作為一名體制内公務員，寫材料是硬本領也是軟實力，說是硬本領是因為材料寫作能力可以成為體制内生存的看家本領，有人因此赢得領導肯定，有人因此得到升遷提拔，更多人能通過寫得一手好材料而在單位立足。說寫材料是軟實力，是因為通過系統的公文寫作訓練，可以提升人的邏輯思維能力、結構思考能力和語言駕馭能力，這些能力的培塑，對于職業生涯的長期發展是至關重要的，并且是體制内外通用的重要能力。

筆者目前所在的省直屬機關單位，每天都要收發大量的材料，回顧從縣級科員成長為省府處長的漫長歲月，公文寫作始終伴行。長期的寫作訓練，讓筆者對材料寫作有了一定感悟和心得，慢慢體會到立足于框架而不拘泥于框架的遊刃有餘。筆者特借助“筆杆子家園”平台，基于國家2012年頒布的《黨政機關公文格式》（GB/9704-2012）标準，将數年積累的普遍性細節問題，做一次分享，希望對各位筆友有些許幫助。

寫了十年材料你也可能會忽視的十個細節：

一、格式細節篇

（1）打印用紙标準格式：2012年以前，行政機關公文打印和黨組機關公文打印用紙是有區别的，但在2012年新的公文格式頒布之後，不管是黨務系統的公文還是行政系統的公文，一律采用A4紙，上白邊37mm±1mm，裝訂處左白邊28mm±1mm，正文内容為156×225mm。還應注意公文印刷的時候是雙面印刷的，帶紅頭的背面也要印刷。很多公文習慣性把紅頭頁背面空白，實際是錯誤的，但背面不能隻有“附件”和印章，要有正文内容，哪怕一個字也是必須的。打印頁碼時注意奇數頁在右邊，偶數頁在左邊。

（2）函紙頭對标格式：很多單位為了提高行文效率，會制作一些固定的函紙頭，但很多剛接觸到公文的新筆杆們，往往分不清什麼是上行文的、什麼是下行文的、什麼是平行文的函紙頭，容易鬧很多笑話。具體展開講内容很多，一定要牢記對應規則。

（3）字體字号格式：一般而言，常用的字體格式為：标題為小标宋體字，二号加粗；正文為三号仿宋體。特别要注意請示的關鍵細節：請示的特點是文号與簽發人并列在紅頭下方一行，并且紅頭上方留有較大空白方便領導批示，要注意請示的文号是年份加文件編号，年份括号是六角括号〔〕，而不是[]。請示需要寫簽發人，請大家記住，簽發人三個字要用仿宋，簽發人的名字要用楷體，這個點甚至很多老筆杆都會忽略。

（4）密級和緊急格式：密級為非必要部分。密級分為絕密、機密、秘密三個等級。頂格标識在左上角第二行，密級程度和保密期限之間用“★”隔開，用3号黑體。緊急程度也為非必要部分。分為“特急”、“加急”，标識在左上角第三行，用3号黑體。

（5）字數行數格式：一般來說，每排22行，每行28字。但這并不是嚴格規定，在具體實際中要根據特殊情況時靈活掌握。

（6）日期和蓋章格式：2012年新規定是日期統一用阿拉伯數字表示。發文單位直接蓋章，不需要再打單位名稱。單位章直接蓋在日期上就可以了。版記并不是必須的，如果需要，記得寬度為156mm。

二、文體細節篇

（7）區分行政機關公文和黨政機關公文：由于機構改革和精簡行政程序的需要，很多單位黨政機關挂兩塊牌子，一套班子，但作為機構的辦事人員，特别是寫稿的筆杆，一定要很清楚自己的寫作任務是哪個範疇的，一般而言，黨組機關公文，例如會議決議、會議決定、會議公報等重要文體，由于其較高的嚴肅性和極強的權威性，是輪不到普通公務員寫的，所以大多數非黨務核心部門的筆杆子，接觸最多的往往是行政機關公文，這一點大家要有清晰的認識。

（8）區分清楚上行文、平行文、下行文：

公文按照行文方向可分為：上行文——指具有隸屬關系的下級機關向上級機關的行文，如請示、報告、意見等。平行文——指不相隸屬關系的機關之間的行文，不受機關級别的限制，如函。下行文——指具有隸屬關系的上級機關向下級機關的行文，如通知，批複等。特别需要注意的是，日常工作中，常有需要回複其他單位的函的情況，這類回複的标準表達應該是“複函”而不是回複，公文的文體中可沒有“回複”這類。

三、表達細節篇

（9）口語化表達的錯誤：公文的内容是要以文字形式來反映和傳達組織機構正式信息，具有權威和嚴肅性，因此公文語言符合幾個特點：規範、正式、精煉、準确。在一些公文中，常出現一些情感類表述和口語化表達，例如：我局目前處于一個調整改革期，各項工作就像一團沒有捋順的線團……(真實案例)；我們單位近一個月來大家都有幹勁，大家披星戴月、任勞任怨，每個人都有幸福的倦容。這些略顯得誇張的案例看似可笑，但如不注意，在寫稿時會習慣性帶入一些不規範表達。寫公文不是寫小說，不能随意地抒發表達個人感情。在公文寫作中，要多用“記叙”和“議論”，少用“描述”。

（10）表述不準确的錯誤：公文是非常嚴肅的文體，下筆一定要精準，特别是涉及一些關鍵用詞和數據上，千萬不能含糊其辭讓人摸不着頭腦。不要在行文中出現“可能、大概、也許”這一類口語中的模糊詞彙詞彙。如确實有必要這麼表達，可以考慮用更正式的書面語言，比如“或”來表達，這樣稍顯準确和正式。另外在措辭表述上，更應該注意，筆者認識的一個朋友，就在寫材料時錯講“事件經過”寫成“案件經過”，被上級嚴肅批評，上了錯情通報的“頭條”。标題也存在表述的錯誤，公文的标題是由發文機關 事由 文體三個部分組成，并且缺一不可。很多人會想當然把單位名稱省略掉，認為紅頭上都有單位名稱了，這是錯誤的。另外一種常見錯誤是文體含混不清，明明是下級請示上級是否可以開展某某工作，但偏偏寫成函詢。

以上提及的十個細節，是不是也有您沒留意到的呢？這充分說明要寫一手好的公文材料絕非一日之功。

簡單來說，公文的本質隻不過是工作中重要的行政運轉的工具，但又不隻是組織運行中普通的流程管道，因為公文是以書面的形式代表行政機關和組織機構去發聲，具有嚴肅性和權威性。常有秘書朋友對筆者說：寫材料是向上攀登的階梯，讓他能數次快人一步。筆者身邊也不乏辦公室的同事這樣抱怨：文字工作是一條“不歸路”，踏上了就得一條路走到黑，當寫材料“非你不可”時便預示着你深陷泥潭，到最後也許隻剩下一堆廢紙和一身勞疾。想必各位筆友身邊也有這樣的兩種聲音，而在我們内心深處都向往着成為第一種人。那怎樣才能将公文寫作修煉地恰到好處，而又能把寫材料這項核心技能利用地爐火純青呢？我想有一個著名的“二八法則”可以讓我們做到，具體來說就是，投入20%的精力練就好公文寫作基本功，另外80%的精力放到業務工作、人情往來和生活建設中去，做好總體的統籌權衡。

那您可能要問，隻為寫材料投入20%的精力怎麼做到100%的效果呢？答案很簡單，另外80%繁瑣龐雜的工作，交給“筆杆子家園”平台吧，在這裡善假于人、善假于物，豈不是事半功倍的好事！

作者：開水白菜

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