除了郵件功能之外,我們經常在工作中用到的就是新建會議了。公司裡面開會搶占會議室就靠它了,所以我們常說不是在開會,就是在開會的路上。(貌似這兩句話沒什麼聯系~~)
同樣,我們首先需要知道這個功能在哪裡?如圖:
約會跟會議有什麼區别呢?其實我們點擊進去看看就知道了。約會是自己給自己設置的提醒,如:重複性的日常工作提醒。對于我來說,就是每周的周報提醒,每個月的月報提醒,每個月固定的會議等等,當然也有偶爾的提醒事件。約會的界面如下:
按照剛才說的,重複性該如何進行設置呢?我們點擊“重複周期”,彈出對話框如下:
我們挨個對上述出現的框框進行分析,如下圖:
不同的定期模式也會産生不同的選項,也就是不同的循環方式:
按天循環:
按月循環:
按年循環:
如下給自己每周五的周報提醒:
但是有小夥伴肯定就要問了,我手快寫錯了該怎麼改或者是我不要這個了怎麼去取消呢?這個也很簡單了,我們找到其中的任意一個,雙擊打開,将彈出下面的對話框:
上面是什麼意思呢?
打開本次事件 – 隻修改你當前打開的那個事件的内容,比如時間,地點,取消之類的,隻針對你打開的那一天的;
打開序列 – 這個就是修改所有約會的内容了,也就是改這一個,其他全部就跟着改動了。
上述确定之後,彈出如下,再次點擊紅色箭頭所指的“重複周期”進行修改:
點擊後彈出:
根據需要進行修改之後,點擊确定回到約會界面,你還可以繼續重新修改主題、地點、約會内容這些,再次點擊左上角的“保存并關閉”即可。
點擊新建會議,彈出的界面跟約會差不多,但是多了一個欄位 – 收件人,如下:
當然,我們也可以直接從約會變為會議,隻需要點擊約會界面中的邀請與會者,就會變成跟上述一樣的界面了。
我們可以在收件人中輸入你要邀請參與會議的人員的郵箱;
主題當然是開會讨論的主題了,簡單明确即可;
地點有兩種玩法,一是直接手動進行輸入,二是從後面的“會議室”按鈕中點擊進行選擇(一般公司IT都有進行設置);
确定會議開始時間和結束時間;
正文寫上一些你的會議要求就可以了;
這裡問題就來了,既然IT有這個設置,那我在選擇會議室的時候,如何知道哪個會議室是空的,人都通知完了,發送之後再告訴我說選擇的會議室已經被提前霸占了,這豈不尴尬!
别急,outlook是很智能的,同樣會直接顯示給你。如何看?
在我們的日曆界面,默認是下面這樣:
我們選擇上方的工具欄中的“打開日曆”,如下:
選擇“從房間列表”,彈出所有會議室列表:
我這是以我所在的公司為例,選擇我所在地的所有會議室清單:
然後确定即可。這個時候在我們的日曆界面左側就可以看見所有的會議室清單了,如:
這個時候你可以通過選擇的方式來查看各會議室的使用情況了。如:
而且通過這個也可以看到是誰預訂的會議室,說不定你還可以直接去找人家進行協商更換呢。
那同理,我們舉一反三:比如你舉行的會議,邀請的人中有非常重要的人必須出席,還不能讓别人代替的那種,那一般你也要知道他什麼時候有空才行。那我們該如何在日曆中查看邀請人的時間呢?
跟上面操作類似,這次我們選擇從通訊簿即可:
在彈出的對話框中找到對應的人:
點擊确定即可(跟查看會議室一樣的做法)。
在“日曆組”中你也可以勾選如下選項,随時了解你的老闆/屬下的時間。如:
當我發出邀請後,我如何随時了解會議預出席的情況呢?我們打開發出的會議邀請,在其界面中點擊“跟蹤”-“查看跟蹤狀态”,如下:
你就可以通過下面的結果來看到預出席的狀态了,掌握這些,你可以随時再電話告知還沒有接受邀請的人。
是不是很方便呢?
有時候,你舉辦的會議臨時需要新增一些人員或取消一些人員的參與,總不能重新再發一封郵件吧,這個怎麼辦呢?
我們可以直接打開你發送的日曆,在收件人中直接進行增減操作,然後點擊“發送更新”,這個時候會彈出一個對話框:
我們一般選擇第一個選項即可,這樣就不會打擾到你已經發送了郵件的那些人。
最後一個就是共享日曆了,共享日曆這個跟我們上節講的類似了,就是讓别人可以看到你的時間狀況。所以這種方法最簡單,不像我們上節課講的那麼複雜。
點擊“共享日曆”,彈出如下:
在詳細信息中根據你的需求進行選擇,這個也在上節課中有提及哦,也就是可以讓人家看的範圍了。
好了,今天的講解到此為止,未完待續哦~~
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