工作郵件是現在職場中正式或非正式溝通中最主要的交流方式。

然而很多初入職的萌新職員，以及剛進入大學的學生，他們的很多操作都讓人一頭霧水。比如：

• 收到工作任務，也看見了，但完全不回複的，直到老闆親自下場來确認

• 收到會議邀請，自己默默的接受了會議安排，但不回複給發會議的人

• 明明是一個團隊的溝通郵件，隻将完成的工作内容回複給某個同事

• 更有誇張的，HR詢問一些個人問題，結果某位員工将自己的回答抄送給整個部門的同事們

這些操作很多時候會讓閱讀者産生困惑。

發郵件這個人腦子瓦特了？？？

輕則，覺得這個人還是個新人，重則，會覺得這個人不夠專業，進而懷疑工作能力。

而另一方面，确實有很多朋友向我表達過：收到了大老闆（或者輔導員、教授）發的郵件，我到底要不要回複呢？我該回複些什麼内容呢？

其實在郵件回複方面，主要是有三方面的困擾——

第一，要不要回複

第二，回複什麼内容

第三，到底該回複給誰，排序如何，内容中有什麼必備的要素

針對以上三個問題，本篇将按照問題的順序，分為三個部分依次闡述。

郵件是工作往來溝通最重要的媒介。

回複郵件，就是傳達出”事事有回應“的信号，讓對方知道信息已準确傳達。

大家首先思考一個問題，在目前微信，即時聊天通訊如此發達的當下，為什麼還要通過郵件進行溝通呢？

一是因為有記錄可追查。

二是該溝通比較正式且重要。

三是信息量較為複雜，需要收件人較長時間的閱讀。

那麼基于這三個特征，就意味着——郵件溝通的事項，是重要的，是複雜的，是正式的。

作為收件人，要重視郵件的内容，并向對方傳達出，“收到相關的内容，你别擔心，我會及時處理的。”的信号。

其次，作為職場新人，恰當的回複郵件，可以讓自己的名字在各位老闆那裡，優雅的秀存在感。

你想想你們同一批入職多少人，老闆們能都認識嗎？

怎麼能不動聲色的讓他們記住你？

很多時候，記住你的名字比記住你的臉要重要得多。（畢竟老闆挑人幹活的時候，拿的是名單，不是照片集……）

隻需要一封簡單的郵件。

不出差錯甚至稍微有點出彩的回複給大佬們，你就可以輕松的讓他們記住你的名字！

這麼優雅的自我表現的方式，真的要抓住啊！

因此，該回複的郵件，一定要回複！！！（第三部分我們會講到，如何識别什麼郵件是該回複的）

考慮回複郵件的内容，就要搞清楚，發送給你的郵件類型，我們主要分為三類郵件，各自對應不同的回複内容。

第一類，通知類——

此類郵件僅為傳達相關信息，包括會議安排通知，培訓通知，員工活動通知等。回複的目的很簡單，就是表達出：“收到！謝謝。”即可。

示例：“我已收到xxx通知，會準時到場參加。謝謝！”

第二類，任務下達類——

這類郵件需要收件人清楚各自任務，或者明确給出具體的指令。也是作為學生，以及職場萌新日常最常收到的郵件。

這類郵件的回複内容可以包括以下内容：

• 簡要說明自己目前工作的完成進度
• 即将進行的工作的思路
• 詢問任務的細節以确保自己理解無誤

示例：“我将于今天下午完成xxx的工作，目前您的要求中，xxx部分仍然有以下幾點想和您确認以下：一是xxx；二是xxx；……”

第三類，咨詢事項類——

這類郵件，通常需要收件人在一定時間内回複相關信息。

如可立刻回複的，直接回複相關内容。

如需花費時間獲得相關訊息後才能回複的，收件人可先回複郵件表明到某個準确的時間點，會回複相關内容。

示例：“我收到您的要求，目前仍需3-4小時準備相關文件，預計将于今天下午5點發送給您！謝謝！”

