#2022護苗有我：守護未成年#

函件的使用在日後的糾紛處理中，可以起到固定事實、留下證據、中斷訴訟時效等作用。如何向交易對手方有效地發送函件？為什麼一定要有效送達？如何設計與适用聯系與送達條款？本文将解答這些疑惑，希望對你有所幫助。

文 | 孫名琦 吳明

來源 | PE紅寶書

前些日子，“徒手”打赢了一個案子。

案子不複雜，是一個股東會決議效力的糾紛，對方說了好多好多東西，我們呢？翻來覆去就一句話，召開股東會會議的通知未能有效送達給我方當事人。這種感覺，就像被二三十名大漢圍着，他們手裡拿着刀槍劍戟斧钺鈎叉拐子流星一堆武器，你順手摸了一塊闆磚，就把他們全給幹趴下。

不過，打赢這樣的案件，其實和這律師水平牛不牛關系不是特别大。關鍵是對方忽視了一個老生常談，看上去不起眼，但關鍵時刻就能讓人“掉鍊子”的問題——通知與送達。

在協議中，通知與送達條款篇幅往往沒有約定，即使約定了篇幅也不大，不引人注意，但是約定不當或者适用不當，還是會造成很大的困擾，特别是在争議産生後行權文件的寄送、争議解決過程中的文件送達階段。為把握主動權，在條件觸發後，行權人往往會設置通過書面文件向交易對手方行權的安排，并且，相應義務的起算時點也往往是自交易對手方收到前述文件之日起算。

也就是說，法律根本不管你怎麼想，隻在乎你說了什麼以及别人聽到了什麼；也不管你有什麼權利，隻關注你行使了什麼權利以及怎麼行使的權利。在此情況下，及時有效的送達就顯得尤為重要。

如果雙方談不攏，要進入争議解決過程。在争議解決過程中，法院/仲裁委需要向作為被告/被申請人遞送大量文件，包括但不限于訴狀/仲裁申請書、證據清單及材料、舉證通知書、開庭傳票等等，尤其是在法院訴訟中，如無法直接送達，則可能需要公告送達。

一般的公告期是30日，對于在國内并沒有住所的當事人，公告期為3個月；并且，除法定的公告期外，法院安排公告以及支付公告費也往往需要一定期限，所以，如果被迫适用公告送達，争議解決程序将極大地拖慢，對于啟動争議解決程序的一方，無法及時開庭、取得生效裁判，以及裁判後的執行，都遙遙無期。

所以，如何向交易對手方發送函件或者提供聯系方式供法院/仲裁委送達顯得尤為重要。

通常，投融資交易的協議會包含通知與送達條款：

1. 最常見的條款一般包括，各方簽署主體的聯系人、聯系地址及聯系電話。

比如：本協議下的任何通知、請求、要求、主張和其他通訊信息，應用中文書寫并應通過專人遞送、電子郵件、信件、傳真、快遞或郵資已付的挂号信等方式送達至本條指定的地址或一方按照本條規定發送的通知所指定的地址。各方通訊信息如下：

甲方：【】

聯系人：【】

聯系地址：【】

電子郵箱：【】

傳真：【】

……

2. 比較容易忽視的是，可以在通知與送達條款中同時約定該等聯系方式适用于争議解決階段，《關于進一步加強民事送達工作的若幹意見》（法發〔2017〕19号）、《最高人民法院關于進一步推進案件繁簡分流優化司法資源配置的若幹意見》（法發〔2016〕21号）也對前述通過協議明确約定的聯系方式作為送達地址進行了認可。

比如：各方确認，上述送達地址的适用範圍既包括各方在非訴階段的各類通知、協議等所有往來文件的送達，也包括就本協議發生争議時相關文件和法律文書的送達以及争議進入民事仲裁、訴訟程序後的一審、二審、再審和執行程序中的送達。

3. 實踐可能引起争議的一種情況是，受送達人拒收或者受送達人變更聯系地址未及時告知導緻原有地址無法簽收，這種情況下，建議約定向約定地址寄送無論是否簽收均視為送達的條款。

