本文作者将結合自身經驗與你分享設計師應如何優雅地回複需求郵件，enjoy~

工作中回複各種郵件數不勝數，設計師回複的産品需求郵件就是一類，以前回郵件時都是比較『率性而為』，并沒有注意郵件的内容，直到有一次在群裡boss問起一個設計點的樣式問題時，leader直接找出了原始郵件來解釋當前問題，才發現，原來寫郵件也是一門大學問。那麼如何才能『優雅』地回複一封郵件呢？下面就來聊一聊。

前提描述：這裡的回複人主體是設計師，郵件也以常用的pc端outlook為例。設計師接觸到的最多的郵件是産品需求郵件、走查驗收郵件，而其中産品需求郵件又是大多數，因此以需求郵件的書寫方式為主來說明。

首先來解析一下需求郵件的内容：

1. 發起人：PM
2. 抄送人：産品相關leader，設計組及相關leader，需求相關部門leader等等；
3. 主題：XX版本需求（或其他語言描述，這個是無法控制産品的腦洞）
4. 正文：需求描述，有時會插入附件，對于需求會有詳盡的背景描述、需求描述、預期數據效果、後台需求、數據布點等；當然，更多的時候是有一個prd文檔；不過也不排除『過分』的情況是，隻留一段簡短的文字描述。
5. 簽名

基本上需求郵件的樣式大體如此，那麼設計師一般會如何回複呐？其實這樣要分情況，如果對于郵件回複要求交嚴格或者設計師手上需求較多的話，可按照如下樣式在不同的時間點上回複，具體包括以下幾個流程，僅供參考。

1. 剛收到需求

（1）需求prd等文檔相對完整，描述準确，需求清晰，設計師可直接回複郵件，明确已收到需求，回複具體的排期時間，包括啟動時間和交付時間點；

（2）需求不明确時，可『委婉』要求PM當面溝通細節後給出具體排期；

2. 設計完成後回複郵件

（1）郵件内容明确，方案已經直接設計産出；

這種情況下比較簡單，郵件中直接帶入附件後回複産品查收确認即可；

（2）輸出方案與原prd有差異或調整；

郵件中帶入附件，同時可增加調整點描述，可特殊字體強化标出；

（3）prd描述較簡略或者線下溝通後需求仍舊模糊，在不影響産品策略的前提下，可設計方向很多，則在回複郵件過程中可采用兩種方式：

（A）輸出多版方案：

郵件中帶入附件，同時描述多種方案的優劣側重點以便産品評估；方案描述可從交互、視覺、産品策略傾向性等方面描述，總之需要體現專業性與清晰的設計思路。

（B）線下溝通後确認一種方案：

郵件正文需明确描述與PM線下溝通的結果，随後附上對應的設計稿；

（4）有待确認問題

需明确标出需要确認（或提供素材）的内容及對應的确認人員，确認人員可高亮标出；當然，不要忘記郵件抄送對應的确認人員；

3. 補充建議

方案中如果存在一些細節上的體驗問題或者流程缺失，可在郵件中提出，從設計的角度提出相關建議，體現專業性，完善産品功能，對産品的策略進行必要性補充，當然，産品可不采納，但是作為設計師在郵件中還是要寫上的；

Tips：

郵件往來習慣會依據項目安排來定制，就算同一公司中不同的項目，也會因為産品形态、進度、人力資源、緊迫程度等因素，導緻郵件往來在項目中的作用不同，但是作為職業化的設計師，依舊需要要求自己對于郵件内容保持嚴謹與審慎的态度。

郵件的細節處理不僅體現了一名職業設計師設計能力，同時也能夠反映出很多隐藏的能力，讓對接的産品、開發以及領導們眼前一亮：

1. 首先是設計師的設計能力，這是毋庸置疑的，是否能夠高效完成産品需求，通過郵件很好追蹤；
2. 設計師是否有獨立思考能力，産品的需求中的不合理的地方是否能夠提出、協助改正，而并不是一味以prd為準，不思考需求的合理性與體驗上的流暢性；
3. 溝通表達能力是否良好，很多需要線下溝通的細節，能否很好地通過溝通挖掘到，同時是否可以通過郵件很好的表達自己的想法；
4. 項目推動能力，對于需要多方協助或者需求不明晰的情況，設計師是否能夠很好的協調資源，推進項目進行，而不是在摸個階段卡殼，導緻項目延期。

總結一下

郵件是工作中的常備工具，但是是否真的可以『優雅』地回複一封郵件，其實還是很看功力的。

作者：蝦米&胖喵，百度交互設計師

本文由 @蝦米&胖喵 原創發布于人人都是産品經理。未經許可，禁止轉載。

題圖來自 unsplash，基于 CC0 協議

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