公文寫作能力訓練公文的種類? 公文寫作的基本過程 嶽海翔，下面我們就來說一說關于公文寫作能力訓練公文的種類?我們一起去了解并探讨一下這個問題吧!

公文寫作能力訓練公文的種類

公文寫作的基本過程

嶽海翔

随着我國各項事業的發展和改革開放的全面深入展開，公文對于聯系中央與地方，密切黨群和幹群關系起着愈來愈重要的作用，寫好公文已是各級機關、人民團體和企事業單位文秘人員的基本技能和工作職責。而明确公文寫作的基本過程是寫好公文的關鍵之一。

公文寫作從機關（單位）領導核心确定制發公文，授意撰稿者寫作公文，公文撰稿者接受任務到初稿完成，中間需要經過許多環節。其寫作環節主要包括：公文寫作（公文起草）前的準備——拟寫提綱草拟（撰拟）初稿——修改、征求意見和審核——印制文稿和領導簽發。這裡着重談談公文寫作的基本過程中的一般程序步驟和方法。

（一）公文寫作前的準備

公文寫作前的準備工作應該從以下幾個方面着手：

1.明确公文的發文意圖

任何一份公文的制發都有它特定的目的，都是為了解決某一件事，某一方面的工作問題，或為了指導某些工作或公務活動開展，都有它特定的針對性。為此，明确公文的發文意圖應該包括如下幾個方面的寫作内容：

（1）明确制發公文的目的。公文制發的目的性非常明确。如通過公文發布行政規章，用以整頓管理秩序，或陳述申請事項，說明理由請求批準，或要求受文機關采取行動、措施、貫徹執行，或要求受文機關了解某些工作情況、認識某些問題等。制發公文的目的是确定公文主旨、收集公文寫作材料和選擇文種的重要依據。因此，在公文寫作前，必須首先明确目的。制發公文的目的一般是由機關領導核心确定，然後向撰稿者授意。撰稿者應當準确領會領導意圖，并據此進行寫作。

（2）明确公文的主旨。公文是用來進行公務活動的工具，不是宣傳材料，也不是理論文章，拟定一份公文首先考慮的是有沒有用處，發文的目的明确不明确。若是沒有實際需要的公文，就不必寫，不能發。應該說制發公文所強調的是行文的目的或者行文用意，公文主旨就是指公文的全部内容所表達或體現出來的行文目的和用意。如果行文的目的和用意不确定，那麼公文則是無法拟寫的。公文的主旨可以根據機關的核心領導授意和對客觀實際情況全面而深入的探索結果來表述。

2.明确公文寫作的主要内容

公文寫作前，對哪些方面和範圍的事實應該納入公文寫作的視野内，哪些意見、要求措施等意圖該寫進公文，這些在公文寫作前必須有大體的“成竹”在胸，并且确定了表達這些内容材料的要點與思路，使所要撰寫的公文有一個明晰的輪廓。

3.明确公文的閱讀對象（主送機關）

明确了公文的主送機關，在公文寫作内容的選擇方面才能有所依憑和側重，才能确定哪些内容應寫進公文，哪些不适于寫進公文。例如同一份工作總結，若是報送隸屬上級機關，那麼公文的内容應該是多反映過去那段時間機關的工作情況，工作實效及從工作中獲得的規律和經驗。如果是下發給所屬下級機關，那麼公文的内容要在回顧過去那段時間的工作情況與工作實效的同時，還應多寫從過去那段工作中所獲得的規律與經驗或教訓，及其對過去那段時間工作的指導和重要作用。另外，公文的主送機關不同，行文的語氣和語言表達方式也應有所區别，以顯示雙方的工作關系。

4.明确公文文種和發文機關的名義

公文文種在公務活動中的工具功能不同，公文的文種不同，所寫的公文用途也就不同。

例如公文的内容是請求隸屬上級機關批準某一事項，就該用“請示”，而公文内容是請求業務主管部門批準某一事項，就該用函。如果對某項工作做出安排，就要考慮工作是屬于重大工作活動安排，還是一般性的布置任務。如是前者，那麼該用決定；若是後者，那麼該用通知。發文機關的名義是指以部門的名義發文，還是以整個機關的名義發文；是以單獨一個機關發文，還是以幾個機關聯合發文。發文機關的名義不同，公文的内容和表述的語氣也應有所不同。

