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01 公司公章使用說明書

02 公司财務章使用說明書

03 公司合同章使用說明書

04 公司印章使用申請書

05 公司印章管理方案

06 印章銷毀管理方案

印章管理

××公司公章使用說明書

一、公司公章

公章包括公司公章、公司所屬分支機構公章。

二、職責劃分

（一）總經理對公司公章管理負總責。

（二）行政部負責公司公章的管理及用章監督。

三、使用範圍

（一）發送正式公文、電函、傳真件等。

（二）報送或下達各類業務計劃、業務報表、财務報表等。

（三）簽訂重要合同、協議等文書。

（四）頒發各類榮譽證書或獎狀等。

（五）總經理批準加蓋公司公章的各類文件。

四、公章的蓋用

（一）使用公司公章必須填寫“印章使用情況登記表”，經主管核準後，同經審核的文件、文稿等交監印人員用印。

（二）監印人員除在文件、文稿上用印外，還應于“印章使用情況登記表”上加蓋使用的公章，并存檔。

五、公章的借用

原則上，公司公章應在企業内使用，如确需将公章借出使用時，須按以下程序操作。

（一）公章使用部門詳細填寫“外出使用印章情況登記表”，先後報經辦部門分管領導及公章管理部門領導批準。

（二）公司公章必須由行政部印章保管員攜帶，與公章使用部門人員共同外出辦理蓋章手續。

（三）公章歸還後，攜帶公章外出人員應在“外出使用印章情況登記表”上登記，同時由印章使用部門将本次公章使用情況填寫在“印章使用情況登記表”内，并标注使用登記的序号備查，以保證使用登記的完整性。

（四）“印章使用情況登記表”和“外出使用印章情況登記表”作為公司檔案永久保存，每年交行政部檔案室存檔。

文書名稱：××公司财務章使用說明書

一、公司财務章

公司财務章為正方形22MM的尺寸，上刊執照上的名稱，下加财務專用章。材料為牛角。可蓋支票及發票（等同于發票專用章）。

二、職責劃分

（一）總經理

1．總經理審批财務章使用申請表。

2．總經理對财務章的使用進行監督。

（二）财務負責人

1．财務負責人審核财務章使用申請表，并提交總經理審批。

2．财務負責人負責保管并掌握使用。财務章不能交給公司出納員自行保管和使用。

（三）财務人員

1．财務人員接收财務章使用申請表，并提交财務負責人審核。

2．根據總經理審批意見，财務人員進行登記，通知用章人員領用财務章。

3．财務人員接收使用後的财務章，并登記存檔。

（四）用章人員

1．用章人員填寫财務章使用申請表，并提交财務人員。

2．用章人員領取、使用财務章，并形成使用文件。

三、使用要求

（一）财務章用于支票及發票或開具收據等财務需要時使用，一般在銀行開立賬戶時需要備案留底。

（二）除上述正常的财務需要用财務章外，其他事項必須經過财務負責人報請公司總經理批準後方可使用并嚴格登記手續。凡私用财務章者一經發現給予嚴厲懲處，如給公司造成損失，一切責任損失全部由财務負責人承擔。

