如果我們用Word制作大量的标簽、信封、工資條、成績單、邀請函或是人員檔案，該怎麼做？

那有沒有更簡單、高效的方法呢？當然有，那就是Word中的「郵件合并」功能。

什麼是「郵件合并」呢？

簡單來說，就是如果你需要制作很多份格式都一樣，但部分内容不一樣的文檔，都可以用這個功能實現。

具體如何操作呢？下面以制作人員檔案的例子來說明。

首先，我們需要準備一個Word模闆和一個數據源，如下。

Word模闆直接決定了最終生成文檔的格式、樣式。

本案例中使用Excel文件作為數據源，數據源文件決定最終生成的新文檔中的内容，工作表中的每一行數據都會通過「郵件合并」被映射到每新文檔中。

案例使用office2010進行演示。完成一個完整的「郵件合并」過程大概需要以下步驟：

1. 選擇數據源
2. 在Word模闆中插入域
3. 調整部分域的格式
4. 關于圖片的處理
5. 生成新文檔（會以信函*命名）
6. 根據需要拆分新文檔

看着步驟非常多，其實不難，快來一起學習吧~

- 01 -

選擇數據源

依次點擊「郵件」-「選擇收件人」-「使用現有列表」，選擇 人員信息總表（數據源）.xlsx 作為數據源文件，如下。

選擇數據源後，「編寫和插入域」「預覽結果」和「完成」會由原來不可選狀态變成可選狀态。

- 02 -

在Word模闆中插入域

點擊「插入合并域」，在下拉菜單中可以看到和數據源工作表列名分别對應的域的名稱。

将光标移動到合适位置，點擊域名即可插入域。

按「Shift F9」可以顯示或隐藏指定的域代碼，按「Alt F9」可以顯示或隐藏文檔中所有的域代碼。

域代碼的格式一般為：{ MERGEFIELD FieldName [開關] }

- 03 -

調整部分域的格式

在完成第二步操作後，點擊「預覽結果」可以預覽合并後的效果，如下。

此時我們發現人員信息表中的時間、數字和貨币顯示的格式和數據源工作表中的格式不一緻，而且也不是我們想要的格式，必須作出如下修改。

1. ｛ MERGEFIELD 出生日期 ｝修改為｛ MERGEFIELD 出生日期 \@ yyyy-MM-dd ｝
2. ｛ MERGEFIELD 考評成績 ｝修改為｛ MERGEFIELD 考評成績 \# 0.00 ｝
3. ｛ MERGEFIELD 應繳款項 ｝修改為｛ MERGEFIELD 應繳款項 \# ¥0.00 ｝

修改完成以後的域代碼，如下，跟Excel單元格格式非常接近。

按「Alt F9」隐藏域代碼，再點擊「預覽結果」，格式已經符合要求。

- 04 -

圖片方面的處理

依次點擊「插入」-「文檔部件」-「域」-「插入域」。

在彈出的對話框中找到「INCLUDEPICTURE」并設置好圖片所在的路徑。

完成這一步後，按「Shift F9」顯示照片位置的域代碼為{ INCLUDEPICTURE "D:\\郵件合并\\照片" \*MERGEFORMAT }。

但域代碼中的URL路徑隻是指向了圖片所在文件夾的路徑。将鼠标光标移動到「照片」兩字後面，輸入「\\」。

然後依次點擊「郵件」-「插入合并域」-「照片路徑」。

完成操作後的域代碼變成{ INCLUDEPICTURE "D:\\郵件合并\\照片\\{ MERGEFIELD 照片名稱 }" \*MERGEFORMAT }。

完成以上所有步驟以後的域代碼為：

- 05 -

完成合并新文檔

依次點擊「郵件」-「完成并合并」-「編輯單個文檔」-「全部記錄」。

即可生成一個以信函 * 命名的新文檔，在新文檔中按「Ctrl A」全選，再按「F9」即可更新顯示全部圖片。

至此，一個「郵件合并」比較完整的步驟都已經做完了，各位小夥伴學會了麼？下次分享如何拆分「郵件合并」後的文檔。

好了，那麼關于「郵件合并」的技巧就分享到這裡了，如果你還有其他關于 高效辦公 的技巧，可以在文章下進行留言哦~

以上就是今天想給大家分享的内容，希望對大家有所幫助。

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