第一節：文字的格式

在文檔中如何輸入一個X的平方：先輸入“X2”，然後将2選中，打開“格式”菜單，單擊“字體”命令，打開“字體”對話框，在下面的“效果”欄中選擇“上标”，單擊“确定”按鈕，這樣就可以了(如圖1)。

這個上标是文字格式的一種，在Word裡，有關字的特殊效果基本上是用文字格式來實現的。下面說一下文字的格式：

文字的格式可以說就是文字的外觀，文字的字體和字号是最常用的文字格式。此外在Word裡面可以設置的文字格式還有很多。我們來看一下：選中這裡第一段的文字，單擊工具欄上的這個“加粗”按鈕，選中文字的筆畫就變粗了；再單擊這個按鈕，讓按鈕彈起來，文字又恢複原狀了；單擊這個“傾斜”按鈕，可以把文字變成斜體顯示；單擊“下劃線”按鈕，選中的文字下面就出現了下劃線。想把這個下劃線設置成紅色的波浪線，單擊“下劃線”按鈕中的下拉箭頭，選擇這種波浪線，下劃線變成波浪線了；再單擊這個箭頭，這次選擇“下劃線顔色”項，從彈出的顔色面闆中選擇“紅色”，在文檔中單擊取消選擇狀态，它就變成你要的樣子了。

選中文字，單擊工具欄上的“字符邊框”按鈕，選中的文字周圍就出現了一個邊框，再單擊這個“字符底紋”按鈕，文字又添加上了底紋。給文字添加邊框和底紋不但能夠使這些文字更引人注目，而且可以使文檔更美觀。當然，讓文字以不同的顔色顯示，也能起到突出顯示的作用。選中文字，單擊“格式”工具欄上的“字體顔色”按鈕中的下拉箭頭，從彈出的面闆中選擇“粉紅”，文字的顔色就改變了，取消選定，在Word中還可以對文字在橫向上進行縮放：選中文字，單擊“字符縮放”按鈕中的下拉箭頭，選擇150%，文字就變寬了(如圖2)。

選中文字，打開“格式”菜單，單擊“字體”命令，打開“字體”對話框，單擊“文字效果”選項卡，單擊“動态效果”列表中的“赤水情深”，單擊“确定”按鈕，這樣就設置好了。剛才的那個對話框裡好像還有很多選項，這些也都是文字的格式，不過我們平常能用到的不多。如果你感興趣的話，可以看對話框的預覽框中顯示的效果(如圖3)。

選中要設置的文字，打開“格式”菜單，單擊“字體”命令，打開“字體”對話框，在這裡就可以設置文字的格式了。需要說明的是，這裡的字體設置是把中文字體是和西文字體分開的，而不是像工具欄把中西文一起設置。單擊“中文字體”下拉列表框，選擇“黑體”，單擊“西文字體”下拉列表框，選擇“使用中文字體”，這樣就可以讓西文字體也使用黑體。在“字形”列表框中選擇“加粗”，從預覽框中可以看到文字的變化，它的作用相當于選擇了工具欄中的“加粗”按鈕；從字号列表框中選擇“二号”，預覽框中的文字同時變大了；單擊“文字顔色”下拉列表框中的箭頭，單擊“其它顔色”按鈕，從彈出的顔色設置對話框中選擇想要的顔色，單擊“确定”按鈕，把顔色賦給選定的文字；單擊“下劃線”下拉列表框中的下拉箭頭，選擇這種較粗的雙線，然後這裡的“下劃線顔色”就成為可選項了。單擊這個下拉箭頭，從面闆中選擇“粉紅”，單擊“确定”按鈕，選中的文字格式就設置好了。

第二節　段落的格式

把光标定位在要設置的段落中，打開“格式”菜單，選擇“段落”命令，打開“段落”對話框，在“間距”選擇區中，單擊“段後”設置框中向上的箭頭，把間距設置為“6磅”，單擊“确定”按鈕，這樣這個段落和後面的段落之間的距離就拉開了，這裡的段和段之間并不是用回車來分開的。

