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前言

見過太多業務員，每天來到辦公室就打開電腦開始工作，各種忙啊，忙到沒有空回顧昨天未完成的重要工作就開始了一天的工作，沒有空看看今天哪些工作最重要，哪些緊急。忙到沒有空靜下心來開發新客戶，沒有心情好好地喝杯水、放松一下。

在他們的眼中，一切規劃在我的大腦中，我隻需要馬不停蹄地努力工作，就可以了，不需要規劃，也不需要列表。

于是他們的的工作狀态往往是：進入辦公室就開始忙，有時會突然發現好久沒開發新客戶了；有時會發現自己遺漏了重要的事情；有時會心情煩躁，被打斷時很氣憤；有時突然發現忘了很緊急的一件小事，不得不花費大把時間去補償。

實際上，忙的人不一定忙得有意義，不忙的人不見得是效率低。

每天的工作計劃至關重要，很多人都低估了每日工作内容和計劃的重要性。工作計劃中的内容是一個外貿業務員每日都接觸的工作項目。所謂積少成多，隻有每天的工作内容進行了合理的規劃，才能使得每周有更多的客戶積累，每月有明顯的進步，每年有更好的業績。

所以，這篇文章分析一下，如何讓每天的工作内容既充實，又有價值，讓忙碌變得有希望、有曙光。

本人隻針對有需要的人，外貿内行和大咖請自動略過，勿噴。

首先，建議外貿業務員把所有的工作分為以下幾個大類，更清晰明了：

1. 新客戶資源的開發

2. 老客戶資源的維護

3. 訂單事宜的安排和處理

4. 郵件回複

5. 其他雜七雜八的事情

這幾天大類工作構成了一整天的時間安排。除去特殊的事情，比如工廠驗貨、發貨監督、客戶接待，其他時間基本都是在處理這個大類工作。

我打算不直接說哪些工作應該做與不應該做，咱們一項一項地分析各項工作的重要性，如何安排，以及應該占據的比例，這樣可以更清楚自己的工作天平是否有不合理地傾斜，可以矯枉過正，讓工作遊刃有餘，且效率不錯。

第一項：新客戶資源的開發。

這項工作不應該是自己主觀猜測來決定它的占比，而應該通過你的業績目标來分析制定出每日的工作量。簡而言之就是，你的業績目标需要你每日開發多少新客戶才能達到。具體的轉化過程大概是：年銷售目标-月銷售目标-對應的客戶數量-每日開發數量-對應的開發時間。

舉個例子，你需要每日開發5個新客戶，根據自己的效率得出需要花費3個小時。那麼每日的工作中，必須将這3個小時完整地預留出來。

前面有篇文章，詳細解釋了這部分工作量的轉化，在此不再贅述。有需要的可以查看：

外貿業務員如何制定切實可行的業績目标，将計劃落實到實處？

事實上，這部分的時間多多益善。新客戶開發是保證客戶資源持續擴大的根本，長時間忙于訂單和老客戶的維護，而不專注新客戶的開發，就會出現客戶“空窗期”，甚至青黃不接，老客戶訂單跟不上，新客戶進不來。

我的建議是，其他一切工作都要無限制地提高效率，用你最大的努力，将新客戶開發的時間無限制地增加。這部分工作包括：産品上傳平台、産品優化、社交平台更新、搜索開發等，依産品而不同。

而且，這項工作應該成為每日必須做、必須完成的工作。但是往往很多人隻是在有空時才進行，忙碌時就不做。

“不忘初心，方得始終”回想我們剛成為一名外貿業務員時，我們所理解的工作内容，是不是主要由客戶開發機跟進構成？但是久而久之，這項最基本的工作反而被很多人無限制地忽略了。最初的就是最真實的，外貿業務員的主要工作從來都是客戶開發為主。

