以前一次偶然的機會，有幸随全球飲料巨頭市場部主管學習過郵件和會議應用的技巧，得益于這些技巧，自己在工作中也積累了不少經驗。

這些年在職場中認識無論是小白or資深人士，發現他們許多人都沒有懂得如何正确書寫郵件，更有部分人存在讓人啼笑皆非的陋習。

有時候他們發出去的郵件雖然不至于被人回複恥笑，但是想必具備專業水平和外企文化的人在看到的那一刻已經對你的背景了如指掌。

郵件的書寫展現的是一個人的談吐、背景、資質，如果你不會寫郵件，會讓人對你印象分大減哦！尤其是日常商務往來，很多時候我們跟客戶的第一次接觸是在郵件上，一封好的郵件impressed對方。

E-mail由3個sections組成：主題、正文、結束語，我們分别看看每個section運用得好的秘籍:

【主題】

遵循以下三個原則來善用主題！郵件的主題是直接顯示在收件人的郵件目錄裡，你的收件對象肯定會優先處理那些跟自己密切相關的标題文件。

①善用【】這個醒目的中括号，把重點核心内容放進去，後跟郵件内容概要或者内容所屬的項目名稱；

②把重要的字眼放在主題的靠前位置；

③主題一定要言簡意赅，讓人一目了然知道這封郵件是跟什麼事情有關的？例如以下，Cecilia不需要打開就知道這是一封需要她批複的郵件。如果有時間限制的，并且對方是你的客戶或者上司，你還可以這樣寫【需勞煩Cecilia在17：00前批複】後跟郵件相關項目名稱。

切忌寫完中括号裡的内容就完事，後面一定要跟郵件相關的内容，中括号裡隻能是特别提醒的内容！

【正文】

注意電子郵件都是英文書寫格式，所以另起一行也必須從頂格開始！

很多沒有系統學習過郵件書寫的人都習慣在郵件稱呼第二行起空兩格再開始寫内容，這是錯誤的！

還有屢次在稱呼對方“Dear XXX”後，還寫上一句“你好”的，也是錯誤的。西方在稱呼Dear XXX，已經是包含了問候的意思，你還重複一句“你好”，非常突兀，也暴露了你英文渣得不行。

Dear和你好，二選一，即可。

面對跟你還不熟悉的人，尤其是初次接觸的，開頭直接寫對方名字，第二行起寫“您/你好”，會更加合适。這不難理解吧？初次接觸就跟對方dear dear的，就像你一個初出茅廬的小夥子，第一次随領導去客戶公司拜訪，見到客戶老闆，居然上前就是一個搭肩膀稱呼對方哥們一樣，合适嗎？不尴尬嗎？

有附件的郵件，附件内容必須在正文也提及，為了方便客戶閱讀，讓對方選擇是否打開附件詳細看。我習慣每次發郵件之前都先把附件插好，避免每次總是寫到最後忘記放附件就發出去了。

寫郵件正文切記不能啰啰嗦嗦言不由衷，尤其是面對外企的客戶，他們人均每天接收郵件上百封，如果你每每發出一些讓人看着不耐煩，甚至來氣的郵件，久而久之，客戶就不待見你了。

需要對方回複或者注意的事項，highlight或者加粗字體表示，并且注明相關的deadline；

highlight的顔色不能亂用，否則你的郵件正文成了五花肉慘不忍睹。highlight通常分為字體本身顔色，以及字底部填充背景色，酌情使用，通常字體用紅字，底部填充則用亮黃色或者淺綠色。

遵循視覺原理，細線條用深色，背景色塊用亮淺色為宜。

【結束語】

結束語遵循禮貌且熱情的原則即可，切記命令式的結束語，以及重複的祝福語。

視乎你和收件人的關系，結束語可以适當使用标點符号組成的表情來調劑氛圍。例如以下的“請随時聯系我”後面可以跟 ：） 這樣的笑臉符号，讓對方知道你十分樂意随時為他效勞。

結束語之後就是每封郵件底部的個人名片了，建議設置名片的顯示是包含每次發出/回複/轉發的郵件，都帶有你的名片，這樣方便大家看到你的聯系方式，不用找來找去的。

最後補充兩點：

（一）郵件的tone

無論是主題、正文，還是結束語，都必須按照收件人跟自己的關系來區分禮貌對待。

如果是上司、客戶，使用敬語，全程用“您”代替“你”；

平級之間可以表達得适當活潑一些，讓對方感受到你的親切和友好；

發給下屬的則适當給予鼓勵和關心。

（二）善用抄送和密送名單

至今還傻傻分不清抄送和密送的人還存在嗎？相當多！

首先，主送名單肯定是必須收到你郵件的人，相當于小說裡的主人公!抄送名單裡放需要同步了解郵件内容的人就行了，至于密送名單，切記是你不希望收件人（包括抄送對象）知道此郵件還發給了誰？

為安全起見，一般我不會使用密送，而是選擇将已發送成功的轉發給需要了解這封郵件内容或者這項工作進展的人，例如上司，或者團隊裡的其他成員，他們不對外，但是可以通過郵件的轉發讓他們了解你工作對外溝通的進展。

密送還有一個好處是，可以将郵件同時發給所有收件人，但收件人們不知道都有哪些人收到你的郵件。這個功能适用于例如項目統一發标給所有競标公司，人數太多，挨個發效率低，統一發，保密發，可以使用密送功能。

現在有些郵箱有“分别發送”功能，也很好解決這方面的要求。

寫郵件跟掌握溝通技巧一樣重要，因為郵件往來本身就是一種溝通！

大家在寫郵件這件事情上有哪些煩惱或者發生過哪些有趣的事嗎？歡迎留言分享@大瑪奇朵

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