馬臻：如何借助PPT作好你的報告（轉載） 2020-8-8 08:26 |個人分類:科研教育|系統分類:教學心得

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　　[博主按：本文是本博主（馬臻）寫的，已發《中國研究生》2020年第7期。]

　　讀研期間，研究生需要作很多場報告——在課堂上，你要講PPT，接受任課老師的考核；在課題組，你要作文獻閱讀報告，并彙報自己的研究進展；在院系，你要參加開題報告、中期考核、畢業論文答辯；在校外參加學術會議，你要作學術報告。今後走上工作崗位後，你還是有機會在PPT的輔助下，作述職報告或者向客戶介紹你們公司的産品。作報告，是一種重要的職業生存技能。

　　在報告過程中，我們要把自己想講的内容說清楚，讓聽衆聽懂，以達到最佳表現效果。為此，要注重報告的結構、PPT設計、現場表現，這些都離不開充分的準備。

　　報告的結構

　　在組會上，學生往往隻是彙報自己近期的實驗結果，而不介紹研究背景。這是因為，導師已經很熟悉研究背景，或者學生在前期組會上已經介紹過研究背景。但在作正式報告時，還得把20%的講解時間放在“龍頭”和“鳳尾”。

　　“龍頭”就是背景介紹。它把一個具體的研究放在合适的“上下文”中，還能證明開展這個研究的合理性。“龍頭”的基本套路是：首先介紹具體研究所處的研究領域，說明該領域的重要性；其次，簡介這個領域的脈絡，舉出典型的文獻例子；再次，說雖然别人開展了很多研究，但還有什麼沒有做；最後，簡短指出——針對文獻中的缺漏，你做了什麼。“龍頭”遵循“倒金字塔”結構，從寬廣到具體。

　　報告的“豬肚”約占講解時間的80%。如果是講解一個研究工作，那麼你可以把“豬肚”分為實驗方法和實驗結果兩部分。另一種情況是講解幾個研究工作。如果這幾個研究工作采用類似的實驗方法，那麼你可以先簡述實驗方法，再逐一講解幾個研究工作。而如果這幾個研究工作的實驗方法有較大差别，那麼你可以把“豬肚”分為幾個小部分，在每個小部分先簡述實驗方法，再介紹實驗結果。

　　報告的“鳳尾”比“龍頭”更簡短，但“鳳尾”能給聽衆一種意猶未盡的感覺。大多數聽衆聽完你的報告，都記不住你的實驗細節和實驗數據，因而你需要給他們一些“能夠帶回家的信息”。在報告的結尾部分，你需要總結出幾個要點，簡述這個研究工作的意義、局限性，并指出後續研究思路。“鳳尾”遵循“倒金字塔”結構，從具體到寬廣。

　　總之，報告的思路要清晰，要講清楚研究背景、研究思路、研究結果及其重要性。

　　PPT設計制作的技術

　　作報告不能“想到哪兒就說到哪兒”，而要借助精心設計的PPT設定報告的内容和進程，提升表達效果。PPT設計的總體原則是一目了然，就是讓聽衆看一眼PPT就知道大緻意思。

　　PPT設計的第一要求是圖文并茂。不能在頁面上堆滿文字，而要把一段文字轉化為幾個簡短的要點，逐條列出，甚至用圖來表達文字信息。但是，頁面上不能隻有孤零零的一張圖，而要在圖的旁邊或者以小标題的形式在頁面配以簡短的注解。

　　有些學生喜歡在頁面上展示表格，以顯示自己做實驗的“工作量”，但聽衆可能會迷失在一堆數據中，不清楚這個表格能引出什麼科學結論。你要學會把表格裡的關鍵信息用圖來表示，顯示數據變化的趨勢。至少要用紅框或者紅色的下劃線把表格中的關鍵信息強調出來，并配上簡單的文字注解，讓聽衆能抓住要點。

　　PPT設計的第二要求是邏輯清晰。比如：你用一種新方法制備了一種材料，在報告的開頭，你說别人用了幾種方法制備這種材料，這些方法各自有哪些“變種”。于是，你可以像中學語文老師寫闆書那樣，用幾個大括号，把這些方法進行分類。除了表示“分類”，PPT頁面還可以表示流程、因果、對比等邏輯關系。比如：在研究中遇到什麼問題、你采取了什麼方法、最終得到什麼結果，這就是一種邏輯關系。

　　PPT設計的第三要求是要精簡。作一場45分鐘的學術報告，準備40-45頁PPT足矣。要突出重點、有詳有略。比如：你用一兩個關鍵的實驗證據已經能夠證明一個要點，那麼其他輔助證據隻需要一筆帶過即可。舉例時要注意選取典型例子（即注意“剪輯”），不要把你知道的例子都“傾倒”到PPT中。

