記錄方法

詳細說明

摘要記錄

◆ 摘要記錄是抓住重點，摘錄要義，如發言要點、會議的決定等。摘要記錄多适用于企業内部的日常性工作會議

（2）會議記錄規範要求

對于企業而言，一份合格的會議記錄除符合以上内容要求外，還必須滿足以下規範要求，如下。

1. 記錄内容要忠實于原意，不得添加記錄人的觀點、主張，不得斷章取義；尤其是會議決定之類的東西，更不能有絲毫出入
2. 無論是詳細記錄還是摘要記錄，會議要點的記錄都應詳細、準确
3. 會議記錄的書寫要清楚規範，記錄的内容條理清晰、重點突出
4. 符合會議記錄的格式要求

4．會議記錄寫作

會議記錄包括會議組織情況、會議内容兩部分。其中，會議組織情況要求寫明：會議名稱、時間、地點、出席人數、缺席人數、列席人數、主持人、記錄人等信息；會議内容需寫明發言、決議、問題。下表提供一份××公司會議記錄表，供讀者參考。

××公司會議記錄表

會議結束後，綜合部應對整個會議的組織與服務工作進行全面總結，以積累經驗，找出不足，以便為今後做好同類會議的組織與服務工作提供借鑒。

1．會議總結形式

會議的類型不同，會議總結的形式也有所差異。詳情如下所示。

（1）小型會議總結

對于小型會議而言，主持人将參會人員的衆多意見加以集中、歸納、概括、總結，最後形成結論性意見，就是此次會議總結。

（2）大中型會議總結

對于大中型會議而言，一般都需要專門的會議總結。會議總結通常以召開總結會的形式進行，必要時還需要提交書面的會議總結報告，并交相關領導審閱。大中型會議總結至少應包含下圖所示。

1. 對會議組織和服務中存在的問題進行總結、分析
2. 對會議的組織和服務過程進行回顧
3. 對會議組織與服務過程中有關部門和人員進行表彰和獎勵
4. 對于會議組織和服務情況進行客觀評價
5. 對會議組織與服務過程中的纰漏與差錯進行總結與檢查

2．會議總結要求

綜合部要做好會議總結，至少要符合以下三項要求。

第一，要尊重客觀事實，嚴禁随意編造事實，欺上瞞下，或者走過場。

第二，要客觀總結、分析會議召開情況，提煉出紀律性的理論認識。

第三，要抓住重點，找出最具指導意義的内容，如：會議組織和服務工作中最容易犯的錯誤。

在會議管理工作中，會涉及開幕詞、閉幕詞、會議通知、會議總結、會議紀要等文件，具體的撰寫要求和操作範例如下所示。

1．會議開幕詞

（1）内容結構

開幕詞是大中型會議由主要領導在會議召開時使用的會務文書，它具有對會議的提示性和指導性的重要作用。開幕詞的内容常常對會議中需要探讨的問題進行概括性的提示，使與會者能夠對會議的議題和方向有所準備，從而達到會議良好的效果。開幕詞一般字數較少，但内容豐富，其結構較為獨特，具體内容結構如下。

标題

一種是直接寫“開幕詞”；另一種是在“開幕詞”前加上會議的名稱；還有一種是将“會議開幕詞”作為副标題，在前面加一個能夠反映會議宗旨的題目作為主标題

時間

寫在标題下方，并加上括号，表示發言人緻開幕詞的時間

稱謂

對參會人員的稱呼，一般根據會議的性質及參會人員的身份确定稱謂，如“各位領導、各位來賓”

正文

具體闡述會議目的、任務，會議的指導思想，會議的主題，會議的開法等内容

結尾

可對參會人員提出開好會議的要求，對完成會議任務提出希望

（2）範例展示

下表提供××公司年終總結表彰大會開幕式上的開幕詞，供讀者參考。

××公司20 年度總結表彰大會上的開幕詞

（ 年 月 日）

尊敬的各位領導，各位來賓，親愛的同事們：

大家好！

今天，窗外陽光明媚，室内暖意融融！在新春佳節即将到來之際，我們在這裡歡聚一堂，召開20 年度公司總結表彰大會，主要目的是為了總結一年來的工作，總結經驗，吸取教訓，共商公司未來發展大計，并對為公司各項工作的發展做出貢獻的部門、員工進行表彰和獎勵。

