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印章管理的具體程序

生活 更新时间:2025-02-07 18:41:47

印章管理的具體程序?作為企業意志表達的外化标識,印章是企業經營管理活動中行使職權、明确企業各種權利義務關系的重要憑證和載體然而,傳統物理印章存在“真僞辨别難,用印追溯難”等痛點而電子印章,通過在線傳輸、信息加密等優勢,保障印章真實可控,接下來我們就來聊聊關于印章管理的具體程序?以下内容大家不妨參考一二希望能幫到您!

印章管理的具體程序(電子印章如何助力印章管理安全高效)1

印章管理的具體程序

作為企業意志表達的外化标識,印章是企業經營管理活動中行使職權、明确企業各種權利義務關系的重要憑證和載體。然而,傳統物理印章存在“真僞辨别難,用印追溯難”等痛點。而電子印章,通過在線傳輸、信息加密等優勢,保障印章真實可控。

這篇文章,将詳細說明,電子印章如何助力企業印章管理安全高效。

1. 傳統印章的管理痛點

企業在日常經營中,對于傳統物理印章的使用和管理過程中經常遇到以下幾類風險:

  • 表見代理風險:将公章加蓋在空白的介紹信、合同等法律文件造成的風險。

  • 印章加蓋審批風險:“人情章”、“關系章”或者印章管理人員違反印章管理制度加蓋印章,緻使出具的文件損害公司利益。

    傳統用印(來源:網絡)

  • 印章存儲保管風險:印章沒有專人保管、保管不當,緻使印章被盜用,被私用。

  • 異地用印監管風險:異地用印過程中經手層次多、人員雜,而且可能同時在幾個地方傳遞使用印章,一次異地用印往往會加蓋許多書面資料,這就讓企業無法對印章的使用開展有效監管,容易産生用印風險。

    因此,企業必須加強印章管理,防止印章的違規使用,規避用印風險。而應用電子印章,可以很好地解決傳統印章的這些管理痛點。

    2. 電子印章的發展趨勢

    電子印章,是可靠電子簽名的可視化表現形式,以密碼技術為核心,将數字證書、簽名密鑰與實物印章圖像有效綁定,用于實現各類電子文檔完整性、真實性和不可抵賴性的圖形化電子簽名。

    電子簽名示例(來源:e簽寶)

    因此,電子印章本質上是數據,也是電子簽名的一種表現形式,屬于《電子簽名法》規定的“數據電文”,需要将電子印章作為電子簽名看待。因此,電子印章如需産生法律效力,應當符合《電子簽名法》對于“可靠的電子簽名”的效力規定,即真實身份、真實意願、原文未改、簽名未改。随着社會“數字化”,“智能用印”的發展趨勢,加強對電子印章的管理已經成為了大勢所趨。

    電子印章示例(來源:e簽寶)

    3. 電子印章的使用和管理優勢

    企業使用電子印章,在具備以下管理優勢:

  • 用印審批留痕:用印文件的審批、印章的授權、使用記錄全流程日志留痕,關鍵信息上鍊固化存證,保證文件不被篡改。

  • 印章多級管控:專人負責企業整體印章類型及對應審批流的設置管理;由印章管理員負責具體每個類型的印章的制章、用印授權、停用、銷毀;印章管理員向下授權具體哪些人具備用印權限。通過多級管控實現集團企業對于電子印章複雜的管控需求。

    用印審批管理示例(來源:e簽寶)

  • 電子章靜默蓋:電子章相較物理章在使用上可以通過業務規則的制定,實現部分場景靜默落章無需人工幹預,避免因人為參與用印而産生的用印風險。

  • 用印的意願核驗:相較傳統物理章的使用,對具體用印人無核驗手段。而電子章在對于用印人的用印意願有多樣的核驗措施,保證用印人為授權人且用印行為是本人真實意願的表達,使得用印行為更合規可控。

  • 印章授權精細化管理:根據業務使用需求,可以将印章的授權控制在一定時間範圍下和特定應用場景中,如僅針對部分闆式文件具有用印權限。

    因此,電子印章通過用印人身份确認、用印流程記錄,以及用印權限管控,保障印章管理安全合規;通過應用電子簽名技術,實現批量蓋、靜默蓋、在線審批等高效用印流程,為企業降本增效。

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