電子郵件，作為現代人最常用的正式交流方式，無論在校園還是職場，都顯得格外重要！聯系導師，日常工作，申請問詢等等，我們每天都會接觸郵件，但又有多少人能注意其中的細節，或者能認真準備一封郵件？

細節決定成敗，從來不是騙人的。郵件恰恰是“陌生人”之間最主要的交流的方式，而陌生人之間的互相“了解”往往見諸于透過屏幕的“第一印象”。

因此，建議大家以“毛腳女婿上門”或“醜媳婦第一次見公婆”的心态重視郵件撰寫，寫好每一封郵件。下文，将按照總論-分論闡述郵件寫作的注意事項，其中分論部分提及的是不同場景下的一些特殊事宜。

總論

1.郵件主題

這是經常被忽略的問題，沒有主題的郵件經常被當成垃圾郵件！還有一種比沒有主題更可怕的是，主題直接是正文開頭前X個文字。這種郵件會讓收件人感受到極度地不被尊重，對于一封郵件最核心的地方都如此敷衍，這種看法會“牽連”整個郵件内容乃至發件人。

郵件主題既有幫助收件人迅速了解郵件核心内容、節約閱讀時間的作用，還可以便捷收件人進行查找檢索，因此有無主題，體現了發件人能否換位思考的習慣和思維。

那麼郵件主題應該怎麼拟？第一，通常情況下不要超過15個字，太長的主題很多郵件系統無法完全顯示。第二，主題格式：誰 想幹什麼事。示例：李月請示合同審批問題；王陽自薦（期望）成為您的學生。

2.關于稱呼

一定要有尊稱，如尊敬的xx，敬愛的xxx，避免使用“親愛的”“崇拜的”等浮誇的詞彙，本意是拉近關系，結果是畫虎不成反類犬。

3.關于問候語

一般用您好，顯得更加尊敬。第一次郵件聯系時，特别是向長輩、領導、老師發郵件時，一般需表達“感謝您在百忙之中查閱郵件”。雖然是套話，但能夠彰顯發件人的謙卑态度，打擾為歉。

4.正文一定要簡潔

郵件不是情書，都是正式場合的交流工具，有的甚至有法律意義，因此盡量化繁為簡，一句話能說清楚的堅決不用兩句話。

第一，簡明扼要地寫明身份，一個人的身份信息有很多種，姓名、性别、年齡、民族、政治面貌、出生年月、家庭背景、教育情況等等，該寫哪些？一定要以本次郵件溝通為限，對方大概需要了解到何種程度，你就應該披露到何種程度。

第二，禮貌有度清楚地提出自身需求、溝通目的，禮貌指的是言語不要過于張狂放肆，注意分寸，盡量委婉，特别是提出要求，希望他人配合時；清楚指的是不要因為委婉，而雲山霧罩，顧左右而言他，弄得收件人一頭霧水，這種情況下，即使收件人能夠猜出郵件目的，也可以不清楚為由拒絕，使發件人處于被動狀态。

第三，提出自身需求之後，結語部分可以使用“期待您的回複”等詞句。如果郵件是請示、咨詢，對時效有較高要求，一定要在結尾明确期待回複的時間，并說明理由，避免過于生硬的語氣。

5.祝福語

有兩種格式：一是，此緻，敬禮；二是，普通祝福語，如身體健康、工作順利、生活愉快等。需要注意的是，既不要落入俗套，全部套用一個模闆，又不要過分标新立異，使用一些“别開生面的祝福”，如“數錢數到手抽筋”“美若天仙”“當上副校長”，始終要牢記，郵件是陌生人之間的溝通工具，既然不熟，為什麼要這麼輕佻？

不是必須要，但有最好！進入職場的人，基本都是有的！

6.簽名（落款）

當你是第一次給某人發郵件時，你的簽名檔算是你的個人名片，收件人可以在簽名檔裡知道你的基本信息，如果有進一步的溝通，可以根據你簽名檔裡留下的聯系方式直接與你取得聯系。

