tft每日頭條

 > 職場

 > word查找替換常規設置

word查找替換常規設置

職場 更新时间:2025-03-16 07:40:53

我們在處理文字材料時,經常看到WORD文檔裡有大量空格、空行、空格等需要處理。

很多小白能想到的方法就是一個一個删除,如果文字材料内容比較少,這個方法還行,要是幾十頁甚至幾百頁的材料,用這個方法就行不通。

針對此類問題,今天和大家分享幾個常用方法,要用好替換中的功能,首先應知道怎麼設置格式标記。

一、顯示格式标記

我們在編輯文檔時,往往有部分我們無法發現的格式存在,如空格、段落、換行符等,我們調整行距時,不管怎麼調整,中間還是空出一大段,這往往是中間空了一行或多行,隻是我們看不見,那怎麼設置呢?

點擊左上角“文件”—“選項”,打開“選項”對話框,找到左側模塊第一個“視圖”,在右側第三區域有一個“格式标記”,選擇“全部”,然後單擊右下角“确定”,返回文檔頁面後,我們就能看到隐藏的格式标記。

word查找替換常規設置(用好WORD格式标記和替換功能)1

word查找替換常規設置(用好WORD格式标記和替換功能)2

WORD中常見的幾種格式标記及作用:

word查找替換常規設置(用好WORD格式标記和替換功能)3

段落标記:格式标記顯示為左彎箭頭,敲回車鍵産生,表示新産生一個段落,用于控制頁、欄、單元格等的布局,例如:左對齊、左縮進、首行縮進、行距、段前距離等格式;

手動換行符:格式标記顯示為向下的箭頭,敲Shift 回車鍵産生,作用是換行,但不是真正的段落标記,被換行符分割的文字仍然在同一個段落中;

空格:很好理解,就是鍵盤上的空格鍵,一個空格在WORD中顯示的是一個灰色圓點

制表符:格式标記顯示為向右的箭頭,敲Tab鍵産生,是指在水平标尺上的位置,指定文字縮進的距離或一欄文字開始的地方;

任意字符:在WORD替換中,“任意字符”不是指特定的一個字符,而是任何一個字符和格式标記都可以,表示為“^?”。一般不單獨使用,要和其他字符配合使用才有效。

例如:把文檔中“平X線”替換為“平行線”,打開“替換”對話框後,在“查找内容”框内輸入“平^?線”(平和線之間的“^?”就是一個“任意字符”),“替換為”框内輸入“平行線”,點擊“全部替換”就可以完成替換。

要注意的是:“^?”“^*”“^#”“^$”等為通配符,在使用通配符查找時,需要在查找對話框中勾選“使用通配符”。

word查找替換常規設置(用好WORD格式标記和替換功能)4

二、常見的幾種批量替換方法

(一)批量替換空格

在“開始”選項卡右邊點擊“查找替換”右邊的黑三角,點開後找到“替換”,你也可以直接按鍵盤Ctrl H,打開“替換”對話框,具體操作如下圖:

word查找替換常規設置(用好WORD格式标記和替換功能)5

打開“替換”對話框後,在“查找内容”右邊框内敲一下空格鍵,“替換為”右邊框内不輸入任何内容,點擊“替換”則删除光标開始後的第一個空格,點一次替換下一個,點擊“全部替換”則删除文檔中所有空格。

word查找替換常規設置(用好WORD格式标記和替換功能)6

(二)批量替換手動換行符為段落及多行替換為一行

替換手動換行符為段落:打開“替換”對話框,在“查找内容”右邊框内輸入^l,在“替換為”右邊框内輸入^p,把手動換行符替換為段落。

word查找替換常規設置(用好WORD格式标記和替換功能)7

多行替換為一行:打開“替換”對話框,在“查找内容”右邊框内輸入^p^p,在“替換為”右邊框内輸入^p,點擊“全部替換”則可清除多餘空行,如果文檔中有大量空行則多操作幾次。

(三)批量删除文檔中的圖片

打開“替換”對話框,在“查找内容”右邊框内輸入^g,“替換為”右邊框内不輸入任何内容,點擊“全部替換”則可清除文檔中的所有圖片。

(四)批量在兩個字姓名中間加入空格

選擇需要在兩個字姓名中插入空格的内容,打開“替換”對話框,在“查找内容”右邊框内輸入“<(?)(?)>”(不包含引号,符号均為半角狀态下錄入),“替換為”右邊框内輸入“\1 \2”(不包含引号,\1和\2中間為兩個空格),在“高級搜索”中勾選“使用通配符”,點擊“全部替換”則可在所有兩個字姓名中插入空格。

word查找替換常規設置(用好WORD格式标記和替換功能)8

注:圖中姓名為自動生成,若有雷同,實屬巧合。

效果圖如下:

word查找替換常規設置(用好WORD格式标記和替換功能)9

查找和替換的内容解析:

<(?)(?)>:<表示字符開頭,>表示字符結尾,<>表示限定開頭和結尾,<>中的()包含的内容為表達式,?表示任意一個字符,(?)(?)表示任意兩個字符。

\1 \2:1表示第一個表達式的内容,2表示第二個表達式的内容。

“替換”中還可以批量替換字體、字号等内容,大家在學習過程中要舉一反三,多看多動手操作。

,

更多精彩资讯请关注tft每日頭條,我们将持续为您更新最新资讯!

查看全部

相关職場资讯推荐

热门職場资讯推荐

网友关注

Copyright 2023-2025 - www.tftnews.com All Rights Reserved