1.基本功能

（1）創建演示文稿。用戶可以在計算機或者投影儀上演示由PowerPoint創建的演示文稿（簡稱PPT），也可以将演示文稿打印出來，制作成膠片。使用PowerPoint還可以在互聯網上召開遠程會議或者在網上給觀衆進行演示。 （2）制作生動精美的幻燈片。演示文稿由一組幻燈片構成，幻燈片裡可以插入豐富的元素，如文本、表格、圖形、圖片、音頻、視頻、動畫、超鍊接等，因此，可以通過PowerPoint制作出生動活潑、富有感染力的幻燈片。PowerPoint廣泛應用于商業報告、競标文案、多媒體教學、會議演講等領域中，成為我們工作中不可缺少的工具。 （3）協作和共享PPT。PowerPoint引入了一些出色的工具，用戶可以使用這些工具有效地創建、管理并與他人協作處理PPT。可将PPT輕松攜帶以實現共享，也可将PPT轉換為圖片、視頻、Flash動畫、廣播幻燈片等，還可以使用Office組件間的共享和協作進行辦公，與Word和Excel進行信息共享和調用。 （4）PowerPoint 2016的新增功能。相對于以前的版本PowerPoint 2016新加了"告訴我您想要做什麼..."的智能搜索框（Alt Q），導航幫助功能是其最大的亮點。此外，新增幻燈片模闆100多個，在插入選項中新增了屏幕錄制功能。幻燈片切換和動畫運行比以往更為平滑和豐富，并且它們在功能區中還有自己的選項卡。新增的SmartArt圖形版式會帶來意外驚喜。另外，PowerPoint 2016提供了多種使用戶可以更加輕松地發布和共享演示文稿的方式。

2. 編輯環境

（1）啟動PowerPoint 2016。單擊任務欄中的【開始】→〖PowerPoint 2016〗，即可啟動PowerPoint 2016。在打開的界面中單擊【空白演示文稿】，即可新建一個空白演示文稿。 此外，雙擊桌面上的PowerPoint 2016快捷圖标，也可以啟動PowerPoint 2016。 （2）PowerPoint 2016的工作界面。PowerPoint 2016的工作界面是用戶輸入文本、插入圖片、創建表格、設置顔色和動畫、插入音視頻等的工作區域，為用戶提供了創建和處理PPT的許多重要功能和工具。典型的工作界面包括：幻燈片編輯窗格、幻燈片顯示窗格、備注窗格、功能區、快速訪問工具欄、狀态欄和視圖欄等，如圖6.1所示。

圖6.1 PowerPoint 2016的工作界面

① 幻燈片編輯窗格：幻燈片編輯窗格位于工作界面的中部，面積較大，用于顯示和編輯當前幻燈片。在虛線邊框的占位符中可以鍵入文本，或插入圖片、圖表或者其他幻燈片元素。

② 幻燈片顯示窗格：幻燈片顯示窗格位于工作界面左側，用于顯示當前PPT中每個幻燈片的縮略圖。單擊某個幻燈片縮略圖，則該幻燈片就顯示在幻燈片編輯窗格中。可以按住鼠标左鍵拖動幻燈片縮略圖對幻燈片重新進行排序，還可以執行添加、複制或删除幻燈片等操作。

③ 備注窗格：在備注窗格中可以鍵入當前幻燈片的備注，從而提示演示者容易遺忘的内容。備注可以打印為備注頁，若将PPT保存為網頁，則備注會自動顯示。

④ 功能區：功能區位于工作界面的上方，幫助用戶快速找到完成某個任務所需的命令。功能區由多個選項卡構成，如“文件”“開始”“插入”“設計”“動畫”等。為提高工作效率，某些選項卡隻有在需要時才會顯示。選項卡由多個組構成，每個組内有多個命令按鈕。

PowerPoint 2016功能區選項卡中常用的組或命令如表6.1所示，這些常用命令可以在右擊功能區或【文件】→〖選項〗→“PowerPoint選項”選項卡的“自定義功能區”中進行添加或删除。

表6.1 PowerPoint 2016功能區選項卡中常用的組或命令

⑤ 快速訪問工具欄：快速訪問工具欄位于工作界面的左上角，由最常用的命令工具按鈕組成，如圖6.1所示的"保存""撤消""恢複""播放"等。單擊快速訪問工具欄最右側的下拉按鈕""，在彈出的"自定義快速訪問工具欄"下拉菜單中勾選或取消，可以添加或删除快速訪問工具欄中的命令工具按鈕。 ⑥ 狀态欄和視圖欄：狀态欄和視圖欄位于工作界面的最下方，顯示PPT的當前頁碼、總頁數、輸入法、視圖按鈕組、調節頁面顯示比例的控制杆、顯示比例等信息。右擊狀态欄，在彈出的"自定義狀态欄"快捷菜單中可以設置狀态欄中要顯示的内容。PowerPoint在運行時可以同時打開多個PPT，每個窗口都是一個獨立的任務，這樣有利于在不同的PPT之間切換。 （3）退出PowerPoint 2016。 ● 關閉文件但不退出PowerPoint 2016：單擊【文件】→〖關閉〗或使用快捷鍵Ctrl F4，确認是否保存當前文件後關閉PPT。 ● 關閉文件并退出PowerPoint 2016：單擊工作界面右上角的"關閉"按鈕或使用快捷鍵Alt F4，确認是否保存當前文件後關閉文件并且退出PowerPoint 2016。