在Word裡我們通常用的段落的對齊方式有四種，分别是兩端對齊、居中、右對齊和分散對齊。這表示光标所在段落的對齊方式是兩端對齊；我們單擊這個“居中”按鈕，這是居中的效果；單擊“右對齊”按鈕，這是右對齊的效果，再單擊這個“分散對齊”按鈕，文字就這樣來排列了。

Word的左對齊，因為用得比較少，所以在Word裡沒有把左對齊按鈕放到工具欄上來。日常使用中通常都是用兩端對齊來代替左對齊。實際上，左對齊的段落裡最右邊是不整齊的，會有一些不規則的空，而兩端對齊的段落則沒有這個問題。

行距就是行和行之間的距離，選中全文，打開“格式”菜單，單擊“段落”命令，單擊對話框中“行距”下拉列表框中的下拉箭頭，選擇“1.5倍行距”，單擊“确定”按鈕，就可以改變整個文檔的全部行距了。

段落的縮進有首行縮進、左縮進、右縮進和懸挂縮進四種形式，标尺上有這幾種縮進所對應的标記。這幾個标記分别代表了段落不同部分的位置：首行縮進就是一段文字的第一行的開始位置空兩格，首行縮進标記控制的是段落的第一行開始的位置；标尺中左縮進和懸挂縮進兩個标記是不能分開的，但是拖動不同的标記會有不同的效果；拖動左縮進标記，可以看到首行縮進标記也在跟着移動，也就是說懸挂縮進标記隻影響段落中除第一行以外的其它行左邊的開始位置，而左縮進标記則是影響到整個段落的。如果要把整個段的左邊往右挪的話，直接拖這個左縮進标記就行了，而且這樣可以保持段落的首行縮進或懸挂縮進的量不變。右縮進标記表示的是段落右邊的位置，拖動這個标記，段落右邊的位置發生了變化。需要比較精确定位的地方可以按住Alt鍵後再拖動标記，這樣就可以平滑地拖動了。

此外我們還可以利用Word提供的自動套用格式功能來設置一些常用文檔的格式：打開“格式”菜單，單擊“自動套用格式”命令，打開“自動套用格式”對話框，選擇套用文檔類型為“常用文檔”，單擊“确定”按鈕，Word就自動套用了默認的常用文檔樣式來給這個文檔排版了；當然也可以選擇“信函”和“電子郵件”兩種樣式來進行設置。

段落格式也可以通過對話框來設置：打開“格式”菜單，單擊“段落”命令，打開“段落”對話框，在“縮進”一欄中單擊“特殊格式”下拉列表框，從列表中選擇“首行縮進”，在後面的輸入框中輸入縮進的數值，設置好左右縮進的距離，（可以設置負值）單擊“确定”按鈕，段落的格式就設置好了(如圖4)。

第三節　邊框和底紋

把光标定位到要設置的段落中，打開“格式”菜單，打開“邊框和底紋”對話框，選擇“方框”，在“線型”列表框中選擇虛線，單擊“顔色”下拉列表框中的箭頭，從彈出的面闆中選擇“藍色”，然後在這個“應用範圍”下拉列表框中選擇“段落”，單擊“确定”按鈕，我們就給這個段落加上了一個邊框(如圖5)。

再來加一個底紋：打開剛才的對話框，單擊“底紋”選項卡，将填充顔色選擇為“灰色-30%”，同樣把“應用範圍”選擇為“段落”，單擊“确定”按鈕，段落的底紋就設置好了(如圖6)。

還可以通過工具欄來給段落設置邊框和底紋，單擊“常用”工具欄上的“表格和邊框”按鈕，在界面中出現“表格和邊框”工具欄，單擊“繪制表格”按鈕，取消繪制表格狀态；選中要添加邊框的段落，單擊“邊框”按鈕的下拉箭頭，從彈出的面闆中選擇“外部邊框”按鈕，選中的段周圍就出現了邊框，單擊“底紋”按鈕的下拉箭頭，選擇“灰色30%”，就給選中的文字添加了底紋。

這裡還可以自己定義邊框線：使用“線型”下拉列表框選擇線型為雙線；選擇顔色為“藍色”，單擊“邊框”按鈕的下拉箭頭，選擇“左框線”單擊，就可以給段落設置一個藍色雙線的左框線　　

