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發傳真需要哪些資料

圖文 更新时间:2024-07-28 04:28:12

發傳真需要哪些資料?傳真機雖然很普遍,但有不少人不知道傳真機的正确用法,那麼傳真時要注意什麼呢?今天就讓PChouse來為大家講解一下,我來為大家講解一下關于發傳真需要哪些資料?跟着小編一起來看一看吧!

發傳真需要哪些資料(傳真時要注意什麼)1

發傳真需要哪些資料

傳真機雖然很普遍,但有不少人不知道傳真機的正确用法,那麼傳真時要注意什麼呢?今天就讓PChouse來為大家講解一下。

1、傳真前要提前打電話通知對方。因為很多單位是大家共用一台傳真機, 你不通知到位的話,你的信件就可能會落在别人的手裡或因别人不知道是誰的信件而被丢人垃圾箱。未經事先許可,不應傳送太長的文件或保密性強的材料。如果接收入需要原件備案,諸如一些需要主管人員親筆簽字的材料,如合同等,則應在傳真後将原件用商業信函的方式寄送。

2、傳真時分清楚使用的是自動模式還是手動模式。手動方式需接聽傳真電話的人給你傳真開始的信号,在聽到嘀嘀的長音後再開始傳真文檔。自動方式不需對方人工操作,在撥通傳真電話後,在幾聲正常電話回音之後,就會自動出現嘀嘀的長音,此後就可以開始傳真文檔。

3、正式的傳真必須有封面,發急件時應在封面頁注明,封面上注明傳送者與接收者雙方的公司名稱、人員姓名、日期、總頁數等,如此接收者可以 一目了然。如果不是非常正式者,也必須以3 -1、3 -2、3-3等方式,讓接收者一看就知道傳真總共有3頁,如果其中某一張不清楚或是未收到時,則可以請對方再将此頁傳一次。

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