首先我代表××公司對××單位對本次會議的大力支持表示感謝！對來自××單位的各位來賓表示熱烈的歡迎。

為保證會議的有序進行，在會議正式開始之前，我提幾條要求：

1．請所有與會人員暫時關閉手機，不要接打電話；

2．不要在會場内、外來回走動，大聲喧嘩，或與人交頭接耳；

3．不要随地吐痰，亂扔廢棄物，不要抽煙；

4．會議結束以後，先歡送領導和來賓退場，然後依次序退場。

最後，預祝“××公司20 年年終總結表彰大會”圓滿成功！

謝謝大家！

2．會議閉幕詞

（1）内容結構

閉幕詞是大中型會議在結束時由主要與會領導向會議做的總結性文書，它與開幕詞相對應，是整個會議的結束語。閉幕詞的内容一般是對會議的進程、步驟和取得成果進行概括，對會議召開的效果與作用進行評價，并對與會者提出期望和鼓勵，從而有利于貫徹會議的主題精神及重要内容。閉幕詞的具體内容結構如下。

标題

一種是直接寫“閉幕詞”；另一種是在“閉幕詞”前加上會議的名稱；還有一種是将“會議閉幕詞”作為副标題，在前面加一個能夠反映會議宗旨的題目作為主标題

時間

寫在标題下方，并加上括号，表示發言人緻閉幕詞的時間

稱謂

對參會人員的稱呼，一般根據會議的性質及參會人員的身份确定稱謂，如“各位領導、各位來賓”

正文

具體闡述會議結束語、回顧會議步驟、評價會議成果，最後提出期望和号召

結尾

對參會人員表示感謝，并提出祝福

（2）範例展示

下表提供××公司年終總結表彰大會開幕式上的閉幕詞，供讀者參考。

××公司20 年度總結表彰大會上的閉幕詞

（ 年 月 日）

尊敬的各位領導，各位來賓，親愛的同事們：

今天的表彰大家開得很圓滿，也很成功，王經理的總結報告，既對公司一年來的發展進行了全面、客觀、公正的總結，也提出了公司第三個五年計劃的發展思路，描繪了公司美好的未來。高董事長的講話站得高、看得遠，使我們每一個人都能感受到公司的前景光明，更加堅定了我們每個人的信心，是一個振奮人心、催人奮進的大會！

會後，我們要深入學習、領會這次會議的精神，在××公司領導班子的帶領下，繼續堅持“誠信做人，踏實幹事”的經營理念，和“對社會負責，讓員工富裕”的發展方針，團結一心，共同努力、務實開拓，不斷創新，共同為力大公司的美好未來貢獻我們的力量和智慧！

20 年總結暨表彰大會到此結束。

再次感謝各位領導、各位來賓的光臨，祝所有的同事們工作順利！

謝謝大家！

3．會議通知

（1）内容結構

會議通知是會議組織管理部門向參會單位、參會人員傳達即将召開會議的基本情況，而使用的文書。一般情況下，會議通知的内容結構如下。

标題

既可以寫“發文部門 事由 文種”（如××部關于××的通知），也可以省略這種形式，直接寫“通知”兩個字

稱呼

收文大内或個人的名稱

正文

◆ 拟召開會議的基本情況

◆ 對通知内容的下一步安排或進行執行方面的指導性語言

正文

通知發文單位的名稱和發文時間

（2）範例展示

下表提供了一份××公司的開會通知單，供讀者學習和參考。

開會通知

一、會議主旨：關于××産品後期維修讨論會議。

二、會議地點：公司一樓會議室。

三、會議時間：20 年 月 日 午 時 分。

四、主持人：王××。

五、參會人員：王××（設備管理部經理）、唐××（維修部組長）、楊××（客服部經理）、趙××（财務部經理）、陶××（綜合部經理）。

六、會議主旨：

1．已維修設備的使用狀況。

2．如何控制維修成本。

3．如何安排後期的維修工作。

七、會議要求：請參會人員安排好工作，準時參加會議！

聯系人：賈×× 1234567

綜合部

20個月

4．會議紀要

（1）内容結構

會議紀要是記錄和傳達會議的情況、議定的事項、達成的協議和明确的安排等，并要求相關部門和個人了解和執行的會務文書。會議紀要撰寫時應盡力運用闡述性文字和具有較強說服力的語言，不可發表空論使會議成果無法用于實際工作的具體實踐過程。會議紀要的内容結構如