打開剛才的對話框，單擊“頁面邊框”選項卡，單擊“藝術型”的下拉列表框，選擇第一個“蘋果”單擊，注意這裡的“應用範圍”是“整篇文檔”，單擊“确定”按鈕，我們就給這個文檔設置了一個藝術型的頁面邊框。

第四節　項目符号和編号

自動識别輸入：當輸入1，頓号，然後輸入項目，回車，下一行就出現了一個“2、”，如果認為輸入的是編号，就會調用編号功能，設置起編号來很方便。不想要這個編号，按一下Backspace鍵，編号就消失了。

Word的編号功能是很強大的，可以輕松地設置多種格式的編号以及多級編号等。一般在一些列舉條件的地方會采用項目符号來進行。選中段落，單擊“格式”工具欄上的“項目符号”按鈕，就給它們加上了項目符号。和去掉自動編号的方法一樣，把光标定位到項目符号的後面，按Backspace鍵，就可以了。另外還有一種作法：把光标定位到要去掉的項目符号的段落中，單擊“格式”工具欄上的“項目符号”按鈕，也可以把這個項目符号去掉。

改變項目符号的樣子：打開“格式”菜單，單擊“項目符号和編号”命令，打開“項目符号和編号”對話框，現在是“項目符号”選項卡，選擇一個喜歡的項目符号，然後單擊“确定”按鈕，就可以給選定的段落設置一個自選的項目符号了(如圖7)。

自定義一個：打開“項目符号和編号”對話框，選擇一個項目符号的樣式，單擊“自定義”按鈕，打開“自定義項目符号列表”對話框，單擊“項目符号”按鈕，打開“符号”對話框，從“字體”列表中選擇一種喜歡的字體，然後選擇一個喜歡的符号，單擊“确定”按鈕，回到“自定義項目符号列表”對話框，單擊“确定”按鈕，就可以把剛才選中的符号作為項目符号了(如圖8)。

打開“格式”菜單，單擊“項目符号和編号”命令，打開“項目符号和編号”對話框，現在這裡默認的就是“編号”選項卡了，有很多的編号可以選擇(如圖9)。

想用中文的一、二、三也可以，但要設置一下。選擇一種編号，單擊“自定義”按鈕，打開“自定義編号列表”對話框；從“編号樣式”下拉列表框中選擇中文的“一，二，三 …”，在上面的“編号格式”的輸入框中就出現了我們選擇的樣式，我們在後面輸入一個頓号，将括号删除；從右面的預覽框中可以看到設置的效果。單擊“字體”按鈕，打開“字體”對話框，将“中文字體”設置為“楷體”，單擊“确定”按鈕，回到“自定義編号列表”對話框，可以看到編号的字體已經變成楷體了(如圖10)。

第五節　制表位

要使文字在分隔後再對齊，可以使用空格，但這樣往往沒有辦法對齊，因此要使用制表位來進行設置。先來設置一下：打開“工具”菜單，單擊“選項”命令，打開“選項”對話框，在“視圖”選項卡中的“格式”選擇區中将“制表符”前面的複選框選中，單擊“确定”按鈕(如圖14)。

在文檔中，選項A和B之間有一個灰色的箭頭，這個就是制表符，将光标定位到下面，輸入一個A，按一下Tab鍵，再輸入一個B，在标尺的中間位置單擊，文字的位置發生了變化，這就是制表位在起作用。剛才在标尺的中間位置單擊設置了一個制表位，這個B就是以設置的制表位的地方來對齊的。通常是在不想使用表格但又想獲得有合适對齊方式的列表中使用制表位，先設置好制表位，在标尺上單擊，設置一個左對齊式制表位，單擊标尺左上角的制表符，把當前設置的制表位變成居中式制表位，再在标尺的合适位置單擊，設置一個居中式制表位，然後輸入文字；每個制表符後的文字都按照制表位的位置對齊了，在左對齊制表位下的文字靠左對齊，而居中式制表位下的文字則是居中對齊。

