我們在處理文字材料時，經常看到WORD文檔裡有大量空格、空行、空格等需要處理。

很多小白能想到的方法就是一個一個删除，如果文字材料内容比較少，這個方法還行，要是幾十頁甚至幾百頁的材料，用這個方法就行不通。

針對此類問題，今天和大家分享幾個常用方法，要用好替換中的功能，首先應知道怎麼設置格式标記。

一、顯示格式标記

我們在編輯文檔時，往往有部分我們無法發現的格式存在，如空格、段落、換行符等，我們調整行距時，不管怎麼調整，中間還是空出一大段，這往往是中間空了一行或多行，隻是我們看不見，那怎麼設置呢？

點擊左上角“文件”—“選項”，打開“選項”對話框，找到左側模塊第一個“視圖”，在右側第三區域有一個“格式标記”，選擇“全部”，然後單擊右下角“确定”，返回文檔頁面後，我們就能看到隐藏的格式标記。

WORD中常見的幾種格式标記及作用：

段落标記：格式标記顯示為左彎箭頭，敲回車鍵産生，表示新産生一個段落，用于控制頁、欄、單元格等的布局，例如：左對齊、左縮進、首行縮進、行距、段前距離等格式；

手動換行符：格式标記顯示為向下的箭頭，敲Shift 回車鍵産生，作用是換行，但不是真正的段落标記，被換行符分割的文字仍然在同一個段落中；

空格：很好理解，就是鍵盤上的空格鍵，一個空格在WORD中顯示的是一個灰色圓點；

制表符：格式标記顯示為向右的箭頭，敲Tab鍵産生，是指在水平标尺上的位置，指定文字縮進的距離或一欄文字開始的地方；

任意字符：在WORD替換中，“任意字符”不是指特定的一個字符，而是任何一個字符和格式标記都可以，表示為“^?”。一般不單獨使用，要和其他字符配合使用才有效。

例如：把文檔中“平X線”替換為“平行線”，打開“替換”對話框後，在“查找内容”框内輸入“平^?線”（平和線之間的“^?”就是一個“任意字符”），“替換為”框内輸入“平行線”，點擊“全部替換”就可以完成替換。

要注意的是：“^?”“^*”“^#”“^$”等為通配符，在使用通配符查找時，需要在查找對話框中勾選“使用通配符”。

二、常見的幾種批量替換方法

（一）批量替換空格

在“開始”選項卡右邊點擊“查找替換”右邊的黑三角，點開後找到“替換”，你也可以直接按鍵盤Ctrl H，打開“替換”對話框，具體操作如下圖：

打開“替換”對話框後，在“查找内容”右邊框内敲一下空格鍵，“替換為”右邊框内不輸入任何内容，點擊“替換”則删除光标開始後的第一個空格，點一次替換下一個，點擊“全部替換”則删除文檔中所有空格。

（二）批量替換手動換行符為段落及多行替換為一行

替換手動換行符為段落：打開“替換”對話框，在“查找内容”右邊框内輸入^l，在“替換為”右邊框内輸入^p，把手動換行符替換為段落。

多行替換為一行：打開“替換”對話框，在“查找内容”右邊框内輸入^p^p，在“替換為”右邊框内輸入^p，點擊“全部替換”則可清除多餘空行，如果文檔中有大量空行則多操作幾次。

（三）批量删除文檔中的圖片

打開“替換”對話框，在“查找内容”右邊框内輸入^g，“替換為”右邊框内不輸入任何内容，點擊“全部替換”則可清除文檔中的所有圖片。

（四）批量在兩個字姓名中間加入空格

選擇需要在兩個字姓名中插入空格的内容，打開“替換”對話框，在“查找内容”右邊框内輸入“<(?)(?)>”（不包含引号，符号均為半角狀态下錄入），“替換為”右邊框内輸入“\1 \2”（不包含引号，\1和\2中間為兩個空格），在“高級搜索”中勾選“使用通配符”，點擊“全部替換”則可在所有兩個字姓名中插入空格。

注：圖中姓名為自動生成，若有雷同，實屬巧合。

效果圖如下：

查找和替換的内容解析：

<(?)(?)>：<表示字符開頭，>表示字符結尾，<>表示限定開頭和結尾，<>中的()包含的内容為表達式，?表示任意一個字符，(?)(?)表示任意兩個字符。

\1 \2：1表示第一個表達式的内容，2表示第二個表達式的内容。

“替換”中還可以批量替換字體、字号等内容，大家在學習過程中要舉一反三，多看多動手操作。

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