第二項：老客戶資源的維護

這部分資源就是指現有的客戶，甚至包括你昨天開發的，也稱為老客戶資源。

客戶維護是訂單成交的不可或缺的環節，和新客戶開發基本上處于同等地位，因為客戶資源到手了，卻不持續跟進和維護，那麼這個資源就浪費了，辛苦開發所耗費的時間和精力也浪費了。

所以每天這個工作要完成，最近聯系的客戶要跟緊了；突然不回複的客戶要趕緊查查怎麼回事；銷聲匿迹的客戶打打電話聊聊天；新到手的客戶資源加緊開發的步伐。總之，要争取讓手裡的客戶資源無上限地活躍起來，将回複率提升上去。

開發信的回複率，并不僅止于一封開發信，大多數時候需要你跟進很多次，才能引起客戶的興趣。所以，客戶的維護和跟進就顯得至關重要，等同于新客戶資源的開發。

我的建議是，這項工作至少占據1-2小時，根據你的工作安排，适當增加或者減少。而且，最好保證每日都進行，這樣才能最大限度地将資源利用起來。

第三項：訂單事宜的安排和處理

這項工作往往比較緊急，但是不見得占用你很多的時間。報關、安排生産發貨、訂單問題的解決等，但除非你的訂單多到數不清，否則很少會占用你全天的時間。特殊情況除外。

我見過有的業務員，單據做的很不順手，做一套箱單發票要耗費大半天的時間，寶貴的時間都被這個用掉了。還有的業務員，自從訂單安排生産後，就幾乎不知道自己該忙什麼了，整日地盯着訂單，靜不下心來繼續其他工作。

其實，單據做的熟練了，完全可以十幾分鐘内就完成一套單據。一些老客戶的訂單，單據隻需要改動件重尺，幾分鐘就可以做完。就是有人老是太偏執，一遍遍地看來看去。

這部分的工作，建議盡可能地壓縮時間、提高效率。這是已經到手的果實，隻要處理得當即可，不需要你天天圍繞着它打轉。即使你全心全意地守着它，生産訂單也需要時間，安排訂船發貨也需要等待。

除非有特殊事情，否則減量壓縮這部分的工作時間，将寶貴的時間留給客戶開發和維護。

第四項： 郵件回複

這項工作占據的時間不一定多，但是地位卻非常重要，相信原因不必多說。為了提高效率，郵件很多的，建議大家分類處理：

1. 第一類：簡單迅速的回複

通知類的郵件，比如收到樣品的通知、告知進展的簡單郵件、發送單據or資料的郵件等。這類郵件簡單，回複也很簡單。快速處理一下，别占據太多時間，郵件水平ok的，1-2分鐘就可以回複一封郵件。

這類郵件處理得多了，大腦裡就自然而然地形成了自己的回複模闆，可以快速高效地處理得當。建議不要放在最後處理，因為你不先處理了，它們一直在那裡幹擾你的大腦，讓你時刻記得還有很多郵件沒處理完。即使自制力再強、抗幹擾性再強，也始終很難忽略這種幹擾。而且很容易将這些郵件最終擱置得沒時間處理，明明很簡單的事。

所以，建議立刻、快速、第一時間，先将他們處理完。

2. 第二類：新的詢盤、客戶

有平台的公司，如果平台效果不錯，經常會收到詢盤、新客戶聊天等，肯定由你自己的回複模闆了。除此之外，新客戶要網上調查一番，所以處理起來需要花費點精力。

這類工作要認真，尤其在調查新客戶背景的時候。此時認真對待了，以後跟進才更方便，否則過幾日跟進客戶時，仍對客戶幾乎不了解，跟進的效率就大打折扣，并且到時再重新開始調查的話，效率就不如剛開始時高了。

