采購流程一般有比選、競争性談判和單一來源三種形式。

比選采購方式的主要流程：

1、采購人發出采購信息（采購公告或采購邀請書）及采購文件；

2、供應商按采購文件要求編制、遞交應答文件；

3、采購人對供應商應答文件進行評審，并初步确定中選候選供應商

（中選候選供應商數量少于遞交應答文件供應商數量，具體數量視采購項目情況而定）；

4、采購人保留與中選候選供應商進一步談判的權利；

5、采購人确定最終中選供應商，并向所有遞交應答文件的供應商發出采購結果通知；

6、采購人與中選供應商簽訂采購合同。

競争性談判的主要程序：

1、采購人發出采購信息（采購公告或采購邀請書）及采購文件；

2、供應商按采購文件要求編制、遞交初步應答文件；

3、采購人根據初步應答文件與所有遞交應答文件的供應商進行一輪或多輪談判，供應商根據采購人要求進行一輪或多輪應答；

4、采購根據供應商最後一輪應答進行評審，并确定成交供應商；

5、采購人向所有遞交應答文件的供應商發出采購結果通知；

6、采購人與成交供應商簽訂采購合同。

流程内容

1、詢價(Solicitation)

詢價就是從可能的賣方那裡獲得誰有資格完成工作的信息，該過程的專業術語叫供方資格确認 (SourceQualification)。獲取信息的渠道有：招标公告、行業刊物、互聯網等媒體、供應商目錄、約定專家拟定 可能的供應商名單等。通過詢價獲得供應商的投标建議書。

2、供方選擇(Source Selection)

