How to Write Meeting Minutes

若你在外企工作會經常遇見做會議紀要（meeting minutes或meeting notes）的時候，本文談談如何寫會議紀要的問題。

根據議程内容的不同，記錄會議記錄可能會讓人覺得平淡無奇或至關重要，但重要的是你的記錄必須清晰準确。無論你如何看待自己作為記錄員的角色，記錄有效的會議記錄對于任何有會議的組織來說都是長期必不可少的。

在這篇文章中，我們将讨論如何像專業人士一樣寫會議記錄，這樣每個參與的人都可以通過閱讀會議記錄清楚地了解會議中發生了什麼。下面是一些讓寫會議記錄變得輕松的技巧和模闆。

會議記錄是會議或聽證會的書面記錄。會議記錄通常是結構化和正式的，以便在會議結束後分享，并作為未來的曆史文件。

對于那些不能參加會議的人，會議記錄可以讓他們了解最新情況。會議記錄還對會議中讨論的行動項目提供了問責制。

更重要的是，如果一個組織進入任何類型的法律情況，會議記錄将作為一份官方記錄，證明盡職調查、道德規範和規章制度的遵守。

秘書最常做會議記錄。非營利組織、政府機構、學校、上市公司和工會通常被要求記錄正式會議記錄。然而，許多其他公司也使用會議記錄作為官方記錄。

另外一個技術會議，也可能是主要的一方工程師記錄這個會議。

會議記錄的風格和内容将根據組織及其結構的不同而有所不同。無論如何，你都應該包含一些基本信息，比如日期、時間和參與者。但許多組織也會從其他可選項目中受益，如補充文件和行動項目。繼續往下讀，看看會議記錄應該包括哪些内容。

以下是會議記錄中的重要内容:

1 Date

2 Time

3 Location

4 Participants

5 Topics discussed

6 Motions

7 Voting outcomes

8 Next meeting date and place

大多數組織都會在會議記錄中添加至少一兩個其他元素。除了要點之外，你的會議記錄可以以任何最适合組織需要的方式包括和組織。

下面是一些你可以在會議記錄中加入的自定義元素:

• Supplementary documents
• Action items
• Purpose of meeting
• Items to be discussed next time
• Project status updates and voting results
• Next steps, like research and follow-ups
• A section to define attendees who are guests, nonvoters, or speakers
• Corrections or amendments to previous meeting minutes

一旦會議結束，用你的筆記來寫和編輯你的會議記錄，然後分享它們。會議一結束就把會議記錄寫下來很有幫助，這樣你就不會錯過任何東西。

每次做會議記錄時使用一個模闆是有幫助的。這樣，它們都以相同的方式布局，你就不必浪費時間添加标題和要點了。當組織中的其他人需要引用他們時，這很有用。為了提高效率，一些組織甚至把他們的議程和預期出席人員寫在會議記錄上。

當你開始做秘書的時候，你可能會在記筆記上遇到麻煩。如果你正在經曆這種情況，可以考慮将會議記錄下來。你可以在任何智能手機、錄音設備或相機上做到這一點。之後，你可以使用人工智能轉錄服務，或者在需要的時候隻聽一遍錄音作為複習。在錄音之前，一定要讓你的與會者知道他們正在被錄音。

有時，會議是合作性的。這有時會讓人感到混亂，很難跟蹤所有的事情。讓筆記在投影儀上可見，或者在會議期間共享屏幕或文檔，這樣可以讓你的隊友對它們做出貢獻。

當你在寫會議記錄的時候，總結一下。你應該記錄盡可能多的信息，但不要逐字逐句地寫。沒有必要把會議筆記上說的每句話都記錄下來。如果你試圖逐字逐句地把整個對話寫下來，你可能也很難跟上。簡化并闡明會議中發生了什麼。

如果會議上有很多人都對某件事有意見，用與會者姓名的首字母表示誰貢獻了什麼會有幫助。你也可以用縮寫來表示誰将負責接下來的步驟。這種速記技巧是一種有效的方法來澄清多人對話。

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