在微信已經發達到24小時随時在線，随時可溝通的現在，郵件的重要性似乎正在下降，越來越多的人甯可選擇在微信中直接用語音來說，也不太願意寫一封郵件了。

但即使如此，郵件在商務溝通中，還是占據着非常重要的份量。工作安排、活動通知、方案彙報、正式邀請等事項一般都會通過郵件進行完成。

在日常工作中，不知你有沒有碰到過這樣的情況：

• 郵件寫完之後，發現忘了添加附件，發出去之後急急忙忙加了一句“不好意思，剛才忘了添加附件……”
• 沒有主題就把郵件發了出去，雙方來回的郵件中一直挂着“無主題”幾個字，好不尴尬。
• 郵件裡寫了好多内容，對方卻一直沒有給你回複……

通過郵件可以觀察到一個人的工作狀态，所以，郵件也是一個展示自己的平台。

郵件用得好，升職跑不了。

為了讓大家使用好電子郵件這個工具，少犯錯，今天這篇文章總結了一些使用電子郵件需要注意的要點，以及千萬不要做的事情。

1、一封郵件隻說一件事情

一封郵件不要表達多件事情。如果想讨論多件事情，可以分别寫多封郵件探讨。

2、标題要簡單直接

标題要簡單直接，并要注意主題的細節。如果想給大家發周會備忘錄，标題寫成“周會備忘錄”不如寫成“周會備忘錄-20170920”更好。

郵件有一個好處是可以随時搜索查看，日後去搜索的時候，郵箱裡躺着一堆“周會備忘錄”和帶有日期标記的“周會備忘錄”，哪種做法會更好？不要怕麻煩，越細緻越好。前期的麻煩是為了後續溝通更加節省雙方的時間。

3、适當使用标簽

如果特别重要、緊急，可以在标題加上“【重要】”、“【緊急】”甚至可以加上“【今天内回複】”的标簽。

收件方很可能每天收到幾十封郵件，通過這樣的方式讓對方先看你的郵件，以免漏掉了重要信息，耽誤項目進展。

4、開頭要稱呼對方

相比“Hi”和“Dear”，不如直呼對方的名字，而且注意一定不要把别人的名字寫錯！每個人都會特别在意自己的名字，寫上對方的名字是禮貌和尊重，也會讓對方有更多好感。

5、郵件開始就要說明來意

郵件的整體結構可以為：表明主題、細節闡述、小結。表達上盡量簡潔，所有信息圍繞主題，不相關的内容删掉。

6、别忘了添加附件

很多人發郵件經常犯的一個錯誤是郵件發出去之後，發現忘了添加附件。所以發郵件的時候最好的習慣是：先添加附件，然後寫正文，然後是主題，最後寫上收件人。這樣可以避免忘記發附件的尴尬。

為什麼正文在前，主題在後，收件人在最後？很多郵件在寫的時候并不知道如何準确地表達主題，所以如果在主題上卡殼了，在郵件正文寫完之後，主題自然也能寫得更明确。收件人放在最後寫是因為怕郵件寫到一半，不小心誤發了出去，從而造成尴尬。

7、注明收件人變化情況

在多人讨論的郵件中，如果删掉了某個收件人或添加了某個收件人，要在郵件一開始注明。比如在郵件一開頭注明“ 張明”，或者“-王二”，這樣所有收件人知道哪些人加入了讨論，哪些人離開了讨論。

1、能用文字的就别用圖片

首先加載速度慢，在手機上看更是效率低。其次不能檢索，後期查起來太麻煩。最後每個人的審美不同，正常的文字至少不會減分。

其實這事和在微信上溝通是一樣的：能發文字就别發語音。

2、簡化郵件中的鍊接

如果有鍊接需要添加，那就去用專業網站縮短它。看起來簡潔明快，不會讓人覺得反感。可參考的“短網址”網站如百度短網址。

溝通的第一原則：能當面溝通的不要通過電話，能電話溝通的不要通過文字。如果當面溝通或電話溝通更合适的内容，就不要寫電子郵件。否則就是浪費自己和對方的時間。

1、寫收件人感興趣的事情

别寫自己的事情，寫對方感興趣的事情。從一開始就寫能引起對方興趣的事情。

2、不要讨論複雜話題

電子郵件适合闡述“事實性”的内容，比如會議紀要、合作備忘、周報等内容，尤其适合在一些口頭讨論形成共識和決議的時候，作為“雙方共同認可”的内容作為備忘。

不要通過電子郵件讨論有複雜議題或有重大分歧的話題，尤其涉及多個人的時候。這種情況更适合約一個工作會議讨論解決。

3、不要讨論機密

不要在郵件裡讨論公司機密或别人的隐私。對于規範的公司而言，公司郵件是公司資産，如果不希望被讨論的内容被别人看到，不要在郵件裡讨論。這既是對公司的保護，也是對你自己的保護。

4、區分發送、抄送與密送

發送（TO）給需要知悉且希望對方回複的人（收件人），抄送（CC）給“需要知悉但不需要回複”的人，不要使用密送（BCC）。

收件人是溝通的直接對象，郵件正文放上收件人的名字。與這個主題相關的人是抄送對象，可以不寫抄送對象的名字，你認為需要知悉這件事情的人都可以抄送給對方，但是請謹慎使用，因為每個人每天都會收到很多郵件，不要打擾與主題無關的人。

“密送”這個功能的設計本意是希望所有的收件人/抄送人不知道密送對象，但這個功能的設計就像把大家的讨論給某個人“打小報告”。認為這樣的态度不夠敞亮，非常不提倡使用“密送”這個功能。

5、謹慎使用自動回複功能

如果設置，請務必對同一收件人發送一次。有些人在休假或外出的時候，會将郵箱設置自動回複，這本是好意。但有些系統會對每一封郵件進行自動回複，這對收到自動回複的人是一個極大的騷擾。在設置自動回複功能的時候，務必多測試幾遍，僅對同一收件人發送一次。

6、不要發洩情緒

發出去的郵件就是潑出去的水。如果看到别人郵件讓你情緒激動或者憤怒的時候，不要發郵件。發郵件把對方臭罵一頓或許很爽，但是發完之後你一定會後悔。如果你要發洩情緒，不妨在自己的個人筆記裡罵，不要寫在郵件裡。

重要的郵件寫完之後最好再檢查一遍，看看有沒有不合适的表達。越是重要的郵件，越要多小心細緻。如果不是特别緊急，也可以在郵件寫完之後，喝點東西，或者和同事聊幾句，過一會兒再來看看自己之前寫的郵件有沒有不合适的地方。

還有一個辦法是：可以找一位同事幫忙看看郵件中有沒有不合适的表達。他提的意見可能不一定中聽，但作為“普通讀者”的意義和價值非常重要。他如果有不好的感受，一定要用更好的表達方式去寫這封郵件。

文章選自《職場寫作速成指南》第1課時

主講老師：師北宸

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