很多人都會使用Excel表格程序，用于記錄工作數據。大家學習Excel的方式包括了通過專門的課程，其他同事朋友教學和自學等，但是我觀看了很多相關的Excel基礎教程視頻和書籍，大部分都是隻教學了基礎概念和操作方法，但是沒有講解在實際使用中提高效率的技巧，因此很多人使用Excel并不能真正的将其辦公效果最大化。這裡就通過我的經驗分享幾條正确使用Excel表格的方式供大家參考。

按照自己的需要結構化命名工作簿，要求能夠方便排序和查詢，比如工作簿名稱要有基本信息，如标題，涉及的時間地點部門員工等。如果要多次修改更新數據，則要添加版本修改日期或者版本号等。

工作簿命名

比如示例工作簿為銷售數據，所以開頭命名為銷售數據，這樣方便排序相同類型連續分組，之後數據的日期，可以降序升序排序，還包含數據記錄人名稱，所在部門等信息，最後是括号中為更新的日期。

默認一個工作簿中工作表名稱為sheet1,sheet2,sheet3等，需要将工作表命名為有意義名稱。

工作表命名

做好備份

任何更新後的文件，都需要做好備份方便回溯

同一份文件多次修改後注意在修改前将當前版本文件備份，并标記版本号或版本日期

備份

記錄數據時數據的上方或者左側添加标題，就是表頭，表示數據名稱，也可以包含單位等，如銷售額（萬元）

表頭标題

使用單元格添加批注功能，對數據說明，如添加到标題對數據詳細說明

批注注釋

比如某客戶名稱為張明，修改為張小明，如果有十幾個名稱需要修改，手動修改就容易出現輸入錯誤，寫成張小名，張明明，張小等或者有遺漏的情況，建議使用查找替換的方式，可以逐個查找并替換保證不會出錯。

替換

不同模塊可以使用顔色來區分方便查詢數據

未添加顔色

按模塊添加顔色

統一模塊不同部分可以采用統一色系深淺不同來表示

涉及到數值類型的數據如果包含單位，都需要将單位提取出來，另外設置單位或者在表頭中說明數據的單位

數值和文本分開

基礎數據錄入的工作表有時候大家為了方便統計直接在數據的末端添加了彙總統計，這樣雖然查看方便，但是如果經過更改數據，移動位置，添加删除數據等都有可能導緻數據不準确，也不方便其他表引用數據，所以建議在錄入基礎數據的表中不添加統計彙總數據，而是建立數據透視表的方式來查看統計彙總的數據，即方便快捷，也能夠随時調整更新數據。

彙總統計

如果了解過關系型數據的知識，對于記錄數據一般是需要建立一個主鍵字段，主鍵字段保證數據的唯一性。對于Excel表格中雖然沒有嚴格約束要求，但如果是多條數據記錄，沒有表示唯一性或者主屬性的列，建議添加一個序号列，也方便之後能夠通過序号快速找到指定的數據。

序号

如果一個數據涉及函數公式等其中的數據來源是其他表中的數據，一定是通過引用的方式來獲得數據，而不是直接複制粘貼或手動輸入數字，這樣原數據更新時才能保證涉及引用的單元格數據不會出錯，重新計算更新數據。

大家在使用公式計算數據時，如果涉及的公式函數較複雜，數據計算完成後是通過拖動填充的方式添加到多個單元格中，為了保證正确性，建議随機抽取幾個數據，再手動計算一遍，以保證數據準确無誤，以免由計算錯誤導緻損失。

以上就是根據我日常工作經驗分享的關于Excel表格使用方式上的一些建議，大家可以參考，并且如果大家需要批量執行以上某些操作，如添加序号，标記顔色，重命名工作簿工作表等，要處理的表格較多，有幾百甚至幾千個，逐個操作實在太累太麻煩了，可以使用我編寫的Excel批處理辦公程序，一鍵實現以上功能。

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