這個目錄裡的這些編号就是用制表位來定位的，同時它們也使用了前導字符。我們來做一下：新建一個文檔，打開“格式”菜單，單擊“制表位”命令，打開“制表位”對話框，在輸入框中輸入“8”，“對齊方式”選擇“右對齊”，“前導字符”選擇小圓點，單擊“确定”按鈕，回到文檔的編輯狀态(如圖15)。輸入“第一章”，按一下Tab鍵，輸入1，現在在1的前面就有小圓點和前面的“第一章”相連。 　　

總結：這一課學習了文字的格式、段落的格式、邊框和底紋、項目符号、編号和多級編号，還有一個制表位。

第六節　使用格式

格式刷就是“刷”格式用的，也就是複制格式用的。在Word中格式同文字一樣是可以複制的：選中這些文字，單擊“格式刷”按鈕，鼠标就變成了一個小刷子的形狀，用這把刷子“刷”過的文字的格式就變得和選中的文字一樣了。

我們可以直接複制整個段落和文字的所有格式。把光标定位在段落中，單擊“格式刷”按鈕，鼠标變成了一個小刷子的樣子，然後選中另一段，該段的格式就和前一段的一模一樣了。

如果有好幾段的話，先設置好一個段落的格式，然後雙擊“格式刷”按鈕，這樣在複制格式時就可以連續給其他段落複制格式；單擊“格式刷”按鈕即可恢複正常的編輯狀态。

另外還可使用組合鍵：　Ctrl Shift C、　Ctrl Shift V

把光标定位在第一段中，按Ctrl Shift C鍵，把格式複制下來，再把光标定位到第二段中，按Ctrl Shift V鍵，上個段落的格式就複制了過來；再把光标定位到第三段中，按Ctrl Shift V鍵，格式也複制到了這裡。

第七節　樣式

如果想把文檔中所有小字的字體變成“幼圓”，若用格式複制的話要費好多時間，如果用樣式來設置就很簡單了，文檔中這些字體都使用了“正文”的樣式，将光标定位在該段落中，打開“格式”菜單中“樣式”對話框(如圖2)：

選中“樣式”中的“正文”，單擊“更改”按鈕，彈出“更改樣式”對對話框(如圖3)：

單擊“格式”按鈕，從彈出的菜單中選擇“字體”，打開“字體”對話框：

選擇“中文字體”為“幼圓”，“西文字體”為“使用中文字體”，單擊“确定”按鈕，回到“更改樣式”對話框，單擊“确定”按鈕，回到“樣式”對話框，單擊“關閉”按鈕，文檔就按我們的要求變化了。

樣式，可以說是一種格式的組合，格式刷在複制格式時是連同樣式一起來複制的。

我們來設置一個标題的樣式：選擇文檔中的任意一個段落，然後把它們的格式設置為我們要求的樣子：黑體、加粗、居中、一号字，然後把光标定位在這個段中，打開“格式”菜單，單擊“樣式”命令，打開“樣式”對話框，單擊“新建”按鈕，彈出“新建樣式”對話框，在“名稱”一欄輸入“黑體标題”，确認“樣式類型”為“段落”，單擊“後續段落樣式”下拉列表框，選擇我們剛起的名字“黑體标題”，單擊“确定”按鈕，這個樣式就建立好了。單擊“關閉”按鈕返回編輯狀态(如圖5)。

剛才是把格式都設置好了再新建樣式的，所以不用在對話框中設置樣式包含的各種格式，不過再更改樣式時就一定要在對話框中進行了。我們來試一下新建的樣式：把光标定位到下面的一個段落中，單擊“樣式”下拉列表框的下拉箭頭，這裡就出現了剛才建立的“黑體标題”樣式，單擊它，就把剛才設置的樣式應用過來了。

第八節　樣式和格式的查找、替換

跟查找和替換文字的差别不大。打開“編輯”菜單，單擊“查找”命令，打開“查找”對話框，單擊“高級”按鈕，單擊“格式”按鈕，從彈出的菜單中單擊“字體”命令(如圖6)。

打開“字體”對話框，選擇“字型”、“字體顔色”，單擊“确定”按鈕，單擊“查找下一處”按鈕，就可以從文檔中找到使用這種格式的文字了(如圖7)。

如果希望把這些文字都删除，單擊“替換”選項卡，在“替換為”輸入框中不進行設置，單擊“全部替換”按鈕，Word給出提示替換了多少地方，單擊“确定”按鈕，回到“查找和替換”對話框，單擊“關閉”按鈕，Word已經把這種格式的字符都删除了（如圖8)。

