每個人在給員工和同事發郵件之前都應該知道的事情

盡管短信和社交媒體很流行，但電子郵件仍然是商業世界中最常見的書面溝通方式，也是最常被濫用的。太多的時候，電子郵件信息都是猛烈的、咆哮的、叫嚣的--仿佛簡明扼要就意味着你必須聽起來很霸道。但事實并非如此。

考慮一下這封最近發給一所大型大學校園内所有員工的電子郵件：

是時候更新你們的教職員工停車證了。新的車标需要在11月1日前完成。停車規則和條例》規定，所有在校園内行駛的車輛必須顯示當前的車标。

在這條信息前面打上 "你好！"并不能解決問題。它隻會增加一種虛假的親切感。

相反，想想看，如果我們簡單地加上一個 "請 "字，并直接向讀者緻意，那麼這封郵件會更漂亮，更簡短，也可能更有效：

請在11月1日之前更新您的教職員工停車證。

當然，如果郵件的作者真正為讀者着想，他們可能會加入另一個有用的小插曲：提示如何以及在哪裡更新停車證。以關于停車位貼紙的郵件為例，嘗試将這些技巧融入到自己的寫作中，以獲得更好、更清晰、更有效的郵件。

1、始終用一個對讀者有意義的主題來填寫主題行。不是 "貼紙 "或 "重要！"而是 "新停車貼紙的截止日期"。

2、把你的主要觀點放在開場白中。大多數讀者不會為了一個驚喜的結局而堅持下去。

3、永遠不要用一個模糊的 "這個 "開始一條信息--比如 "這個需要在5點前完成"。一定要明确你要寫的内容。

4、不要使用所有的大寫字母（不要大喊大叫！），也不要使用所有的小寫字母（除非你是詩人E. E. Cummings）。

5、作為一般規則，PLZ避免使用文本語言（縮寫和首字母縮寫）。你可能會ROFLOL（滾在地闆上笑出聲）， 但你的讀者可能會留下疑惑WUWT（這是怎麼回事）。

6、要簡短而有禮貌。如果你的信息超過兩三段，考慮(a)減少信息或(b)提供一個附件。但在任何情況下，都不要發火、咆哮或吠叫。

7、記得說 "請 "和 "謝謝"。而且是真心話。例如，"謝謝你理解為什麼下午的休息時間被取消了 "是很傲慢和小氣的。這是不禮貌的。

8、在簽名區添加适當的聯系信息（在大多數情況下，你的姓名、營業地址和電話号碼，如果你的公司要求，還要加上法律免責聲明）。你需要用巧妙的引言和藝術作品來擾亂簽名區嗎？可能不需要。

9、在點擊 "發送 "之前，先進行編輯和校對。你可能會認為你太忙了，沒時間為小事出汗，但不幸的是，你的讀者可能會認為你是一個粗心的傻瓜。

10、最後，及時回複嚴肅的消息。如果你需要超過24小時來收集信息或做出決定，請發送一個簡短的回複，解釋延遲的原因。

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