秘書工作具有臨時性、突擊性等特點，要幹的事情，一個月可能就有幾十項，有時一天就有好幾項。在實際工作中，完全做到井井有條不大可能。隻有不斷摸索經驗、把握規律，養成良好的工作習慣，才能做到細緻安排各項瑣碎繁雜的事情，不出“亂子、漏子、岔子”。

秘書工作者每天經手的事務千頭萬緒，首先要學會的，就是合理地安排時間。

按事務的重要性來分配時間

首先是極其重要的。 耗時費力、需要分析論證的事情要舍得付出一些時間和精力。這個“付出”往往不是立竿見影的，是需要經常思考琢磨的一個過程。比如，重要文稿的起草，需要長時間的調查研究，必須認真對待。

其次是一般重要的。例如，實施或改進預定的工作計劃、撰寫工作報告等，力争用一天或幾天時間完成。

最後是不太重要的。例行的、預先安排的不太重要的數項小型任務，可以排出先後順序集中完成。臨時出現的開會、訪談、聯絡等随時處理。

按日常工作的特性來分配時間

秘書工作具有常規性、臨時性和突擊性。針對這三個特性，應該采用不同的應對辦法：

常規性工作按規矩辦。所謂常規性工作，是指計劃内的工作。這些工作基本上是“周而複始”地進行，每天、每周、每月、每年大體上都差不多。對于相對穩定的計劃内的常規性工作，應對辦法就是按規矩辦。這裡說的“規矩”，包括法規、制度、措施、公約、程序等，也包括約定俗成且行之有效的傳統做法。

臨時性工作分門别類辦。秘書工作者經常會遇到計劃外的工作，對于這類工作，應對的辦法是：分門别類辦。一是分清急緩，急事抓緊辦；二是分清輕重，重要事重點辦；三是分清性質，性質嚴重的馬上辦，具體操作時有現成規矩可循的按規矩辦；無現成規矩可循的按領導的指示辦；既無規矩可循、領導指示又不明的探索着辦。實踐中，第三種情況還是不少的，因為現成的規矩往往滞後，這就需要有改革創新的精神和理論探索的勇氣。

要注意的是，順手就可以完成的事，即時就辦。否則就有可能被其他的事打亂甚至遺忘。例如，正在寫材料時突然接到一個電話，請通知某某幾點開會，那就不妨趕快撥個電話告訴某某，這件事就算完成了。若放下來，則有可能因為集中精力寫材料把這件事忘了。一般來說，當天的工作應盡量當天完成，因為有的事情一過夜就有可能被忘掉。

突擊性工作全力以赴辦。所謂突擊性工作，是指相對集中一段時間完成某項重要任務。這個任務可能是計劃中的，也可能是計劃外的，往往時間緊、标準高、要求嚴、困難大。因此需要相對集中時間、集中精力、全力以赴地去辦。

生活中，可以聽到或看到這樣的例子：一名負責上萬件物品管理的倉庫保管員，蒙上眼睛可以随手拿出所要的任何一件物品；一名被蒙住眼睛的戰士，可以把拆得七零八落的沖鋒槍很快地裝配起來。例子中的當事人，都是按一定的程序辦事。按程序辦事，一般不會把其中的一個環節落下。即使落下，也會馬上發現、及時糾正。而程序有的有統一模式，有的則是當事人自己編的。

空軍的一位機械師，怕檢查飛機時漏掉某個部分，就設計了一套行進的線路，先看什麼，後看什麼，按線路走，省工省時不忘事，後來作為一個工作方法進行推廣。 這個經驗是完全可以被秘書工作所借鑒的——把自己所擔負的工作編個程序，按設定的“線路”走，這就是一種科學規劃的方法。

一般來說，公務人員經手的事，可分為“硬件”和“軟件”兩部分。所謂“硬件”，是指經手的東西、物品應該有秩序地存放，需要用時不至于忘了存放地方，到處找不着。所謂“軟件”，是指負責辦理的事情，呈送、傳閱文電等，也要有個“程序”，自己設計好後，按路線走。這樣，一般來說，就不會落下什麼事了。