這個階段根據既定的評價标準選擇一個承包商。評價方法有以下幾種：

合同談判：雙方澄清見解，達成協議。這種方式也叫“議标”。

加權方法：把定性數據量化，将人的偏見影響降至最低程度。這種方式也叫“綜合評标法”。

篩選方法：為一個或多個評價标準确定最低限度履行要求。如最低價格法。

獨立估算：采購組織自己編制“标底”，作為與賣方的建議比較的參考點。

一般情況下，要求參與競争的承包商不得低于三個。選定供方後，經談判，買賣雙方簽訂合同。

3、合同管理

合同管理是确保買賣雙方履行合同要求的過程，一般包括以下幾個層次的集成和協調。

1)授權承包商在适當的時間進行工作。

2)監控承包商成本、進度計劃和技術績效。

3)檢查和核實分包商産品的質量。

4)變更控制，以保證變更能得到适當的批準，并保證所有應該知情的人員獲知變更。

5)根據合同條款，建立賣方執行進度和費用支付的聯系。

6)采購審計。

7)正式驗收和合同歸檔。

單據名稱

接收采購計劃－詢比議價－決定－下采購單－審核－跟催－收貨－付款－退貨。相關的單據有：請購單、采購單、詢價單，采購暫收單、進貨單、采購退出、采購異常退出等。

采購流程

采購流程：收集信息，詢價，比價、議價，評估，索樣，決定，請購，訂購，協調與溝通，催交，進貨檢收，整理付款。

采購價格構成：供應商成本的高低，規格與品質，采購物料的供需關系，生産季節和采購時機，交貨條件，付款條件。

供應商分類：原材料供應商，小額服務性供應商，臨時性供應商。

合格供應商的标準：優秀的企業領導人，高素質的管理人員，穩定的員工群體，良好的機器設備，良好的技術，良好的管理制度。

工作職責

1．新産品、新材料供應商的尋找、資料收集及開發工作。

2．對新供應商品質體系狀況（産能、設備、交期、技術、品質等）的評估及認證，以保證供應商的優良性。

3．與供應商的比價、議價談判工作。

4．對舊供應商的價格、産能、品質、交期的審核工作，以确定原供應商的穩定供貨能力。

5．及時跟蹤掌握原材料市場價格行情變化及品質情況，以期提升産品品質及降低采購成本。

6．采購計劃編排．物料訂購及交期控制。

7．部門員工的管理培訓工作。

8．與供應商以及其他部門的溝通協調等。

采購工程師

工作職責

1．主要原材料的估價。

2．供應商材料樣闆的品質初步确認。

3．材料樣版的初期制作與更改。

4．替代材料的搜尋。

5．采購部門有關技術、品質文件的拟制。

6．與技術、品質部門有關技術、品質問題的溝通與協調。

7．與供應商有關技術、品質問題的溝通與協調。

采購員

工作職責

1．訂購單的下達。

2．物料交期的控制。

3．材料市場行情的調查。

4．查證進料的品質和數量。

5．進料品質和數量異常的處理。

6．與供應商有關交期、交量等方面的溝通協調。

基本素質

a 較強的工作能力

采購是一項相當複雜，而且要求很高的工作，采購員應具備的基本工作能力也相當的多樣化。采購人員必須具備較高的分析能力、預測能力、表達能力和專業知識水平。

a-1分析能力

由于采購員常常面臨許多不同策略的選擇與制定，例如物料規格、品種的購買決策、何者為企業所能接受的價格、物料如何運輸與儲存、如何管理才能得到消費者的回應。因此，采購員應具備使用分析工具的技巧，并能針對分析結果制定有效的決策。

首先，采購支出是構成企業制造成本的主要部分，因此采購員必須具有成本意識，精打細算，锱铢必争，不可“大而化之”。其次，必須具有“成本效益”觀念，所謂：“一分錢一分貨”，不可花一分冤枉錢，買品質不好或不具有使用價值的物品。随時将投入（成本）與回報（使用狀況、時效、損耗、維修次數等）加以比較。

此外，對報價單的内容，應有分析的技巧，不可以“總價”比較，必須在相同的基礎上，逐項（包括原料、人工、工具、稅費、利潤、交貨時間、付款條件等）加以剖析判斷。

a-2預測能力

在現代動态經濟環境下，物料的采購價格與供應數量是經常調整變動的。采購員應能依據各種産銷資料，判斷貨源是否充裕；通過與供應商的接觸，從其“銷售”的态度，揣摩物料可能供應的情況；從物料價格的漲跌，推斷采購成本受影響的幅度有多大。總之，采購員必須開闊視野，具備“察言觀色”的能力，對物料将來供應的趨勢能預謀對策。

a-3表達能力

采購員無論是用語言還是用文字與供應商溝通，都必須能正确、清晰表達采購的各種條件，例如規格、數量、價格、交貨期限、付款方式等，避免語意含混，滋生誤解。面對忙碌的采購工作，必須使采購人員具備“長話短說，言簡意赅”的表達能力，以免浪費時間。“曉之以理，動之以情”來争取采購條件，更是采購人員必須鍛煉的表達技巧。

b. 一定的知識與經驗

采購員特别是管理人員至少應具備專科以上的學曆，因為接受過正式專科以上教育訓練的學生，其所具備的專業知識與技巧較能符合采購工作的需求。除此之外，采購員最好具有商學知識，如企業管理、流通業管理、流行商品或行銷等科系，并以曾修過商品資訊、統計、行銷、業務人員管理的人員尤佳。

b-1. 産品知識

無論是采購哪一種物料，都必須要對其所欲采購的标的物有基本的認識。

不過，由于采購員采購的範圍大小不一，物料種類為數甚多，更何況流行科學技術發展極為迅速，采購員要如何持續性的擁有産品知識呢？基本上，有幾種方式可以供采購人員參考：大學的課程、貿易性期刊、流行雜志、展覽或工作參觀、與供應商保持聯絡等。

b-2客觀理智

采購員在選擇商品或商品組合時絕對不能憑自我的感覺，必須要利用科學的方法針對消費者需求與市場流行趨勢進行合理的分析，并将分析結果客觀地呈現出來，選擇最有利益的商品，不因主觀的偏見而左右了采購策略的拟定。

b-3專注投入

對于采購員來說，專注投入相當重要，因為，采購員必須要利用更多的時間去了解市場趨勢與發掘更多的供應商，必須常常加班，尢其是生産的旺季，加班到深夜時有所見。除此之外，采購員還必須協助高層主管規劃采購策略，因此在年度或每年開始時都會特别的忙碌，采購員必須毫無怨言地投入其中。

c. 良好的品德

采購員必須具備如下良好的品德：

c-1廉潔

采購員所處理的“訂單”與“鈔票”并無太大的差異，因此難免被“唯利是圖”的供應商所包圍。無論是威迫（透過人際關系）還是利誘（回扣或紅包），采購員都必須廉潔，維持“平常心”、“不動心”，否則以犧牲公司權益，圖利他人或自己，終将誤人誤已。“重利忘義”的人，是難以勝任采購工作的。

