應屆大學生，剛離開學校，初入職場，有很多需要學習的技能。新人必備辦公技能之一——發郵件，剛畢業的大學生真的會發郵件嗎？下面為大家總結了在辦公時發送郵件的技能和注意事項。

主題是郵件接收者了解郵件的第一信息，因此必須簡潔的說明來意，這樣可以讓接收者快速判斷郵件是否具有可讀性。

2.标題要簡短扼要，表意要明，用最簡短的話表明内容的重要性。

3.一封郵件一個主題，一信不提多事。

4.可适當根據内容的重要性使用特殊字符（如！*等）來吸引收件人注意。

5.回複對方郵件時，可根據回複内容更改标題。

6.主題要通暢無錯别字。

7.對外郵件最好寫上“來自xxx公司的郵件”，以便對方一目了然和保存。

稱呼和問候

1.使用恰當的稱呼

如果清楚對方的職務，應以職務尊稱對方，如“x經理”，如果不清楚對方的職務，則可以稱呼對方為“x先生”“x小姐”，對方的姓是必須要知道的，至于性别當然也要搞清楚。

不熟悉的人切記直呼别人的英文名，也不要亂加前綴，如“dearxxx”，自以為很熟絡，在别人看來很突兀。

稱呼的格式，第一行頂格寫。

2.開頭結尾要有問候語

最簡單的開頭問候語就是“HI”“hello”“你好”等，結尾的話可以用“BestRegards”，“祝您順利”“祝您生活愉快”，要是年長者，則應說“此緻敬禮”之類的。

注意：在非常正式的場合，郵件的格式完全采用信件标準格式。“祝”“此緻”為緊接上一行結尾或換行開頭空兩格，而“順利”“敬禮”則再換行頂格寫。

正文

1.Email正文要簡明扼要，行文流暢，多用短句，少用偏僻詞彙。

2.依據收件人與自己的熟絡程度、等級關系等，對待不同的人，使用不同的論述（表達）語氣。多用請、謝謝等之類的禮貌用語。

3.條例清晰，如果太複雜可用分級分段落來表明。最好采用1、2、3等列段說明的方法分條陳訴。

5.盡可能避免出現錯别字和書寫錯誤，可以使用拼寫檢查。郵件發送之前，最好是再仔細閱讀一遍，進行修改确認無誤後再發送。

6.對重要的信息做适當的處理，比如加粗斜體、顔色字體、加大号等方式來顯示信息的重要，但要适度，以免抓不住重點。

7.合理利用圖片，表格等工具來輔助闡述，文圖配合效果很好。

8.少用(*^__^*) 之類的特殊字符，這是商務郵件，需嚴謹對待。

結尾簽名

每封郵件在結尾處都應簽名，這樣對方可以清楚的知道發件人的信息。雖然你的朋友可能從發件人中認出你，但不要為你的朋友增加這樣的工作。一目了然是最好的。

簽名檔一般包括姓名、職務、公司、電話、傳真、地址等信息，但信息不宜行數過多，一般不超過4行。簽名檔的信息最好留的是必要的信息，對方若是想要更詳細的信息，自然會與你聯系。

引用一個短語作為你的簽名的一部分是可行的，比如你的座右銘，或是公司的宣傳口号，但要分清收件人對象與場合，必須得體。

2.簽名檔應多樣化

對内、對私、對熟悉的客戶等不同的群體的郵件往來，簽名檔應當自由多樣化。有時候過于正式的簽名檔會疏遠兩人之間的關系。

3.字體與正文相同。統一使用簡體、繁體、英文，以免亂碼。字号一般選擇比正文小一些的。

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