每個公司的購買程序都不同。然而，在企業中，采購通常從确定需求和創建采購訂單開始，采購訂單指定了所有需求的規格。采購訂單将轉發給相關采購或财務團隊，以便在采購中獲得批準，前提是已經有一個經批準的供應商滿足需求。如果拒絕，你會收到一封信解釋原因。采購訂單在獲得批準後将轉換為采購申請。

采購團隊提出了許多RFQ（報價請求），規定了采購訂單中為沒有預先批準的供應商或供應商的采購提供的參數。審查獲得的報價，并選擇合适的供應商。之後，采購團隊與選定的供應商談判達成優惠協議，并發布采購訂單。

收到購買的産品後，将對供應商的發票進行三方匹配驗證。采購訂單、供應商發票和産品實際交付的比較和驗證稱為三方匹配。

此階段驗證組織是否向指定供應商下了訂單，以及供應商是否根據采購訂單交付了貨物并開具了發票。然後比較産品的收據，以驗證訂單是否按照要求和發票收到。三方驗證完成後，授權供應商的發票并向供應商付款。财務部負責核算這筆錢。

以下是采購貨物和服務的7個有效步驟：

步驟1：确定所有業務部門對産品和服務的需求。

當一個組織的任何業務單位需要來自外部供應商的貨物或服務時，采購周期就開始了。因此，采購流程的第一階段是确定和鞏固公司内各業務部門的需求。這使您能夠了解您的支出領域和類别，允許您使用支出分析來尋找削減成本的機會。

第二步：列出潛在供應商并進行分析。

在确定業務部門的要求之後，下一階段是制定可能提供貨物/服務的潛在供應商名單。本程序使用基本的在線搜索或更正式的措施，如RFP、RFQ和RFI。

本程序的目的是評估潛在供應商。定價、服務質量、行業聲譽和認可、保修和擔保條款以及客戶服務是一些評估指标。評估後，将協議授予提供最大價值和最佳市場價格的供應商。

第三步：與選定的供應商簽訂合同。

當選擇了一個供應商來滿足組織的需求時，合同程序就開始了。為了創造最佳價值并刺激買方與供應商之間的合作，簽約是每個公司的關鍵步驟。該程序需要評估價格結構、工作範圍、條款和條件以及交付日期等重要因素。通過詳細的合同分析和談判，可以發現更多的成本降低選項，包括動态折扣。

步驟4：創建采購訂單并發布。

下一階段是在公司與供應商（PR）簽訂合同後創建采購申請。請購單提供産品/服務、定價和數量、供應商信息以及審批流程的描述。

接受請購單後，财務團隊會向供應商發送采購訂單（P）O，其中包含訂單号、付款條件和供應商信息等信息。

步驟5：收到發票後，完成付款程序。

當供應商收到采購訂單時，他會發送包含所需産品或服務價格的發票。采購團隊在企業收到采購訂單并開具發票時，匹配Pos以确保質量和數量。

根據組織及其供應商商定的付款條件，在交貨之前或之後付款。

步驟6：接收并檢查所要求的貨物/服務。

供應商根據付款和合同條款提供貨物/服務。公司應在收到供應商後對其進行審計，以确認其滿足質量要求。

第七步：做好細緻的開票記錄。

收到交貨後，妥善保存所有發票以跟蹤公司内的支出和各種支出類别至關重要。

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采購産品和服務的7個有效步驟

在商業中，企業采購通常從識别需求開始，并創建指定所有需求規格的采購訂單。當已經有批準的需求供應商時，采購訂單将轉發給相關采購或财務團隊進行采購審批。如果它被拒絕，你會收到一則解釋原因的信息。采購訂單在獲得批準後将轉換為采購申請。

采購團隊針對沒有預先批準的供應商或供應商的采購發出大量 RFQ（報價請求），指定采購訂單中提供的參數。檢查獲得的報價，并選擇合适的供應商。之後，采購團隊與選定的供應商協商有利的交易并發出采購訂單。

當收到購買的産品時，對供應商的發票進行三向匹配驗證。采購訂單、供應商發票和産品實際交付的比較和驗證稱為三向匹配。

此階段驗證企業是否向指定供應商下訂單，以及供應商是否已根據采購訂單交付産品并開具發票。然後比較産品的收據，以驗證訂單是否按要求收到并開具發票。三方驗證完成後，授權供應商的發票并向供應商發送付款。财務部門負責這筆錢的核算。

以下是采購産品和服務的7個有效步驟：

步驟1：确定所有業務部門對産品和服務的需求。

當企業的任何一個業務部門需要從外部供應商那裡獲得産品或服務時，采購周期就開始了。因此，采購流程的第一階段是确定和整合企業内各業務部門的需求。這使你能夠了解支出領域和類别，利用支出分析來尋找減少成本的機會。

步驟2：列出潛在供應商并進行分析。

在确定業務部門的要求之後，下一步是制定可能提供産品/服務的潛在供應商名單。在這過程使用基本的在線搜索或更正式的措施，如RFP、RFQ和RFI。

這一步主要目的是評估潛在供應商。定價、服務質量、行業聲譽和認可、保修和擔保條款以及客戶服務是一些評估指标。評估後，将協議授予提供最大價值和最佳市場價格的供應商。

步驟3：與選定的供應商簽訂合同。

當選擇了一個供應商來滿足企業的需求時，合同流程就開始了。為了産生最佳的價值，并刺激買方與供應商的合作，簽訂合同是每個企業的一個關鍵步驟。這一步需要評估一些重要的因素，如價格結構、工作範圍、條款和條件以及交付日期等等。通過詳細的合同分析和談判，可以發現更多減少成本的選擇，包括動态折扣。

步驟4：創建采購訂單并發布。

下一個階段是在企業與供應商敲定合同後，創建一個采購申請（PR）。一份PR提供了産品/服務的描述，價格和數量，供應商的信息，以及批準流程。

接受請購單後，财務團隊會向供應商發送采購訂單，其中包含訂單号、付款條件和供應商信息等信息。

步驟5：收到發票後，完成付款。

當供應商收到采購訂單時，他會發送一張發票，并附上所需産品或服務的價格。采購團隊在企業收到采購訂單并開具發票時，對采購訂單進行匹配，以保證質量和數量。

根據企業與供應商商定的付款條件，在交貨前或交貨後發出付款。

步驟6：接收并檢查所要求的産品/服務。

供應商根據付款和合同條款提供貨物/服務。企業在收貨後對供應商進行審核，以确認其是否滿足質量要求。

步驟7：做好細緻的開票記錄。

收到交貨後，妥善保存所有的發票是至關重要的，以跟蹤支出和公司内部的各種支出類别。

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