　　PPT設計有很多技巧。大家可以閱讀《和秋葉一起學PPT》《說服力：讓你的PPT會說話》《說服力：工作型PPT該這樣做》等書籍，并反複操練。

　　報告者的現場表現

　　你需要一開始就抓住聽衆的注意力。一個技巧就是找到你的報告和日常生活、新聞的聯系。比如：我曾作了一場關于“研究生師生矛盾及化解對策”的報告。一上來，我就講到新聞曝出的“研究生師生矛盾”的極端案例，由此引出報告的主體内容。

　　在報告的過程中繼續吊住聽衆的興趣。有研究表明，聽衆的注意力在報告開始時最集中，之後注意力快速下降，并維持在低水平。因此，你需要采用某些方法提升聽衆的注意力。

　　我曾邀請一位人力資源經理到我們學校作有關職業發展的報告。他用抑揚頓挫的聲音說話，講到關鍵之處，還會突然沉默兩三秒。他還在中途抛出幾個問題，讓學生回答。學生自信地說出答案，他卻說大家都沒有答對，于是聽衆期待他的解答。而當一位學生答對時，他從包裡拿出一個小獎品，走到學生跟前，把獎品送給學生。

　　作學術報告不用像開演唱會這麼活躍，但至少，你可以做以下幾件事。首先，要抑揚頓挫地說話，讓聽衆感受到你的激情。其次，增加和聽衆的視線接觸。當面對一群聽衆時，你要慢慢掃視現場，而不能隻是盯着某幾個聽衆。再次，觀察聽衆的體态語言，當他們昏昏欲睡或者頻頻看手表時，你可以通過提問等方式加強和聽衆的互動。而當聽衆表現出困惑時，你可以問他們“哪兒聽不懂”，也可以詳細講解剛才說的内容。

　　不要超時。一場學術報告不僅有報告，還有問答環節。一個國際會議有很多平行的分會場，每個分會場都有作報告的時間表，比如你的報告被安排在上午9點到9點30分，下一個報告被安排在9點30分到10點。有的聽衆聽完你的報告，就到隔壁分會場聽别的報告。如果你作報告超時了，那麼這不但影響你們分會場的下一位報告者，也會影響想去别的分會場接着聽報告的人，聽衆也會不耐煩。

　　回答問題時，要等提問者說完了，停頓一下再回答，而不要粗暴打斷提問者的話。如果你沒有聽清楚問題，可以要求提問者再說一遍，或者說：“如果我沒有理解錯的話，你的問題是……對嗎？”回答問題還要簡短、抓住要點，一般在一分鐘之内解決一個問題。

　　報告的準備

　　報告的表現和準備的充分程度相關。我一般在收到作報告的通知後，就馬上着手準備。首先，構思這場報告要講什麼，列出提綱。接着，着手準備PPT，然後反複修改。上述兩個步驟就能花去我近一周的時間。完成PPT初稿，我就不擔心了，等過了幾天有了新的想法，再打開文檔，繼續修改。這個過程就像是我給報刊寫稿，精雕細琢，思路也會更清晰。

　　報告者不但要提前準備PPT，還要考慮聽衆對象以及作報告的深度。比如給市民作科普報告，有可能你講得太深，以至于他們聽不懂。但也有可能反過來——有一次我去複旦大學附屬小學給四年級學生講“能源與環境”，講到煤、石油、天然氣的形成，發現很多學生已經知道了，我隻能臨時加深報告内容。

　　很多學生站在講台上會很緊張。一個應對技巧就是事先把報告開始後一分鐘的“台詞”背出來。這是因為，有人發現報告者的緊張程度在報告開始時最大，随後迅速下降。當你順利說出開場白，看到聽衆都在認真傾聽時，你就能自然地說下去。

　　以前讀博士時，我在作報告前，對着電腦屏幕反複試講。這當然有用，但我反複試講後，越講越流利，以至于在正式作報告時，一場45分鐘的報告，30分鐘就講完了。

　　作報告之前不但需要準備PPT和試講，報告者還需要提前到達報告現場，調試話筒、電腦、投影儀等設備，和主辦方、聽衆展開互動，進一步了解聽衆已經了解什麼知識、現在想聽什麼。熟悉現場之後，你就不會那麼緊張了。

　　在正式場合作報告之前，還得把頭發修剪整齊，噴上定型水，并穿上皮鞋和西裝——這不但能給你增添自信，而且聽衆會感到你就像專家一樣，報告的效果也會更好。

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