樣式也可以這麼做：打開“查找”對話框，單擊“格式”按鈕，選擇菜單中的“樣式”命令，打開“查找樣式”對話框，從“樣式”列表中選擇“标題1”，單擊“确定”按鈕，單擊“查找下一處”按鈕，單擊“取消”按鈕，Word就自動把光标定位到了文檔中使用下一處“标題1”樣式的地方。

以後可以用查找樣式和格式來找内容了。還可以直接把一種樣式替換為另外一種，也不用更改樣式的設置，很方便。

第九節　分欄

打開“格式”菜單，單擊“分欄”命令，打開“分欄”對話框，選擇“兩欄”，單擊“确定”按鈕，現在我們的文檔就是按兩欄來排版的了(如圖9)。

若讓一段文字分四欄顯示，先選中整個段落，然後打開“格式”菜單，選擇“分欄”命令，打開“分欄”對話框，在“欄數”輸入框中輸入“4”，“應用範圍”選擇“所選文字”，單擊“确定”按鈕，文檔就設置好了。

調整欄寬：打開“分欄”對話框，這裡有“欄寬”和“間距”兩個輸入框，單擊“欄寬”輸入框中的上箭頭來增大欄寬的數值，“間距”中的數字也同時變化了。單擊“确定”按鈕即可。

在分欄中間加分隔線：打開“分欄”對話框，選中“分隔線”前的複選框，單擊“确定”按鈕，在各個分欄之間就出現了分隔線(如圖10)。

設置欄寬不等：打開“分欄”對話框，選擇“偏左”，然後單擊“确定”按鈕，這樣就設置了一個偏左的分欄格式；如果想設置多欄的不等寬分欄，先打開“分欄”對話框，在“欄數”輸入框中輸入“3”，确認“欄寬相等”前的複選框沒有選中，對各個欄寬分别進行設置，單擊“确定”按鈕，一個不等寬的三分欄就設置好了。

使用分欄符在段落結束位置開始分欄：把光标定位到這個段落的後面，打開“插入”菜單，單擊“分隔符”命令，從彈出的“分隔符”對話框中選擇“分欄符”，單擊“确定”按鈕，這樣就可以了。

第十節　特殊排版方式

打開一篇文檔，單擊“常用”工具欄上這個“更改文字方向”按鈕，整篇文檔的文字就變成了豎排的了。再單擊這個按鈕，文字方向又變回來了。

在文檔的任意位置單擊右鍵，單擊快捷菜單中的“文字方向”命令，可以打開“文字方向”對話框，選擇任一中格式。打開“格式”菜單，單擊“文字方向”命令，打開的對話框同使用右鍵快捷菜單打開的是相同的。

上面講的都是對整篇文檔的文字方向進行更改，也可以選定一部分内容進行豎排：選中一段文字，在标尺的灰色部分雙擊，打開“頁面設置”對話框，單擊“文檔網格”選項卡，在“文字排列”一欄中選擇“豎排”，在“應用于”中選擇“所選文字”，單擊“确定”按鈕，我們所選擇的文字就變成了豎排的格式；而且同其它的文字也分了頁(如圖12)。

若給新字注上拼音，先選中“新”字，打開“格式”菜單，單擊“中文版式”選項，單擊“拼音指南”命令，打開“拼音指南”的對話框，Word就自動給這個字添加了一個拼音，其中拼音後面的數字表示的是聲調；單擊“确定”按鈕，文檔中的“新”字就有拼音了(如圖13)。

如果不想要了也可以把拼音删除：選中“新”，打開“拼音指南”對話框，單擊“全部删除”按鈕，單擊“确定”按鈕，文檔中“新”字的拼音就消失了。

選中文檔中要設置拼音的文字，單擊“其它格式”工具欄上的“拼音指南”按鈕打開“拼音指南”對話框，單擊“組合”按鈕，文字和拼音都分别合并到了一個輸入框中，單擊“單字”按鈕，各個字和他們的拼音都分開放置了(如圖14)。

