發文字号由機關代字、年份代碼、發文順序号三個部分組成,發文字号即是發文機關在某一年度内所發不同文件總數的順序編号,由該機關的收發文責任部門統一編排。
發文代字用簡體字,是固定的,年份代碼、發文順序号用阿拉伯數字,年份代碼應該是在“〔〕”中用4位阿拉伯數字寫公立年份。
發文順序号不用編寫虛字、虛位等,直接寫幾号就行,例如:國辦發〔1996〕2号。
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