比如：通知在下列日期視為送達日（同時采用下述幾種方式的，以其中最快達到對方者為準）：

① 專人遞送的通知，在專人遞送之交付于收件人之日為有效送達；

② 以挂号信（付清郵資）發出的通知，在寄出（以郵戳為憑）後的第7日為有效送達；

③ 以特快專遞（付清郵資）發出的通知，在寄出後的第5日為有效送達；

④ 以電子郵件形式發出的通知，在該電子郵件進入收件人系統的首次時間為有效送達；

⑤ 以傳真形式發出的通知，以傳真發出的當日為有效送達；

⑥ 同時采用上述兩種或兩種以上方式的，以其中最快達到對方者為準。

4. 同樣，為解決受送達方未及時告知變更後的送達地址的問題，建議約定聯系方式變更的通知義務，如一方變更聯系方式應限期将變更後的聯系方式告知其他方，否則，原聯系方式仍然有效。

比如：因受送達方提供或者确認的送達地址不準确、送達地址變更後未及時依程序告知其他方和人民法院（仲裁機構）、受送達方本人或指定的接收人拒絕簽收等原因導緻相關文件和法律文書未能被受送達方實際接收的，郵寄送達以郵件回執上注明的退回之日視為送達之日，直接送達以送達人當場在送達回證上記明情況之日視為送達之日。對于各方在本協議中明确約定的送達地址，人民法院進行送達時可直接郵寄送達，即使受送達方未能收到人民法院郵寄送達的文書，由于其在本協議中的約定，也應當視為送達。

百密一疏，往往是常态。

盡管在條款起草階段進行了詳盡的安排，但實踐中仍可能涉及各種複雜的情形，超出了預先設定的範圍。

常見的問題情形包括：

1. 協議沒有約定對方的聯系方式怎麼辦？

在平時，在和交易對手聊天時，觥籌交錯時，盡量地去了解和收集對方的有效聯系方式，特别是手機号碼以及公司的實際經營地址。

2. 如果約定了聯系方式，但是對方拒收或者無法送達怎麼辦？

如果是因為對方變更了聯系方式卻未及時告知，并且合同約定對方變更聯系方式通知義務的情況下，法院/仲裁委也通常會認定已完成通知義務，寄送的函件發生相應的法律效力。視為送達條款也很重要，如在（2020）黔01執異107号案件中，法院認為，在協議約定視為送達條款且原告按照協議約定寄送的情況下，法院認為被告關于并未收到或并不知情的抗辯不予采信。

如果這個時候法院/仲裁委還是不認可，認為沒有有效送達，那麼就比較難辦了，很有可能需要适用公告送達。

3. 如果約定了聯系方式，但對方變更了聯系方式，并且，對方并未按照協議約定的方式告知，怎麼處理？

在對方未按照協議約定的方式通知聯系方式變更的情況下，是否起到協議約定的變更效力存在一定的不确定性，這種情況下，建議要求對方按照約定通知聯系方式的變更，如對方拒絕，為保險起見，建議在發送函件時就變更前後的地址均進行通知。

4. 如何證明快遞寄送的文件就是特定的文件？

技術上，是比較難舉證當時寄送的文件就是特定的文件的，隻能通過在快遞面單中備注完整的文件名稱（文件名稱的内容即足以表達核心的意思）、在文件上标注相應快遞單号并掃描、将拟寄出的快遞面單及文件放置在一起進行拍照等方式達到高度蓋然性的證明标準。如果文件比較重要，也可以考慮采取公證郵寄的方式進行，在提交證據時同步提交郵寄送達公證書。

5. 寄送函件時應選擇哪一家快遞？記錄是否需及時查詢保存？

關于快遞公司的選擇，首選EMS，其次選擇其他快遞公司，比如順豐。其中，需要注意的是，快遞公司查詢物流信息均存在時限限制，EMS是收寄之後1年内，順豐是寄送之日起3個月，如果超期，隻能聯系客服嘗試調取部分的記錄，比如順豐隻能獲取簽收和快遞面單信息，并且，隻能獲取寄送之日起2年内的快遞信息，所以，在寄送之後，建議及時查詢并留存快遞的物流信息。

另外，建議留存快遞員的聯系電話，方便了解文書寄送進展，以及，寄送過程中的細節，比如對方收件的具體人員。

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