為了有效地執行和完成您的任務，您手頭需要有所需的信息。DocuWare 在幾秒鐘内為您的團隊提供有關客戶、項目或業務流程的全面信息。

靈活的搜索輸入個别搜索詞或從下拉列表中選擇關鍵字，使用占位符和邏輯鍊接，并搜索文檔内容以及索引數據。結果立即以列表 形式提供，您可以根據需要進行排序。相關文檔會根據需要相互鍊接。

文件夾視圖如果您也喜歡将文檔分類到文件夾中，那麼您可以使用 DocuWare 輕松地做到這一點。将文檔映射到任何文件夾結構中，并同時使用多個項目文件，每個文件包含相同版本的文檔，不會出現多次。

從其他程序搜索通過将功能強大的 DocuWare 搜索功能直接集成到其他程序中，可以實現最高效率。例如，您可以直接從 ERP 訪問發票和交付記錄，直接從人力資源軟件訪問人事文件，從 CRM 訪問客戶通信，或從 Outlook 訪問存檔電子郵件和相關信息。

顯示在 DocuWare 查看器中，您可以通過 Mac、PC 或 Linux 上的任何浏覽器打開文檔，無論用于創建的程序如何。翻閱文檔、旋轉或縮放頁面，或将文本複制到剪貼闆。許多編輯功能也可用。

編輯将注釋、評論或圖章附加到文檔或突出顯示重要内容。文檔本身通過覆蓋技術保持不變。或者，在原始程序中打開和編輯文檔，并将它們直接保存回存檔中。根據設置情況，DocuWare 會自動創建一個新版本。

共享信息下載文檔，打印出來并通過直接從 DocuWare 中打開電子郵件轉發。或者發送和共享到個人文檔或列表的鍊接，而不是大型的電子郵件附件。這還确保了隻有那些有權查看内容的人才可以訪問這些内容。

獨立存檔使用 DocuWare Request 專門組裝文檔或選擇整個文件櫃以将它們提供給審計員、外部員工或其他服務提供商。使用集成的浏覽器，他們可以搜索和查看文檔——無需DocuWare 或其他附加軟件。

順暢的信息流是每個生産過程的基礎。自動執行任何基于文檔的任務，從高效的重新提交到複雜的審批工作流程，讓您的團隊在跨組織和部門的工作中暢通無阻。

具有列表的任務管理

通過自動彙總當前信息的通知和列表來簡化和加速重複性任務。DocuWare 中的列表會在新的交貨單到達或合同在未來12周内到期時立即更新。

這可以确保您随時了解最新動态和截止日期。使用 DocuWare 任務管理器可以有效地組織團隊中的簡單信息流程。

用于複雜流程的工作流管理器可以使用 DocuWare Workflow Manager 控制具有分支決策點和多級 if-then 規則的業務流程。通過直觀的可視化設計器自動化發票處理、人力資源或銷售中全面而複雜的業務流程，并定義在某些文檔處理情況發生時應該發生的情況。安裝自動化控制和計算功能，并行組織任務，配置條件，設定截止日期，任命代表并單獨限制單個代理或用戶組的行動範圍。

要執行的任務将自動出現在 DocuWare 任務中你也可以不受限制地執行這些任務。

DocuWare 旨在連接您 IT 生态系統中的任何應用程序。 與 CRM、ERP 或 HR 系統的穩定集成使流程數字化而不中斷并保持數據同步成為可能。無論您使用什麼程序來創建、接收和處理内容，這都能确保您快速、安全地獲得所需的信息。

從簡單逐步的配置到自定義編程，DocuWare 提供了多種與其他應用程序無縫通信的方法。 這些方法是部署在本地還是部署在雲端沒有區别。

向任意方向進行的數據交換在您的 IT 系統中已提供有關索引和工作流操作的大量信息。使用 Autoindex 将數據導入 DocuWare 并消除煩人的手動輸入，例如通過在過帳期間使用發票處理中的數據自動填充您的 ERP。 DocuWare Autoindex 可以訪問各種數據源、數據庫或有限的數據庫視圖、DocuWare 文件櫃或簡單的 CSV 文件。

用戶界面篩選從隻需單擊一下即可從任何程序訪問存檔文檔。DocuWare Smart Connect 從程序界面讀取預定義的内容并将其用于搜索或索引。對于無縫文檔訪問和目标信息，應用程序中會顯示一個覆蓋字段。隻需幾個步驟即可配置所需的設置。不需要編程。

URL集成創建指向 DocuWare 元素（例如搜索字段和列表）的 URL 鍊接，并将它們嵌入任何應用程序或您的 Intranet 中以獲取快速信息。

DocuWare 平台提供先進的數基礎設施，以确保信息的機密性、完整性和可用性。 控制您的文檔和數據會發生什麼，并确保它們将被安全地捕獲、處理和存儲，以免被濫用或丢失。