---

“恰當”的回複，需遵照的原則

在清楚了郵件該回複什麼内容之後，就是最重要的——恰當。

恰當體現在三件事情上：

回複該回複的郵件

回複給所有該回複的人

回複的内容可為自己加分

首先，了解郵件的構成

郵件的主要構成要素

• 收件人：該郵件需準确傳達的對象
• 抄送人：需告知“郵件傳達”這個動作的對象
• 主題（标題）：郵件的标題，為郵件内容的總結
• 正文：郵件内容的具體說明
• 附件：郵件内容相關的文件
• 簽名（電子名片）：發件人信息

其次，思考以下問題：

如何确定這封郵件該不該我回複？

标準有且隻有一個：看看自己是否在收件人欄裡。如果在，請回複。

那我到底該回複給誰？需要抄送嗎？

如果該郵件為通知類郵件：收件人可能是全部門所有的同事，抄送人是部門的主管領導。

• 那你隻需要回複給發件人一人即可。因為其他的同事和你的老闆，沒有必要知曉“你已閱”這件事。

如果該郵件為任務下達類：收件人僅僅是你，抄送的是你的同項目同事。

• 那麼你根據郵件内容是否需要其他同事知曉為判斷依據，回複給發件人，可以選擇抄送給之前抄送欄裡的所有人，或不抄送。（注意，不能抄送一部分）

如果該郵件為詢問事項類，特别是項目組對外的（與客戶，供應商，或者是其他團隊的）溝通郵件。

• 務必記得抄送給你的直接負責人，防止事後出現問題自己一個人背鍋

恰當的内容包括什麼？

（注意，後文中所有的中英文示例内容，都需要考慮對方的級别和身份，并适當斟酌語氣的正式程度）

【開頭内容】

中文：“xxx先生（女士），您好，”

英文：“Hi xxx / Dear xxx"

【正文】

• 正文說明自己回複郵件的結論（或提出的要求）
• 之後可詳細闡述，具體說明
• 注意，如上交的工作成果主要為附件，請在郵件正文中簡要概述工作成果及發現。

【附件】

根據需要，提供附件，如有多份附件，請在正文中依次說明各自标題及對應的解釋說明。

【結語】

如需對方回複

“期待您的回複”

“Wait for your replying”

如對方可能會有疑問或需要進一步溝通

“如有任何問題或疑問，可随時與我聯系”

“If there is any question or problem, please let me know.”

如感謝對方

“感謝您的耐心幫助”

“Thanks for your help”

【署名】

“此緻，名字”，或者，“順祝商祺，名字”

“Sincerely，xxx”/“Best Regards，xxx”

【檢查收件人及抄送人】最後一件！也是最重要的一件事！！！

一定要檢查，郵箱是否正确，以及收件人和抄送人的順序。

很多時候，你的郵件要回複或抄送給多個人，那麼收件人及抄送人的順序一定要再次确認，基本原則如下：

• 順序按照員工的級别，從高到低排序，最大的老闆一定是第一個收件人
• 如涉及多部門的人，外部門的統一在前，本部門的在後

希望大家都可以恰當優雅的度過新手期，努力做到不犯低級錯誤。

寫在最後的話

郵件回複，看起來是件不起眼的小事，然而見微知著，小細節往往能暴露出一個人是否用心是否認真。

既然是一件可以小投入獲得大回報的小技能，何不學到手，為自己多加一點好感分？

我是佚名同學，歡迎大家說出自己的職場故事。更多求職、工作、教育、生活資訊，可關注頭條号及同名佚名志！

---

作者簡介：佚名同學，一個從小吹噓夢想當作家的商科女。去了全國中文系最好的大學卻從始至終一心紮在商科領域并仍在繼續深潛的咨詢從業者。無數個矛盾的結合體，嚴肅理性卻又瘋狂追星，深愛文史地，英語奇差，卻靠數學立足，用英語叱咤學生生涯以及正在進行的職場疆場。

,

更多精彩资讯请关注tft每日頭條，我们将持续为您更新最新资讯!

查看全部