5.收集公文寫作材料

材料是公文寫作的基礎。在明确公文的行文意圖、制發公文的目的、選定文種和确定了發文機關的名義之後，就應進行深入的調查研究，收集和占有材料。寫作公文是要反映公務活動，公務活動是公文撰稿者必須接觸和參與的工作，它是收集積累公文寫作材料一條重要途徑。公務活動是十分豐富廣泛的，由此決定了公文寫作過程中材料收集方法的多樣性。其主要的途徑有：聽取領導指示；現場觀察詢問；處理信訪和接待來訪；參加各種會議；承辦查辦工作等等。但通過直接參與公務活動所獲得公文寫作的直接材料還是遠遠不夠的，公文撰寫者還應當吸取别人的經驗而獲得間接的公文寫作材料。其主要途徑有：一是閱讀公文。重要的文件和專業文件要認真的研讀，對其他方面的公文也要有所涉獵。對于一些新的概念、新的提法，隻要是文件中常用的就要熟記下來，以替換陳舊的公文寫作語言。二是閱讀報刊。要閱讀報刊上有關時事政治、政策方面内容的文章，對于文章的重要内容應當進行摘錄。三是收聽廣播、收看電視，上因特網查閱政治、經濟、時事等方面的信息。充分利用聲像和數字傳播媒介拓寬公文寫作者的視野，獲取和占有更多的公文寫作材料，對于确保公文寫作的質量和效用，顯然是十分必要的。

許多研究者把公文寫作的準備階段稱為潛寫作階段，既然是“潛”，在這一階段就有許多看不見、摸不着，充滿矛盾、異常和極其錯綜複雜的東西，甚至是神秘的東西。因此，公文撰稿者在公文寫作的準備階段應當做到三點：一是積極參加公務活動，認真進行調查研究，使公文内容有真實的社會性和公務性；二是對社會和經濟發展的狀況及面臨的形勢要有清醒的認識，對其所作的分析要有科學性；三是寫進公文内容中的要求、意見、對策要務實。一名公文撰稿者在公文寫作準備階段要能真正為下一階段的公文寫作打好基礎，同時還應當訓練這樣三種能力：一是感觸能力，即善于開動五官，捕捉感受的目标。這就是正确又敏銳的感覺、感受，它是認識社會政治、經濟和公務活動的第一步；二是分析問題的能力，即正确分析社會經濟和公務活動各個方面、各個階段的各種情況。這是進行綜合分析的前提。三是綜合能力，就是能将各部分内容、本質的聯系歸結為一個整體。以上這三種能力都是認識能力的具體表現，在整個公文寫作中起着十分重要的作用。

（二）拟寫公文寫作提綱

拟寫公文寫作提綱是在明确公文内容的基礎上，理順思路，安排公文整體布局形式的過程。在一般情況下，公文的寫作目的、公文主旨以及主要内容等，都要在提綱中顯示出來。提綱的内容有：

1.公文的标題。公文的标題要準确概括該篇公文的主要内容，并準确标明公文種類，在一般情況下應當标明發文機關名稱。

2.公文的組成部分。為了維護公文的權威性與有效性，公文的各個組成部分必須完整。除去必須具備的基本組成部分外，還應根據每篇公文的特殊需要正确選取其他組成部分。

3.安排正文各層次的主要内容和合理安排正文的表述順序。公文正文的次序得當，邏輯性強，可使公文内容緊湊有序，綱目清楚，前後銜接緊密，方便閱讀與理解。在安排表述順序時，要照顧不同公文文種的特點，根據其反映信息的角度與方式以及信息容量的大小而采用不同的排列形式。

4.安排層次、段落之間的銜接與轉換。公文正文的各層次、各段落之間的銜接與轉換要妥善安排，使之相互聯接，前後貫通，轉折過渡自然，結構嚴密完整。安排時要根據正文内容和表述方法發生變換，在上下文之間使用關聯詞，或慣用的承轉詞組或者句子、句段。

5.安排好公文的開頭與結尾。應當根據行文的實際情況，妥善安排好開頭及結尾。要特别注意其必要性，切忌無端“戴帽”和“穿靴”。

公文寫作提綱沒有什麼固定模式，但公文寫作提綱有粗細之分。粗一點的提綱，隻需寫出标題和各層次的主要内容，所用語句也不一定是起草後文稿中的語句，隻是“撮辭以舉要”。有些内容簡單的公文在下筆之前有個腹稿即可。細點的公文寫作提綱，應該把大小标題、各層次的主要内容及各層内部的段旨，所用的材料，盡可能詳細地開列出來。這樣的提綱不隻是分條列項，而近乎文章的形式。

拟定公文寫作提綱可理順寫作思路，使公文的構造初步定局，在動筆寫作時胸中有數，避免丢三落四，前後重複，主次不合理等結構上的問題，也有助于在寫作過程中把握寫作的意圖和目的。公文寫作提綱還可以用來征求機關（單位）領導人對公文寫作的意見。重要公文的寫作提綱拟定以後，要請機關（單位）負責人閱示，以便讓領導人對公文寫作提出更為具體的意見和指示。有的公文在起草前還要專門安排一次會議，由執筆起草人直接彙報寫作提綱，領導班子成員或有關人員集體讨論，提出修改或寫作的具體意見。