6.1.2 演示文稿的視圖

1.普通視圖

普通視圖就是剛剛創建或者打開一個PPT文件時出現的視圖，也是最常用的視圖，用于撰寫和設計演示文稿。 普通視圖包含左側的幻燈片顯示窗格、右側的幻燈片編輯窗格和下方的備注窗格。當鼠标指針在窗格邊框變為""時，按住鼠标左鍵并拖動，可以調整各窗格的大小。

2.大綱視圖

大綱視圖是以大綱的形式顯示幻燈片文本，适合用來構思整個演示文稿的框架、把握總體思路、編排幻燈片的演示順序等。在大綱視圖下，文本可以在大綱中進行編輯，但在該視圖下不能顯示各種圖形和圖像。

3.幻燈片浏覽視圖

在幻燈片浏覽視圖下，可以查看全部幻燈片的縮略圖，從而方便對PPT的順序、前後搭配效果等進行排列和組織。單擊"幻燈片視圖"按鈕，即可切換至幻燈片浏覽視圖。

4.備注頁視圖

單擊"備注頁視圖"按鈕，可切換至備注頁視圖。備注可以在"普通視圖"的"備注窗格"中輸入，或者直接在"備注頁視圖"中輸入。備注頁可以打印出來，供演示PPT時進行參考。

5.閱讀視圖

單擊"閱讀視圖"按鈕，就進入了閱讀視圖。在該視圖下可以通過全屏的方式查看幻燈片。按Esc鍵，可退出閱讀視圖，返回普通視圖。

6.1.3 幻燈片的基本操作

幻燈片的基本操作包括新建、選擇、複制、移動、删除和隐藏，以及幻燈片順序的調整。

1.新建幻燈片

（1）使用功能區的"開始"選項卡。單擊【開始】→〖幻燈片〗→"新建幻燈片"，創建一個空白演示文稿。這時系統自動在當前幻燈片的後面新建了一個幻燈片，其縮略圖出現在"幻燈片顯示"窗格中。 （2）使用鼠标和快捷鍵。在"幻燈片顯示"窗格的任意位置右擊，在彈出的快捷菜單中選擇"新建幻燈片"。或者使用快捷鍵Ctrl M，或者按下Enter鍵則新建一個幻燈片。

2.選擇幻燈片

（1）選擇單個幻燈片。單擊幻燈片縮略圖，此時選中的幻燈片将顯示一個外框。 （2）選擇連續多個幻燈片。按住Shift鍵的同時，分别單擊要選擇的第一張幻燈片和最後一張幻燈片，選中的這些幻燈片都顯示一個外框。 （3）選擇不連續的多個幻燈片。按住Ctrl鍵的同時，依次單擊需要選擇的幻燈片即可。若需要取消某個選中的幻燈片，則再次單擊取消即可。 （4）選擇所有幻燈片。選中任意一張幻燈片，然後使用快捷鍵Ctrl A即可選中所有幻燈片。

3.複制幻燈片

（1）通過"剪貼闆"複制幻燈片。選中要複制的幻燈片，單擊【開始】→〖剪貼闆〗→"複制"按鈕，或者使用快捷鍵Ctrl C。然後再選中一個幻燈片，單擊"粘貼"按鈕，或者使用快捷鍵Ctrl V，即可在所選幻燈片下複制出一張新幻燈片。 （2）複制相鄰幻燈片。選中要複制的幻燈片，在其縮略圖上右擊，在彈出的快捷菜單中選擇"複制幻燈片"選項。此時将在選中幻燈片的下方複制出一個完全一樣的幻燈片。PowerPoint可以複制整張幻燈片及其上面的内容，也可以複制同時選中的多張幻燈片。

4.移動幻燈片

移動幻燈片可以實現對幻燈片順序的重新調整，其方法是選中要移動的幻燈片縮略圖，按住鼠标左鍵不放，将其拖至目标位置釋放即可。此外，在普通視圖下，選中幻燈片縮略圖後，按住Ctrl鍵的同時，使用上、下方向鍵也可以移動幻燈片。還可以選擇多張幻燈片，實現批量移動操作。

5.删除幻燈片

通過删除操作可以快速清理PPT中多餘的幻燈片。首先選中要删除幻燈片的縮略圖，直接按鍵盤上的Delete鍵即可；或者右擊需要删除的幻燈片，在彈出的快捷菜單中選擇"删除幻燈片"選項。同樣可以選擇多張幻燈片，實現統一删除。

6.隐藏幻燈片

被隐藏的幻燈片在放映時不會播放，但該幻燈片并沒有被删除。在幻燈片視圖中被隐藏幻燈片的編号出現"\"标記。 選中要隐藏的幻燈片縮略圖，然後鼠标右擊，在彈出的快捷菜單中選擇"隐藏幻燈片"選項。若要取消隐藏，則隻需選中相應的幻燈片，再進行一次上述操作。

6.1.4 演示文稿的保存和發送

1.保存演示文稿

單擊【文件】→〖保存〗選項，或者使用快捷鍵Ctrl S。可以按F12鍵快速打開"另存為"對話框。首次保存時，會打開"另存為"對話框。單擊"浏覽"選擇PPT保存的路徑、文件名及保存類型，然後單擊"保存"按鈕。

2.發送演示文稿

保存好的演示文稿還可以通過Internet遠程發送，使用這個功能需要有計算機網絡服務。單擊【文件】→〖共享〗，可以選擇"與人共享""電子郵件""聯機演示"等方式共享演示文稿。

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