标準。所以寫計劃類文書,一定要結合實際,調查研究,摸清情況,慎重落筆,計劃内容必須與實際工作相結合,具有可操作性、可執行性和可檢查性,不能脫離實際,更不能紙上談兵。
二是超前性。所謂計劃,一定是超前的,是在事情未發生之前就制定的。因此計劃類文書必須具有超前意識,事前提前制定,這樣才能使規劃、計劃有用武之地,那種事後補的計劃沒有任何實際意義。
三是客觀性。計劃類文書是人們對未來的設想,但這種設想并非幻想,也不是胡說八道,胡思亂想,而是有依據的、可以經過努力實現的設想,是人們主觀意志的具體表現,符合事物發展的客觀規律。所以在寫規劃、計劃之前,一定要深入調查,充分占有資料,了解各種因素,認清各種困難,在此基礎上進行綜合分析和研究,提出切實可行的目标、任務、指标和措施。計劃類文書不是主觀意識的産物,而是主觀和客觀的統一。
四是嚴肅性。計劃是嚴肅的,要符合上級政策,有大局觀,實事求是,切合實際。計劃是可測量、可檢查、可評估的,一經批準就具有了約束力,在執行上具有嚴肅性,必須有相應的部署、督導、檢查及追責機制。确保計劃能夠順利實施。
五是集體性。在計劃的起草過程中,要廣泛聽取和征集大家的意見和建議,集思廣益,博采衆長,計劃内容要通俗易發,便于大家理解、執行和操作。
六是創新性。不管是哪種類型的計劃,其内容一定要有新意。寫計劃類文書一定要有創新精神。如果每年的計劃都一樣,沒有什麼變化,那就沒有什麼意義。在制定計劃的過程中,一定要有跳起來摘桃子的意識,給自己一些壓力,加入新思想,展示新思路,制定新措施,闖出新路徑,創出新作為。在企業的發展規劃和計劃中,一定要有新産品、新技術、新工藝、新市場和新戰略。
計劃類文書是面向未來的,内容也指向今後的工作。目的是指導和規範未來的工作,其結果、效果和成果隻有在未來才能真正體現出來。其作用主要體現在以下幾個方面:
一是統一思想,提高認識,凝聚共識。要想做好一項工作,必須把大家的思想統一起來,智慧凝聚起來,力量集中起來,形成廣泛的共識。而通過計劃類文書,告訴大家為什麼要開展此項工作,如何開展此項工作,将會産生什麼樣的效果,使大家心往一處想,勁往一處使,最終達成共識,在充分理解的基礎上更好地執行。
二是制定規範,明确标準,引導航向。通過提出工作思路,明确工作目标,制定工作措施,讓大家看到前進的方向,明白領導的構想,知曉具體的要求,使各項工作在正常的軌道上行進,不偏離方向,不越軌脫軌,确保各項工作順利開展。
三是有法可依,有章可循,便于操作。通過制定“指南針”“路線圖”“時間表”“工具箱”,明确工作标準,列出細緻安排,讓所有人都能照章辦事,按章操作,并盡可能地提高效率和績效,為工作的順利開展創造條件。
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