業務連續性确保在發生硬件崩潰或自然災難時，能夠恢複業務關鍵型數據和文檔。DocuWare作為一種雲解決方案，保證了最大的可用性和可靠性。基于微軟的Azure，所有的數據都是AES加密的，存儲在歐盟或美國的高性能數據中心，并鏡像三次。DocuWare 支持本地解決方案的通用數據庫和相關備份技術。DocuWare服務可以并行安裝在多台服務器計算機上，以增強負載分配和可靠性。

免于損失在 DocuWare 中存檔的文檔不會消失在錯誤的文件、混亂的文件目錄或個人電子郵件帳戶中。 結構化索引數據的集中歸檔與強大的全文索引相結合，确保信息始終可靠且完整。 即使是加密病毒也沒有機會使信息在 DocuWare 中無法使用。 由于精心設計的架構，即使是受感染的客戶端計算機也不會在文檔訪問期間對存檔造成任何損壞。

訪問權限給您的員工他們各自任務所需的确切權利，并控制誰可以查看、編輯、導出和删除哪些文檔以及在哪個上下文中。為了便于實現，DocuWare 提供了您分配給每個用戶的預定義組、角色和概要文件。高度機密的數據也可以被加密，因此即使是系統管理員也無法訪問它。

可追溯性和數據保護滿足 HIPAA、Sarbanes-Oxley 或 GDPR 等合規性要求。 DocuWare 提供可靠的程序來确保您的業務信息的完整性。 強大的日志記錄和分析功能讓您可以控制文檔版本、更改和工作流程。 複雜的權限結構、安全的數據捕獲、明确控制的流程和不可更改的系統條目可防止文檔丢失、濫用和操縱。

3、靈活的部署選項

将 DocuWare 用作 SaaS 雲服務、傳統的本地軟件或分布在混合設置中 —— 不會影響系統特性或功能。預配置的雲解決方案使您能夠立即開始數字化中央業務領域。

DocuWare Cloud借助 DocuWare Cloud，您可以充分利用我們的内容服務作為一種前景廣闊的 SaaS 解決方案，而無需擔心服務器硬件、複雜的 IT 責任或高昂的初始投資。DocuWare Cloud 為不同規模的企業提供靈活的許可證，并為您提供最大的安全性、可擴展性和可用性。自動更新和備份可确保您的系統始終處于最新狀态。每個訂閱都包含全部功能，包括智能索引、工作流管理器、DocuWare 表單和所有其他應用程序。您隻需決定需要多少用戶許可證和多少存儲空間。

預配置的雲解決方案通過我們為特定團隊或關鍵應用程序（例如發票處理或數字文件和人事管理工作流程）預先配置的解決方案，可以非常快速、有針對性地進入辦公自動化。您無需自己規劃這些流程的數字化并配置“空的”DocuWare 系統，而是從基于 DocuWare Cloud 的最佳實踐解決方案開始，您隻需幾個步驟即可适應您自己的要求。 實施通常不會超過幾天。通過每個預配置的解決方案，您可以獲得全方位的 DocuWare 雲服務。

DocuWare 作為一個本地解決方案如果您的企業自身擁有強大的 IT 資源，那麼在您自己的數據中心内部署和維護文檔管理和工作流解決方案以及其他應用程序可能是有意義的。 DocuWare 在多種負載共享配置中支持 Microsoft SQL、MySQL 和 Oracle 數據庫。根據您企業的要求和規模，為您選擇合适的服務器許可證，并在需要時使用附加模塊擴展包含的标準功能。

雲、本地和混合混合模型是另一種可能性，它将雲中的服務與本地本地軟件相結合。例如，DocuWare雲可以用作本地系統的文檔存儲備份，或者本地系統可以在雲中使用智能索引，或者 DocuWare 雲部署可以與本地 ERP 集成。信息可以順利而無縫地移動，而不影響生産力。

功能總結DocuWare在雲和本地部署之間維護核心功能對等。DocuWare Cloud 中以及在本地交付 DocuWare 時，所有文檔管理和工作流程自動化功能都可用。

“從純粹的存檔解決方案轉變為基于集成工作流的文檔管理系統對我們的組織來說是一個令人難以置信的改進。 因此，我們顯着改善了處理時間和我們集團提供的服務量.”BERT VAN OSHB MUNTERS 集團運營經理

“展望未來，我們知道越來越多的關鍵業務信息将存儲在 DocuWare 中。 我們已經看到将 DocuWare 作為我們 IT 環境中的一個關鍵元素帶來的積極成果。”MOLLY MALONE卡博特石油和天然氣公司，經理

“我們選擇實施 DocuWare Cloud 是為了避免給我們的内部 IT 員工帶來負擔，并且能夠在公司辦公室以及 30 個遠程位置快速部署和實施該解決方案。 實施雲系統是實現某些東西并使其盡可能無縫且易于使用的最快方式。”EMILIA O’BRIENCULINAIRE INTERNATIONAL公司會計經理

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