寇紀東談公文寫作164—1：公文格式各要素——份号如何标注
寇紀東
《公文處理工作條例》規定“公文一般由份号、密級和保密期限、緊急程度、發文機關标志、發文字号、簽發人、标題、主送機關、正文、附件說明、發文機關署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機關、印發機關和印發日期、頁碼等組成。”從18個方面規範黨政機關公文格式各要素。如果具體運用，筆者通過認真研讀《公文處理工作條例》，結合工作實踐，查詢有關資料後認為：
一、份号标注存在的主要問題
（一）涉密文件不标注份号。一是涉密文件印發數量無法掌握；二是涉密文件無法控制。
（二）份号的數字不按規定标注。一是份号不按規定标注，字偏大或偏小；二是不用标準的阿拉伯數字，用漢字标注。
（三）份号标注位置不規範。一是不頂格編排；二是不在規定位置标注。
二、份号标注的作用
份号是同一件公文印制若幹份時每份公文的順序編号，标注份号：
（一）有利于加強公文的管理和利用。一是涉密文件，秘密，機密，絕密文件必須加份号（因為是在一定範圍内的人才能看到，以防丢失或者丢失後便于查找回收）；二是如果發文機關認為有必要，也可對不涉密的公文标注份号。即，普通公文加不加份号由發文機關确定；三是一般普通公文不加份号。
（二）有利于公文的分發、查對、借閱、統計、清退和銷毀。一是公文的分發、借閱等有一定的依據，查對、統計、清退需要一定的憑證，尤其是涉密等重要文件，要有翔實的規定，不能憑空說；二是公文要求件件有着落，事事有回音，對那個公文的辦理要有目标、有記錄，标注文号有利于公文規範運轉，彰顯公文運轉的流程軌迹。
三、如何标注份号
根據《2012年黨政機關公文處理工作條例》《黨政機關公文格式》等國家标準規定,如需标注份号，一般用6位3号阿拉伯數字，頂格編排在版心左上角第1行。
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