随着生産力的發展和社會的進步，主要企業不斷發展和完善。據了解，主要企業最頭疼的問題是文檔管理，不要低估文檔管理，這是一項技術工作。

企業各部門、項目文檔積累越來越多，缺乏分類管理，積累故紙堆，密封在角落，文檔管理不僅要接收所有文件，還要分類或打印，查詢也要用excel整理總結，文件不能直接用excel查詢，最多做一個電子目錄，包括大量的重複性工作，讓文檔管理人員抱怨，不可能因為麻煩而不整理文檔，畢竟，這些文檔是企業的重要财富，凝聚了員工的努力，花費了大量的精力和時間，代表了公司的研究成果、核心技術。

要高效管理各部門、各項目的文檔，必須打破傳統的文檔管理模式，因為傳統的文檔管理模式主要面臨以下四個方面：

1. 難以收集，難以收集文件分散，數據來源多個系統，收集工作繁瑣效率低。
2. 整理難，手動整理文檔工作量大。部分文檔容易丢失，造成企業損失。
3. 管理難，文檔管理分類難。文檔信息管理混亂，各自随意分類，整理工作量大。
4. 使用難，文檔利用效率低。文檔搜索難，搜索慢，年份較老的文檔不能重複使用。

因此，企業需要以更科學、更智能的方式挖掘數據價值，使多年來的項目、項目、設計文檔存檔，才能重複利用。

那麼如何才能做好文檔管理呢？接着往下看。

1，文檔的分類要清晰。将不同的文檔分成不同的類别，放在不同的文件夾裡。便于查找。

2，清晰易懂的文件命名。命名能夠反映文件的内容，便于查詢。

3，文件版本記錄要清楚。不同時間、不同時期的不同版本，要分清。

4，文檔流通記錄要記錄。

5，文檔電子備份。為安全起見，對文檔要進行安全掃描備份，防止文件丢失等意外情況發生。

6，文件管理者的流動管理。管理者的流動，會造成文件管理的混亂，所以在交接時一定要交接好。

給大家推薦一個一站式文檔管理平台Baklib。

它為企業和團隊提供了快速搭建知識庫的SaaS工具，使用Baklib在線知識庫制作、高效的編輯功能、集中的在線存儲、展示能力。解決了個人與企業在工作過程中文檔管理混亂、知識孤立等問題；降低成本的同時、全面提升個人與團隊工作效率、高效的管理使辦公更輕松。

• 無需下載，可直接輸入網址，線上操作，線上存儲。可以分級分類管理文檔，使文檔管理更有條理。
• 操作簡便，隻需會簡單的word技能，便能直接上手使用。無需任何代碼基礎，便能輕松建立網站，便于實時使用，随時分享。
• 支持多端适配，手機、ipad上也能體驗到如電腦般的流暢操作！

Baklib在文檔管理上，呈現樹形目錄結構，分級分類管理文檔。可無限創建自定義文件夾和子文件夾結構，可自定義知識體系目錄排序。同時加入了标簽管理功能讓知識存儲和展示更加井然有序。

使用Baklib制作的知識庫，最終會展示成為網頁的樣式方便查閱（通過站點權限配置可自由控制訪問人群），在搜索上它提供了全局檢索和結果高亮的功能，幫助用戶快速找尋使用難題。

編輯器上Baklib采用的是更易操作的Editor.js富文本編輯器與Markdown，在确保易于操作的同時更是滿足了運營到開發為他們提供了更舒适的編輯體驗。支持多種文件上傳，實現文檔資料的快速輕松存儲管理，附件上傳中支持Office文檔、PDF、圖像、音視頻和圖紙等各類型文件。

數據掌握在自己手上才是最安全的，一個好的知識庫系統支持本地備份的功能必不可少。Baklib對數據采用了雙重密鑰加密存儲确保數據安全，同時文檔發布可曆史永久保存确保永不丢失、完整的操作日志方便團隊與個人危險操作有迹可循。每一步編輯都實時保存雲端，不用擔心數據丢失，并且還支持多種格式的數據導出和備份。

支持多人協同編輯，最多支持200人同時編輯，管理員可為每個協作成員添加不同的權限，且每一篇文章都會顯示被被哪些人員所編輯。

文檔是企業的重要資産，一定要重視起來，進行好的管理，發揮它的作用。

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