辦理領導批示件，是辦公室工作的一項重要職責，也是抓好領導決策落實、推動工作開展的一種主要方式。在辦理過程中，要做到快、準、嚴、實。

收文辦理務求“快”

堅持即到即轉、馬上就辦，避免“壓件”“拖件”“推件”。

登記建檔“快”。收件後，要迅速登記建檔，将編号、标題、緊急程度、密級和請示内容等信息錄入管理台賬，以防止後期流轉過程中“丢件”，對重要且緊急、有明确時限要求的内容要予以特别标注。如上級要求上報參會名單的呈簽件，辦理中就要特别标注會議時間、地點及内容等重要事項，方便領導簽批。

批示件辦理有關材料

呈報審簽“快”。分清輕重緩急，及時報送相應領導。遇到領導外出無法批閱等情況，可結合呈件的緊急程度和涉密情形采取實地送達或者電話彙報，以最大可能節約辦件時間，提升辦件效率。

流轉分發“快”。領導簽閱完成後，要認真研讀、迅速流轉。對于個别不清晰不好辨認的字迹，切不可想當然進行辦理，必要時應當面請示确認。分發過程中，及時通知承辦單位取件，并做好簽收；也可以通過傳真、公文流轉系統進行分發，分發後及時電話告知承辦單位收件。主要領導給分管領導的批示件，應立即送達到位，避免領導溝通時不知情。

拟辦意見務求“準”

拟辦意見需要根據來文主體、内容和訴求，精準、翔實、規範提出，必要時需及時和有關部門對接溝通，确保拟辦意見不出差錯。

呈送對象“準”。要準确區分批文領導，在拟辦意見中明确清晰體現，切不可出現為求簡單省事，敷衍含糊體現。如關于某項具體工作的請示件，在拟辦意見中，就要寫明呈請分管該項工作的領導閱示，而不能以簡單句式“呈送領導閱示”替代。

責任主體“準”。責任劃分關系到工作落實，是拟辦意見中最為重要的部分。在提出拟辦意見前，要吃透文件内容，準确區分部門（單位）的職責職能，涉及職能交叉的，要根據關聯程度和以往工作慣例，合理明确牽頭部門（單位）和配合部門（單位）。

措辭表述“準”。拟辦意見中的一些常用詞語，容易混淆使用，需要嚴格區分、精準使用。如“審示”和“閱示”，看似差不多，實則含義不同。一般情況下，“審示”多用于發文的拟辦意見，而“閱示”多用于收文的拟辦意見，因為收文多為上級單位來文，一般不存在“審”的問題，隻需要“閱”，而發文則既需要“閱”，更需要“審”。

辦件流程務求“嚴”

辦理領導批示件既要高效及時，更要細緻嚴謹，謹慎精準把控每一步流程。

呈送順序“嚴”。來文呈送領導時，要按照上級來文由職務高到職務低、下級來文由職務低到職務高的順序，逐級進行呈送。

知悉範圍“嚴”。把握工作需要和知悉範圍最小化原則，要采取直傳方式傳閱，不得橫向傳閱。辦理未定密但内容不宜傳播的普通批件，要在批示件上加蓋“嚴禁複印”章，提醒領件人做好簽收登記，嚴禁傳播、複印或随意擴大領導批示閱知範圍。

文件保管“嚴”。對于涉密文件，每天下班前都必須入櫃上鎖，存放在符合安全保密要求的場所。辦理完成後，需及時清退、銷毀、歸檔。遇到借閱、複印涉密文件等情況，要嚴格履行報批登記手續後，按程序辦理。流轉中的工作秘密，也應按照規定做好保密工作。

跟蹤反饋務求“實”

批示件辦理要重“轉”更重“督”，把辦理的“後半篇文章”做足做實。

及時電話督。針對批示件中要求及時反饋或領導臨時、口頭交辦的工作，要通過電話詢問了解的方式進行督辦，并詳細做好書面記錄。如領導在“××市城鎮就業人員平均工資情況彙報”一件上就某組數據存疑并指示“立即核實”，就需即刻電話對接統計部門核準數據後彙報領導。

實時書面督。針對一些階段性強的工作，要采用下發書面《督辦函》的形式，要求責任單位在規定時限内上報落實情況，及時了解掌握工作實時進展情況。如關于某項目建設進展情況的批示件，就需經辦人員及時對接責任單位，下發《督辦函》，要求其相應工作日内上報書面進展情況。

适時實地督。對一些情況複雜、落實時間較長的領導批示件，可采取專項督查、抽樣督查及聯合督查方式，深入現場一線進行實地督辦。如關于某地生态環境保護督察的批示件，落實起來并非一朝一夕可見成效，就需赴一線實地督辦，必要時還可進行暗訪，以更好推動工作落實。

來源：秘書工作 作者：鄭飛平 王超超 作者單位：湖南長沙市委辦公廳

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