使用“默認拼音”按鈕可以把當前所選文字的拼音設置為Word默認的格式。默認的拼音形式并不是我們所習慣的，可以使用輸入法把它們調整成通常使用的形式。

打開“格式”菜單，單擊“中文版式”項，單擊“帶圈字符”命令，或者單擊“特殊格式”工具欄上的“帶圈字符”按鈕，打開“帶圈字符”對話框，在“字符”輸入框中輸入“注”，然後單擊“确定”按鈕，文檔中就插入了一個帶圈的“注”字(如圖15)；如果要去掉這個圈可以選中這個“注”字，然後打開“帶圈字符”對話框，在“樣式”中選擇“無”，單擊“确定”按鈕，圈就沒有了。

在文檔中選中要混排的文字，打開“格式”菜單，單擊“中文版式”選項，單擊“縱橫混排”命令，打開“縱橫混排”對話框，單擊“确定”按鈕，文檔中的數字就是橫排的了；可以發現由于選擇的字數較多，在文檔中根本看不清設置的效果，打開“縱橫混排”對話框，清除“适應行寬”複選框，單擊“确定”按鈕，設置的效果就可以看出來了(如圖16)。

如果要恢複原來的樣子，就将光标定位在混排的文字中，打開“縱橫混排”對話框，單擊“删除”按鈕，單擊“确定”按鈕，文檔中的文字就變成原來的樣子了。

合并字符功能可以把幾個字符集中到一個字符的位置上。打開“格式”菜單，單擊“中文版式”選項，單擊“合并字符”命令，打開“合并字符”對話框，在“文字”輸入框中輸入“天天向上”，單擊“确定”按鈕，在文檔中就可以看到我們設置的效果了(如圖17)；同樣如果不想合并了，把光标定位在這裡，打開“合并字符”對話框，單擊“删除”按鈕，文檔中的合并字符效果就消失了。

選中要合并的文字，打開“格式”菜單中的“中文版式”子菜單，單擊“雙行合一”命令，選定的文字已經出現在了“文字”輸入框中，從“預覽”窗中可以看到效果，單擊“确定”按鈕，文檔中的這些文字就變成了一行的高度中顯示兩行的樣子；如果不想要了，還是把光标定位到這個雙行合一處，打開“雙行合一”對話框，單擊“删除”按鈕就可以了(如圖18)。

“雙行合一”，它同“合并字符”的作用有些相似，但不同的是，合并字符有六個字符的限制，而這個選項沒有，合并字符時可以設置合并的字符的字體的大小，而雙行合一則沒有。如果想要“雙行合一”後的文字帶上括号，可以将“帶括号”選項前的複選框選中。

由于一般為了美觀都把段落的對齊設置為兩端對齊，而且默認不斷字，這樣如果在一行的末尾有一個詞特别長，在這一行中放不下時，Word就會把它移動到下一行中，這樣就會出現文檔中有些行的單詞的間距太大了，一行的長度越小這種情況就越嚴重。此問題可以通過設置斷字來解決：打開“工具”菜單，在“語言”項上單擊“斷字”命令，打開“斷字”對話框，選中“自動斷字”前的複選框，單擊“确定”按鈕，這樣就可以了(如圖19)。

手動斷字：打開“斷字”對話框，單擊“手動”按鈕，就會出現“人工斷字”對話框，Word會自動在可以設置斷字的地方預先加上連字符，光标閃爍的地方是Word默認的斷字位置，單擊“是”，接受Word默認的斷字設置，單擊“否”按鈕表示不接受Word對這一行的斷字設置，對于有多個可以斷字位置的單詞，将光标移動到任意連字符的位置單擊“是”按鈕都可以在該連字符處設置斷字；單擊“取消”按鈕則會保留先前設置的斷字，而後面的斷字不再設置。

取消斷字：如果有哪一部分不想設置斷字，可以在段落的格式中設置不斷字：将光标定位在段落中，打開“段落”對話框，單擊“換行和分頁”選項卡，選中“取消斷字”前面的複選框，單擊“确定”按鈕，這樣就可以了。

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