c-2敬業精神

“缺貨或斷貨”實為采購人員最大的失職。固然造成短缺的原因很多，若采購人員能有“舍我其誰”的态度，高度負責采購所需的物料，則企業的損失将會大大減少。

c-3虛心與耐心

采購員雖然在買賣方面較占有上風，但對供應商的态度，必須公平互惠，甚至不恥下問、虛心求教，不可趾高氣揚、傲慢無禮。與供應商談判或議價的過程，可能相當艱辛與複雜，采購員更需有忍耐、等待的修養，才能“欲擒故縱”，氣定神閑地進行工作。居于劣勢時，亦能忍讓求全，不愠不火，克已奉公。

c-4遵守紀律

采購員是外出執行采購的人員，他們的一言一行都代表着企業與外界打交道，他們的工作好壞不僅影響企業的效益，而且影響企業的聲譽，因此，企業對采購員規定了若幹紀律，采購員必須自覺遵守，嚴格執行。

核算流程

戰略成本

戰略成本核算流程由四個步驟組成：估計供應商的産品或服務成本；估計競争對手的産品或服務成本；設定你公司的标準成本并發現産品和流程需要改進的領域；确定作出這些流程和産品改變并持續改進對你公司的價值。

1.估計供應商的産品或服務成本。

可以通過參觀供應商的設施，觀察并适當提問獲得許多有用的數據，以估計供應商的成本。記住，要估計供應商的成本，你必須了解産品的用料，制造該産品的操作人員數量，以及所有直接用于生産過程的設備的總投資額。

2.計算競争對手的産品和服務成本。

對競争對手的估測能提供必要的信息，使你的公司在市場中采取主動。這種先發制人的姿态使企業保持業界的領先地位，并最終使其保持盈利性，長久地生存下來。

3.設定你公司的标的成本并發現産品和流程中可改進的領域。

在你着手發現需要注意的領域，并實施改善成本面貌前，你須先估計競争對手的成本，将其與你公司的實際成本相比較。

4.确定作出這些流程和産品改變并持續改進對公司的價值。

公司考慮作出的任何改變都可從短期和長期效果兩方面來看待。要發現你提議的改變對财務狀況的長期影響，可以看現金流。現金流比單單的淨利潤更能讓你看到全局。

流程優化

1、發現問題：

此階段由使用部門提出需求。隻有具體的使用者知道他們的需求是什麼，而不是決策者。這是工業品銷售的基層環節。

2、項目可行性研究：

這個階段使用者已經将發現的問題向上層彙報，客戶内部在醞釀要不要采購計劃、考慮預算等問題。

3、項目立項：

這一階段一般會組建有使用部門、技術部門、财務部門、決策部門等人員共同組成的項目采購小組。

4、确定采購的技術标準：

在這一階段，是客戶關于采購标準制定階段。通常由客戶使用部門和技術部門分析需求，再把需求轉化成采購标準。

5、招标：

采購标準制定好以後，客戶将以标書的形式發布出來，準備投标的廠家拿到标書就可以制定方案了。此時，不管銷售人員如何推薦本産品的優點，客戶一般不會改動采購方案，除非發現了緻命的缺陷。因為對他們來說，采購方案的改動是“牽一發而動全身”的，成本很高。

6、項目評标：

客戶一般會與兩家以上的銷售廠家進行洽談，以便進行評估和比較，得到更好的商業條件。這個階段會确立首選供應商。

7、合同審核：

這一階段客戶會通過商務談判，努力争取一些附加價值。産品的技術标準和規格、數量以及付款方式等都是合同審核的内容。

8、簽訂協議：

本階段是簽訂合同，交付産品，實施安裝。合同的簽訂并不意味着交易的結束。真正的銷售這個時候才真正開始。銷售人員要按合同認真履行承諾，準時交貨，按進度完成。了解客戶内部采購流程，是工業品營銷說對話、找對人、做對事的前提。

流程控制

估計供應商的産品或服務成本；

估計競争對手的産品或服務成本；

設定你公司的标的成本并發現産品和流程需要改進的領域；

确定作出這些流程和産品改變并持續改進對你公司的價值。

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