标題

包括會議名稱、主持單位、會議性質等，或會議名稱加上文中的形式

基本信息

包括時間、地點、與會人員、列席人員等，有時也隻标明時間

正文

◆ 起始：具體介紹會議基本情況、議題、議程等

◆ 主題：圍繞會議主題，闡述會議過程

◆ 結尾：總結會議結論和決議，明确工作方向并号召等

（2）範例展示

下表提供××公司客戶座談會的會議紀要，供讀者參考。

××公司客戶座談會會議紀要

（ 年 月 日）

為了解客戶的真實需求，提高客戶服務系統質量，交流經驗，分析并制定改善措施，利用客戶資源達到提高客戶服務水平的目标。20 年 月 日，公司客戶服務部張經理主持召開客戶座談會，參加會議的有孫××、梁××等28位忠實客戶，以及公司總經理趙××，公司軟件開發部、市場開發部、生産部、品質管理部、銷售部等相關部門負責人，共計50人。

客戶服務部經理張經理在會議上做了題為《創新思路，開拓新市場》的工作報告，介紹了客戶服務工作的近況和近期的工作成果，并邀請與會的28名客戶參觀了公司新建立的客戶服務系統，并對系統的開發、使用等内容展開了熱烈的讨論。

在會議過程中，客戶發言踴躍，提出了大量改進建議和意見，對提高客戶服務系統的質量起到了重要作用。經過近2個小時的讨論，公司總經理趙××為座談會做了總結發言。

與會人員一緻認為客戶服務系統的建立對企業的客戶服務水平發展起到關鍵性作用，但目前的客戶服務系統較為初級，應深入挖掘内在作用，以達到系統的完善和穩定。

本次座談會上，總經理趙××明确要求落實以下措施。

（具體措施略）

5．會議總結

（1）内容結構

會議總結的結構一般包括标題、正文和落款三個部分。落款即署名和署時，可以寫在标題之下，也可以寫在文尾。詳情如下。

标題

◆ 綜合性總結一般采用“總結單位 總結時限 文種”的形式

◆ 專題性總結較為靈活，可以直接采用内容的概括形式，省略總結單位和總結時限

◆ 為使重點突出，也可以采用正副标題的寫法，正标題用來揭示總結的主題，副标題用來指明總結的内容、單位、時間等

正文

◆ 前言：概括地交代總結的基本内容（如：會議内容、時間、地點、背景、事件經過等），也可将經驗、教訓簡短概括出來

◆ 主體：包括會議取得成績與經驗

◆ 結尾：可以是總結性話語、可以是前景展望，也可以省略此部分内容

落款

總結的落款要寫明總結的單位名稱以及成文年月日。如果在标題中已标明了總結的單位名稱，落款中這一部分便可以省略。

（2）範例展示

下表提供××公司秋季銷售會議總結，供讀者參考。

××公司秋季銷售會議總結

會議時間：20 年 月 日

會議地點：××省××市××中路 号

會議主題：20 年第三季度銷售情況彙報與分析

參會人員：集團高層領導，分公司、辦事處相關工作人員

會議回顧：

20 年 月 日上午9：00～10：00，公司營銷總監陸××就第三季度的銷售情況進行總結與分析，讓各銷售人員能從全局認識到公司目前的銷售趨勢及個人對公司的貢獻率。上午10：30～12:00，分公司、辦事處人員展開對各自市場的綜述及分析，其中出現彙報内容特别突出的銷售人員包括：××分公司張經理、××辦陳經理等。

20 年 月 日上午14：00～16：00，參會人員對銷售工作中面臨的問題進行讨論，以增強了同事之間的了解，并把問題從不同層面不同角度反應出來并作分析及解決。20 年 月 日上午16：30～18：00，開展對新産品的培訓。

成績與經驗：

我們的會議時間雖然短暫，但内容非常務實，參會人員了解了第三季度産品銷售情況，尋求各自問題的解決辦法；更對公司新産品有了充分的認識，為新産品推廣提供了基礎。希望我們的銷售團隊在下一季度再創輝煌。

#會議##人力資源##會議管理#

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