所以，動起來，在合适的時間，做正确的事情。

3. 第三類：認真細緻地回複

這類郵件是重中之重，這裡面潛藏着你的下一個合作客戶，or 下一筆新增返單。所以這類郵件應該占據一天中的黃金時間段之一，需要靜下心來仔細認真地回複。

有時候，一封複雜的郵件，甚至需要1個多小時收集信息、書寫郵件。這部分的時間不要硬性地限制，否則容易敷衍應付。但是也不能完全天馬行空。

建議大家把時間預留出來，将最冷靜、清晰地時刻，留給這些寶貴的郵件。當然，緊急的郵件就要先回複了。

這項工作的重要性，同樣等同于新客戶資源的開發和老客戶資源的維護。不一定每天都有，但是一旦遇到了，一定要慎重認真地對待，任何一個認真的客戶都值得我們傾盡全力争取合作。

4. 第四類：待定，需要協助的郵件

這類郵件是指，郵件中的問題你自己解決不了，需要技術、領導、工廠、物流等的協助。這就意味着，你暫時沒法回複，而是要先尋求其他人的幫助。

為了提高效率，可以先把郵件看完了，把問題列出來，找到相關負責人，将問題抛給他們後，就開始做其他工作。等到問題得到解決了，再繼續回複。

不要為了等待回複，就靜不下心來，恨不得問題立刻解決。不知大家發現沒有，除了你自己，大家也都有很多事做，工廠不一定有時間時刻盯着你，等着幫你解決問題。所以，别着急，耐心等待，把握時間，及時提醒。

同樣的，這部分郵件也需要預留時間。越複雜專業的郵件，越重要，越需要我們更加專業地回複過去，才能取得客戶的信任。可以這麼說，這是一個把握客戶、掌握主動權的大好時機，利用你們團隊的專業性，将客戶拿下。我們應該期待這樣的郵件多一些。

第五項：其他雜七雜八的事情

除了以上四大類重要的工作，其他都被我歸類為“雜七雜八”的事情了。比如：幫忙招聘、公共活動、臨時小事、同事小忙等，隻要和客戶開發、維護無關的，幾乎都被歸為這類。

這類工作，緊急的就趕緊處理，别讓它占據大腦太久。最好能盡力将這部分的時間盡力壓縮，不要讓這些熙熙攘攘耽誤你的重要工作。

我明白有的業務員一部分心思在升職、讨好領導上，所以一些領導安排的雜事反而被放在第一位置。但是我的建議是，即使你想升職，那也要建立在你的能力上，否則你再得領導的心，他的天平也隻是稍微傾斜一點，并不會完全傾斜到你這一側。因為，公司最注重的是利益，需要提拔一個有能力帶領團隊拿下訂單的人。這就說的有些遠了，隻可意會不可言傳矣。

如果你發現這類事情占據你太多時間，那麼你要麼自我調節，要麼就尋求公司幫助，明确提出來你沒法兼顧。否則時間久了，耽誤了自己的業績，公司也不會認為你舍小義而全大義，隻會認為你不會協調時間，輕重不分。

結語

就是這樣了，每項工作的輕重緩急，重要程度，都分析得一清二楚了。接下來不妨自我分析，哪些工作被自己放錯了位置，哪些工作被自己忽略太久了，哪些工作被自己敷衍對待了。

一天的工作合理安排，并且充分地執行後，工作結束後，會發現：老客戶及時跟進了、新客戶開發到位了，明天又有新的希望。第二天精力充沛，興奮地等着新的客戶回複，更有信心地開始新一天的工作。

就分析到這裡了。如果你get到了這項技能，記得回來關注我，點個贊~~歡迎留言，我會及時回複的。

最後，預祝想做外貿的你，以最快的速度拿下你的外貿第一桶金！

Hi~~我是"小G外貿源"為何我的眼中常含淚水？因為我對外貿愛得深沉。O(∩_∩)O~我是一個不愛說廢話的努力的苦逼的外貿經理人喜歡碼字；記錄外貿經曆；吐槽外貿職場點擊"關注"，我們一起成長~~聽說關注我的都減肥成功了，變帥了，變美了......

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