随着雲端生産力技術的普及和數字化轉型，企業内部的員工與其外部的承包商、合作夥伴及客戶之間的界限越來越模糊、聯系越來越緊密。他們無時不刻都在發生協作，共享文檔是最常見的協作方式。

雖然大多數組織都可以管理自己的内部文檔共享和協作，但是，關于如何與外部的承包商、合作夥伴或客戶進行安全的文檔共享，應該采用怎樣的最佳實踐呢？

雖然 SharePoint Online 和 OneDrive for Business 都可用于将交付内容共享給外部用戶，但是，這二者之間卻存在着本質上的區别：

SharePoint Online 通常主要用于本組織内部的團隊工作内容共享，而且團隊工作内容默認是對團隊成員共享的。即便要讓外部的承包商、合作夥伴或客戶參與到項目團隊之中，一般情況下也是通過來賓帳戶或共享頻道來實現，而不使用共享鍊接。

OneDrive for Business 通常主要用于本組織内部的個人工作内容存儲，而且個人工作内容默認是由當前用戶專用的。如果不需要讓外部的承包商、合作夥伴或客戶參與到項目團隊之中，一般情況下就要由項目負責人使用自己的 OneDrive for Business 來向他們共享文檔。特别是對于文檔交付物來說，這種交付方式也是責任到人的一種體現。

所以，一般情況下，對外的内容共享首選工具是 OneDrive for Business。

當你需要向外部用戶共享文檔時，隻需發送一封含有共享鍊接的電子郵件，即可完成共享。

在 OneDrive for Business 中，選中要共享的文檔，并單擊工具欄中的“共享”，“發送鍊接”對話框就會讓你快速完成收件人和郵件正文的填寫。

當你單擊“發送”按鈕後，一封帶有共享鍊接的電子郵件就會被發送到這位外部用戶的收件箱了。

當這位外部用戶收到這封電子郵件後，隻需一個浏覽器就可以訪問共享文檔。

這位外部用戶可以單擊其中的共享鍊接，就可以直接在浏覽器中訪問你向其共享的文檔。

甚至，這位外部用戶的計算機上根本無需具備 Office 365 客戶端應用及其許可證。

當你向外部用戶共享内容時，因為共享鍊接是以電子郵件形式發送的，所以，還要注意的一個問題是，怎樣确保共享鍊接轉發給無關人員後他們無法用來訪問共享文檔？

這時，就需要在共享文檔時明确限定誰可以使用共享鍊接。隻需将默認的“擁有鍊接的任何人”改為“特定用戶”，就可以僅允許收件人列表中指定的人員使用共享鍊接了。

當共享鍊接的獲得者試圖打開它所指向的文檔時，将會要求使用驗證碼來打開此文檔。當然，隻有被你明确列為“特定用戶”的人員才能在自己的收件箱中收到驗證碼。

在共享鍊接的使用範圍被限定到具體人員後，你還要考慮另一個問題，為他們授予的訪問權限是否恰好滿足他們的訪問需求？

一般情況下，以“最小且剛好夠用”為宜。

一方面，确實有必要允許對方編輯文檔嗎？具體分為三種情況：

如果需要對方貢獻文檔内容，這就需要允許對方編輯；

或者，如果隻需對方提出修改建議，這就隻需允許對方審閱；

再或者，如果僅供對方作為參考資料，這就隻需允許對方隻讀。

另一方面，确實有必要允許對方下載文檔嗎？當你僅為對方提供隻讀權限時，你的目的是不讓他們直接修改這個共享文檔或者留下任何批注或修訂；但是，你還要決定是否允許他們下載這個共享文檔的副本：

如果不希望你的文檔被随意傳播，則阻止下載；

否則，保留默認的不阻止下載設置即可。

另外，需要特别注意的是，對于同一個文檔，每當你共享它一次，就會創建一個共享鍊接。因此，就需要将具有相同共享目的的多餘鍊接删除，以免造成訪問權限管理上的混亂或漏洞。

如果你在共享鍊接中為外部用戶授予了編輯權限，那麼，你可以通過 Power Automate 流來監控是否有人編輯了你共享的文檔。

隻需對上述的流模闆稍作個性化定制，你就可以在你共享的文檔發生改動時收到通知。

如果你想知道有誰更改過你共享的文檔，可以打開此文檔的版本曆史記錄，并進行查看。

同時，如果你發現他們編輯的内容有誤，而且不确定文檔中到底存在多少這樣的錯誤，那麼，可以将文檔還原到誤編輯發生前的版本。

另外，如果你共享給外部用戶的内容是一個包含多個文件的文件夾，那麼，直接在此文件夾内給出一個類似于“Read Me”的文檔來對其中的各個文檔給出說明，例如，每個文檔的用途、編寫進度等有用信息，就可以讓共享内容具有更好的完整性。

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