我們使用Word，一部分時間用以内容的輸入，另一部分時間用以格式的調整。而鑒于Word這樣那樣奇怪的問題，盡管内容的産生顯然比格式更加重要，但我們往往要浪費大量的時間在格式調整上面。

據說大部分人之所以讨厭Word，都是因為Word的格式調整功能實在是太不好用了。其實事實并非如此，你之所以會有這樣的感覺，很可能是因為你還沒用過Word裡面的“樣式”功能。下面，職場充電寶将為你詳細介紹這一功能，學會它，或許會讓你愛上Word。更重要的是，每天早點下班也不是夢了~

一、用樣式來控制文檔格式

80%以上的人使用Word的時候，都是采用“先輸入文字内容，然後選中文字内容，右鍵或者菜單鍵選擇相應選項調整文字格式”這樣的做法。

這種做法非常符合人類自然的思維習慣，但卻不是最好的做法。實際上很早開始，Word軟件裡面已經自帶了“樣式”功能，利用它，我們可以非常快速地調整文本的格式。更重要的是，如果一開始就定義好自己的樣式，我們隻需要花費很少的功夫，就可以直接輸出一份排版精美、格式工整的文檔。

二、認識“樣式”功能

樣式是Word裡面最重要的一個功能，我們點開“開始”菜單，在右側便能看到這個功能區，如下圖所示：

Word裡面的“樣式”功能區

筆者使用的Word為MAC Word 2016，不同版本的Word可能稍有不同，但大體都在這個位置。Word裡面樣式功能最核心的 作用，便是快速控制文檔的顯示格式，讓撰寫者能夠專注于内容的輸入而不是格式的調整。

為了讓初學者快速認識到“樣式”功能的作用，下面給大家舉一個具體的例子：

一個待調整格式的Word文檔

如圖，是一篇已經輸入了部分内容的Word文檔，現在我們需要快速調整這些文字的顯示格式，就可以使用到“樣式”功能。

第一步：我們選中“第一部分：Word基礎知識”這段文字，然後選擇樣式區的“标題一”樣式。

操作之後，我們發現文檔變成了這個樣子：

給文字應用樣式的結果

也就是選中文字的格式發生變化了。和上面類似，我們選中下面兩段剩餘文字，然後選擇“樣式”裡面的“自定義樣式1”，發現文檔變成下面這個樣子：

通過這個例子，大家大概應該能理解什麼是Word裡面的樣式了，它就像是Word預置的一些格式模闆。我們選中文字後，點擊不同的樣式就可以快速地将一些格式設置應用到選中的這些文字。

Word裡面已經默認給我們内置了一些樣式，我們可以對這些内置的樣式進行修改。同時我們還可以根據自己的需要定制一些專屬的樣式（比如上面舉例中的‘自定義樣式1’）。

除了“選中文字-選擇樣式”之外，我們也可以先點擊某個樣式，再在Word文檔裡面輸入内容，新輸入的内容就會按照你選擇的樣式進行呈現。

三、使用樣式功能的好處

樣式是Word裡面非常基本而簡單的功能，并且非常強大。令人吃驚的是，大部分人居然都不知道或者不習慣使用這個功能。和傳統的逐步調整格式法相比，樣式法的好處在于：

1、效率提升

選中文字，點擊選中一下某個樣式，我們就可以快速的将一個包括了字體、字号、顔色、縮進、段間距等等設置的格式應用到文字上。如果一一去設置的話，可能最少需要1-2分鐘時間。在Word裡面這種針對不同文字設置不同格式的操作又特别頻繁，累積起來節省的時間将會非常可觀。

更重要的是，如果你已經習慣了Word裡面的樣式功能，那麼你在輸入不同内容的時候提前選定不同的樣式，那麼你甚至不需要專門去調整格式了——樣式已經幫你搞定了這一切。這種隻要專注于内容，而不需要費心去調整格式的感覺是非常美好的。

2、格式規範

每次都手工一點點去調整文字的格式，一方面是速度慢，另一方面是格式很難統一和規範。比如正文的格式，我們要求統一為“四号字，1.5倍行間距”，可能前面部分我們設置對了，但後面一旦疏忽很可能就忘了調整行間距之類的。需要的格式越複雜，我們就越容易産生這種疏漏，并且極難發現。

但是有了“樣式”功能，我們并不需要這麼麻煩了：選中文字，點擊樣式，所有的格式工作Word自動就幫我們搞定了。

3、後期修改容易

“樣式”功能還有個非常大的優勢，就是非常有利于文檔後期的格式批量修改。舉個例子，我寫了一篇2萬字的論文，因為某個原因，現在需要把所有段落文字的格式統一調整修改。如果沒有“樣式”功能，這個工作量會是非常恐怖的，我們需要一段一段選中文字（因為标題的格式不需要修改），然後調整格式。

但是有了“樣式”功能，我們隻需要找到原來應用在段落上的樣式，然後修改這個樣式的詳細格式，點擊“确定”後，所有段落的文字就全部會跟着調整，就是這麼簡單！

可以這麼說，有了“樣式”功能後，Word才真正變得好用起來，也讓“專注于内容而非格式”不成為一句空話。如果你平時的工作需要大量使用Word軟件，建議你花費1，2個小時的時間，好好學習一下這個功能，将來可能每天能節省2個小時以上時間！

四、Word樣式功能簡明教程

Word裡面的樣式使用起來其實非常簡單，大體可分為“定義樣式、使用樣式”兩大部分。

如前所述，一般Word軟件會預先内置了一些樣式，如下圖所示：

Word系統内置的一些樣式

這些内置的樣式很多時候都不能滿足我們的要求，這時候我們也可以新增完全由自己定義的樣式。點擊菜單上的“樣式窗格”，我們便可以新增自己的樣式了：

比如我們先新建一個名稱為“論文标題1”的自定義樣式，這個樣式我們主要是給論文的一級标題用的，字體為宋體，字号為小二，并且需要加粗，基本的設置如下：

這裡有個比較重要的Tip：因為這個樣式是應用給一級标題的，而标題關系到我們文章大綱的結構以及後面目錄的自動生成，因此我們必須告訴Word，這個樣式定義的是标題，并且是第幾級标題。

我們點擊上圖窗口中的左下角下拉菜單，選擇“段落”，在新的彈出窗口中，大綱級别選擇“1級”，意思就是這個樣式将文字定義為1級标題。

其他諸如縮進，段前段後間距等都可以一一詳細設置，不再細說。

一路确定後，我們就新增了一個“論文标題1”的自定義樣式，我們選中本文一開始的示範Word文檔的标題文字，并且選擇樣式“論文标題1”，文檔變成如下樣子：

從文檔結構圖中，我們也可以看到标題部分已經成為一級标題了。

和上面的做法類似，我們可以再新增一個“論文正文”的樣式，定義好基本的格式規則，然後應用到下面兩段文字。詳細過程就不贅述了。

上面隻是為了教程而采取的做法，我們實際使用樣式的正确做法應該是：根據需要的格式，在寫文章之前就定義好所有的樣式，開始寫後，先點擊相應的樣式再輸入内容。這樣我們内容輸入完了，所有格式也就設置好了，目錄也可以馬上自定義生成。

你會發現，Word原來也可以這麼好用！格式設置原來可以如此輕松！

,

更多精彩资讯请关注tft每日頭條，我们将持续为您更新最新资讯!

查看全部