例如，秘書工作者傳達通知是常事，那就要把傳達通知的“程序”設計好——可根據單位的編制序列等排出“線路”，每次都按“線路”傳達并予以記錄，形成習慣。這樣做，即使中間辦點别的事，也不至于落下某個單位。

小本随身帶

秘書工作者的工作，大到為領導決策服務，小到收發文件、打掃衛生、通知開會等，比較繁雜。人的精力是有限的，有時又受到外界的幹擾，要把什麼事都記住，單憑腦子是不夠的，需要借助工具。在諸多工具中，最原始、最可靠、最基本的工具，就是“小本子”。

秘書工作者上崗第一件事，就是備個小本子，其大小以能夠裝在口袋裡随身攜帶為宜。這個小本子主要記什麼呢？

可包括當日自己的主要活動；本單位的大事；領導交辦的事；會議決定的需要自己辦的事；别人交辦的事或反映的情況；自己想到的事和對完成任務的設想、計劃等。

把事情記下來之後，經常翻一翻。急事馬上辦；一般的事列入計劃辦；需要領導同意的事，及時請示。

記事的方法不必太正規，字迹自己看得懂就行，文字也不必仔細推敲。事情的時間、地點、人物、過程等如實記載。一般情況下，一事一記，辦完一件，劃掉一件。

朝思暮想

有時候即使備了小本子，由于雜事太多，還是難以全記下來。這時候，就需要運用“朝思暮想”的辦法。

晚上睡覺前，把一天所見、所聞、所做，過一遍“電影”，想一想：今天要辦的事情辦完沒有；有什麼不周到的地方明天要補辦；有什麼事情今天沒有辦，明天還要辦什麼新的事情。

這種回憶，不是事無巨細，而是擇其要者，想其主要的事情，記下主要的事情。這種回憶，不是苦思冥想、徹夜不眠，而是在腦子裡“過”一下，以不影響休息為宜，否則第二天就沒有精神工作了。

早上起床或上班前，把今日要辦的事、昨日遺留的事想一下。特别是對易忘的事和時效性比較強的事，例如，幾點開會，幾點接人，領導幾點有什麼活動等，要在腦子裡“過”一下，排一下計劃，這樣做一般就不會忘事了。

朝思暮想，說起來簡單，做起來卻不容易，特别是每天堅持不易。但如果不能做到每天早晚一想，這個方法的作用便談不上了。因此，初時要“強迫”自己朝思暮想，時間久了，形成習慣就自然了。要真正做到“情不自禁”地朝思暮想，是需要有事業心和責任感的。

早晚一查

某單位曾經發生過這麼一件事：秘書小王起草了呈上級機關審批的請示件。一個多月過去了，上級機關催問此事，小王說早寄出去了。于是從收發文件系統開始追查這份請示件的下落。查來查去，最後從小王的抽屜裡查出來了。領導問小王是怎麼回事，小王解釋說，我記得是發出去了，怎麼會在抽屜裡呢？ 其實，當時小王正要發文時，下班時間到了，他就把文件往抽屜裡一放，想着第二天再發。第二天上班後，因為雜事很多，就把這件事忘了。

這種把公文放在抽屜或保險櫃裡而誤事的現象，還是不少的。要改變這種現象，簡單的辦法就是早晚一查、每周一清。

每天上班後，除了打掃衛生外，第一件事就是打開抽屜或保險櫃，看一看有沒有需要當天處理的公文。每天下班前，查一查還有沒有需要處理的公文。如果有，請注意放在上面的抽屜内，或放在辦公桌上的顯眼位置，方便第二天一上班就能看到。

每周不妨清理一次辦公桌、保險櫃，這樣不僅可以使物品經常處于擺放有序的狀态，也可以檢查出壓在辦公桌抽屜裡、保險櫃内的公文，避免發生積壓公文的問題。（來源：秘書工作 作者： 夏廷獻）

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