（三）拟寫公文初稿

拟寫公文初稿是公文寫作中的一個重要環節，是公文撰稿者把公文準備階段經過意化的社會政治、經濟及公務活動實踐，借助于語言文字把它外化表現出來。寫作時應寫在具有規格并且質地較好地公文稿紙上，文字、圖形及一切符号均應書寫在版心内，不得壓住或越過裝訂線，還要使用符合歸檔要求的書寫材料。寫作時要選擇切合公文主旨的材料，公文的主旨要明白顯露，結構要完整，運用的語言應莊重、準确、樸實、精練、嚴謹、規範。拟寫公文初稿是公文撰稿者的公務實踐，是公文寫作的本源，也是公文撰稿者的思想、理論水平和寫作技巧的綜合表現。

（四）修改、征求意見和審核

初稿結束後，一篇公文的寫作過程仍然沒有結束，還需要對文稿進行必要的文字加工潤色，考慮文稿的内容及結構方面還有沒有需要修改的地方。公文文稿的修改雖然不是公文寫作過程中的重點，但很重要。它是整個公文寫作過程的一個有機組成部分，是一個再認識再寫作的過程。公文寫作完成了初稿之後，先對文稿的語言文字進行再加工潤色，但不必急于對文稿的内容以及結構做大幅度修改。因為這時公文起草者的思想還可能處在原來的水平上，在這種情況下進行修改，很難使文稿在内容上有所突破。除了一些内容簡單、時間要求急迫的公文外，多數公文在初稿拟好以後，都應該在不同範圍内征求意見。一般地說，文稿的内容涉及到哪個方面的工作、業務，就應該考慮征求哪個方面的工作或業務部門的意見。

征求意見可以由主管領導人主持，也可以由主要執筆人主持；可以召開座談會直接聽取有關方面的意見，也可以将文稿印出清樣散發，請有關方面分别閱改。對收集到的意見，應該認真進行分類，分析鑒别，無論其意見妥否，都應該把它們整理好，做為修改文稿時的參考或依據。在征求意見過程中，公文文稿起草者應多做點補充調查，多翻閱一些文件資料，做一些專門的查證和比較，這對文稿起草者來說就是一個進一步了解情況，掌握政策的過程，也是個人思想認識進一步提高和升華的過程。有了征求意見和文稿起草者進一步提高自己的綜合内在素質的環節過程，修改公文文稿才能高層建瓴，有所突破。

修改公文文稿是起草者對文稿所做的加工和潤飾 。修改的範圍主要包括：深化主旨、審查内容、調整結構、語序、句群，修正語句和标點符号，增删格式項目。公文修改主要從以下七個方面着手：

一看标題。看标題的事由概括得否準确，文種使用是否正确。在文種方面常見的錯誤是相近文種混用，應予特别注意。

二看主旨。公文主旨的要求是正确，深刻、有針對性。在公文主旨方面常見的問題是：看問題不切合實際，或者失之膚淺。主旨的修改是一件大事，除了本着一文一事的基本原則外，必要時還應與機關領導人、相關同志共同讨論，如果原來主旨根本不符合要求，要推倒重立新旨。

三看材料。材料必須根據主旨的需求來選取。修改時主要看材料是否精當、典型、真實、充分。公文材料需要修改的情況有：要更換材料，即改用那些能說明本質問題的典型材料；删繁就簡，即把叙述過多的不必寫的過程及該概述而用詳述的材料全部删去；增添材料，即對事情過程叙述不完整，該說的沒說，事實不能全面說明問題的部分，有事實但無理論或政策依據的部分，或有理論但事實不足的部分，這些情況都要添增。而對在寫作過程中，沒有認真核實材料而用的假材料，或寫錯的數字、時間等内容要進行全面修改，做到修改能去僞求真。

四看結構。結構是為公文主旨服務的。結構有問題，必須影響主旨的表述。修改時主要看層次安排是否符合邏輯，是否符合文種的結構特點，過渡照應是否周全、嚴密。

五看語言。主要是修改不準确的詞句，同時删去多餘的詞句。公文的語言提倡準确、簡潔、莊重、樸實、得體；公文的語言反對假話、空話、套話、廢話。

六看标點。正确使用标點能把意思、語氣表達清楚。這雖然是小方面的問題，但從這些方面能看出一個人的素養。

七看公文的數據項目。公文的數據項目是組成一篇規範性公文的文面格式要求，它體現了公文的嚴肅性、莊重性。每篇公文所需的數據項目缺少或多餘，都會損害公文的執行效用。修改時主要看公文的基本數據項目是具備，還要看根據該篇公文的特殊需要，應選取的其他數據選擇了沒有，是否選對。

文章不厭百回改。寫文章根本不能落筆便成，通過修改則“瑕可以瑜，瓦礫可以為珠玉”。公文是黨和國家機關發布和傳達方針、政策，依法行政和進行公務活動的工具，為了保證公文的質量、發揮公文的工具性功能，在公文寫作過程中一定要重視公文的修改。公文修改後還要謄抄印制，然後提交主管領導人和綜合辦公部門核稿，最後經領導人簽發同意就轉化為定稿。至此，一篇公文寫作就此結束。

（作者系中國寫作學會副會長，中國寫作學會公文寫作專業委員會常務副會長兼秘書長，中國公文學研究所所長、研究員）

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