如果正文中已經提到了個人聯系方式等信息，就無需在落款中再次提及。

7.用真實姓名作為郵箱昵稱

這其實是個細節問題！很多人都會忽略的細節問題。

發過QQ郵件的人都清楚，QQ郵箱的昵稱就是 QQ 昵稱。所以，對于一封正式的郵件來說，要額外注意這個細節，修改郵箱的昵稱，建議用真實姓名。

8.關于收件人和抄送人

收件人是主送人，抄送人是指将郵件同時發送給收信人以外的人。抄送的目的是讓第三人知悉郵件内容，但一般不需要回複郵件。

9.附件一定要列明

第一，附件要命名，而且出現多個附件時，要列明：附件一：xxxx；附件二：xxxx。千萬不要出現“新建文本文檔”“新建 Word”“新建表格”等附件。

第二，附件如果是修改反饋文檔，需标明修改人-修改日期-修改方式，便于收件人查找管理。示例：附件一：罪刑法定原則文獻綜述-張三-0212-批注修改。

10.發送郵件之前要檢查

寫好郵件一定要，檢查！檢查！檢查！重要的事情說三遍。

檢查收件人、抄送人的郵件地址是否正确。

檢查是否存在錯别字、語句不通、邏輯不當之處。

檢查格式是否美觀，對齊、首行縮進、分段、字體、字号等屬于排版細節，均須注意。

分論

1.聯系導師郵件的特殊注意

A.最完整的模塊：稱呼 個人情況簡介 專業學習概況 自身的專業特長（興趣愛好） 專業能力（研究、寫作、外語） 出色個人經曆 個人品質 升學規劃 畢業目标 就業導向 擇校理由。

B.概括凝練能力是一個研究生必備的素質（無論什麼專業），郵件切忌長篇大論，最好不要超過500字，簡曆可附件。

C.郵件内所有内容都要客觀真實，無論是自己的優勢特長，還是劣勢不足，都不要誇誇其詞。客觀評價自己的優勢特長。尤其在語調，語氣上注重謙虛，避免使用第三人主觀評價的詞句“xx覺得我是這個班最優秀的，xx教授認為我很有希望”。

2.求職簡曆特殊注意

A.主題可以是姓名-專業-學曆-求職崗位。

B.如果附件有詳細簡曆，那麼正文隻需要簡略地提及自身的核心優勢，針對招聘廣告的核心優勢。示例：我是清華大學法學院2020屆民商法學碩士xxx。托福108分，能夠以英語作為工作語言；發表文章xx篇，中文書面表達能力較強；國際案例比賽一等獎，具有完備的檢索與分析能力；曾在xxx公司和XXX律所實習，能夠迅速适應工作環境。

3.工作溝通郵件特殊注意

A.有時間要求的，一定要在結尾顯眼處加上。示例：因月底核算規則要求，煩請在1月30日之前回複本郵件，感謝您的理解與配合。

B.一定要設置一個适用且美觀的簽名欄，（點開郵箱的設置按鈕，即可創設簽名欄）示例：

示例

C.職場溝通郵件，一定要明白應該抄送哪些人。不同的郵件需要抄送的對象是不同的，有的抄送給部門領導、有的抄送給其他同事。千萬不要輕視抄送，抄送的對象往往是領導，雖然領導不一定仔細看郵件，但也不能因此存在僥幸心理，粗制濫造郵件。抄送的對象往往不止一個，範圍太廣，容易洩露工作秘密；抄送範圍太窄，容易影響他人工作，使同事之間處于信息不對稱狀态。因此，如果是職場小白，最好多請示部門負責人，一般工作郵件應當如何确定抄送範圍。

D.不同的公司内部有不一樣的要求，包括使用哪種字體、字号等，所以要保持格式統一。

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