（三）任何人不得以任何借口在空白書面上加蓋财務章。

四、使用流程

公司财務章的使用程序如下圖所示。

印章管理

文書名稱：××公司合同章使用說明書

一、合同章使用範圍

公司合同章用于公司所有合同的簽訂。

二、職責劃分

（一）合同章由印章保管人負責保管。

（二）公司總經理負責審核營銷部的合同蓋章。

三、使用要求

（一）合同章由綜合部或營銷部專人保管，任何部門、人員不得私自借用、代用合同章，違反規定造成的後果，由印章保管人負責。

（二）凡在授權範圍内洽談的合同，報公司總經理審核後到印章保管人員處蓋章，并嚴格按照登記手續進行登記備案。

（三）未經總經理批準，沒有經辦人簽字或者在手寫的合同及空白合同上一律不得加蓋合同章，否則由當事人承擔一切經濟損失，并追究其刑事責任。

（四）凡私蓋合同章或利用合同章營私舞弊者，一經發現給予嚴厲懲處。

四、使用流程

公司合同章的使用程序如下圖所示。

文書方案

方案名稱：××公司印章管理方案

一、目标

印章是公司經營管理活動中行使職權的重要憑證和工具，印章的規範管理關系到公司正常的經營管理活動的順利開展和公司利益的有效維護。

印章管理的具體目标包括以下三點。

（一）增強印章管理的嚴肅性。

（二）杜絕違規用章行為。

（三）科學、規範使用印章，增強公司規範化運作水平。

二、管理職責的劃分

印章管理職責分工如下表所示。

三、印章的刻制

（一）印章刻制的程序

印章刻制的程序如下圖所示。

（二）印章刻制應注意的問題

1．公司印章是公司經營活動的主要憑證，任何人禁止私刻公司印章，否則将追究其法律責任并承擔由此造成的經濟損失。

2．需要刻制印章時，由公司行政部出具申請并附上需刻制的印章圖案報總經理審批。

3．經審批同意後，由行政部負責準備需要提交公安機關的申請材料，包括公司《營業執照》複印件、企業代碼證複印件、公司法人身份證複印件、公司開具的證明材料、需刻制印章草案的複印件兩份。

4．行政部負責人員應到公安機關指定的刻印機構進行刻印，并攜帶公安機關簽署的《刻制印章通知單》與《刻印委托書》等材料。

5．刻印機構印章刻制完畢後，行政部負責人員應認真檢查其是否滿足公司對印章的要求。

6．刻好的印章需要在刻印機構留下印模。

7．行政部刻印負責人員需對新刻印章進行登記，并留下印模，然後依照公司章程交給相應的負責人保管并做好記錄。

四、印章的使用

（一）印章使用的審核

1．公司員工需要使用印章時需要填寫印章使用申請表（如下表所示），将其與所需用印的文件一同上交行政部進行審核。

2．一般的印章使用由行政部經理負責審核，如部門章，重要印章使用由總經理進行審核，如企業章、企業法人章等。

3．涉及到法律方面的文件使用印章，必須經由法律顧問審核簽字。

4．印章保管人在用印前應仔細審核需要用印的文件，确定使用印章的正确性。

（二）印章使用注意事項

1．用章申請批準後，行政部負責人員應将用章情況進行登記并通知申請人員用章。

2．用章人員需在印章保管人的監督下使用印章，禁止其單獨使用印章。

3．印章使用完後，用章憑據由印章保管人負責保存，并定期交行政部存檔。

4．公司财務部使用财務的各種印章時，可不必遵守本制度中的規定。

5．公司總經理有權使用公司的一切印章。

6．公司的印章原則上不允許帶出公司使用，确因情況特殊的，必須得到行政部經理及總經理的審批，且至少有兩個人共同使用方可。

7．違反本方案造成公司損失的，公司将對其進行懲處，造成嚴重後果的移交司法機關處置。

五、變更、遺失及注銷

（一）印章的變更

各部門需要變更印章時，須在印章注銷後申請新印章。

（二）印章的遺失

1．印章遺失或保管失當導緻印章非正常使用，按公司工作事務處罰規定追究當事人的責任。

2．印章遺失，責任人要及時提出補制申請。

（三）印章的注銷

1．印章注銷，保管責任人應将印章上交行政部，并在“印章注銷申請表”中登記備查。

2．在公安部門備案的印章注銷後，由行政部登記并交人力資源部按國家相關規定辦理注銷手續。

方案名稱：××公司印章銷毀管理方案

一、實施背景

由于公司組織架構調整、業務方向調整、印章失效或磨損等原因，導緻印章暫時或永久無效，印章頒發機關應及時收回印章，并封存或銷毀。

二、印章銷毀的申請

（一）印章注銷，應由保管責任人将印章上交行政部，并在“印章注銷申請表”中登記備查。印章注銷申請表如下表所示。

（二）對于由于使用時間長、磨損嚴重需銷毀并需重新進行刻制的印章，應由原使用部門填寫印章封存、報廢單或印章銷毀申請表（如下表所示），經總經理批準後執行。

三、印章銷毀的實施

（一）由秘書室、保衛部門、檔案室共同負責銷毀。

（二）銷毀後，依印章刻制的要求進行重新刻制，并報總經理辦公室備案。

四、印章銷毀注意事項

（一）在公安部門備案的印章注銷後，由行政部登記并交人力資源部按國家相關規定辦理注銷手續。

（二）子公司要服從總公司的用章檢查，并按時上報分公司的用章記錄。總公司也可不定期抽查子公司的印章使用情況。

#行政部##文書文案#

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