《條例》規定“上行文應當标注簽發人姓名。“簽發人”是公文格式的18個要素之一,是上行文中的文面格式的必備要素之一。“簽發人”的标注要考慮公文的行文關系,同時也要考慮公文文種問題,它的标注通常隻能在特定的公文文種中進行。實際上,标注簽發人姓名僅僅針對“請示”“報告”“意見”文種的上行文而言。“簽發人”是上行文的必備格式要素,它體現的是單位領導人對上級機關負責的一種形式。
《黨政機關公文格式》(中華人民共和國國家标準GB/T9704—2012,以下簡稱《格式》)規定“上行文的發文字号居左空一字編排,與最後一個簽發人姓名處在同一行。”《格式》“式樣”公文首頁版式圖有“簽發人”标志。帶有“簽發人”标志的公文首頁版式式樣,我們習慣上把它稱為“上行文格式”。
在公文文種中,“請示”“報告”以及按請示性公文程序和要求辦理的“意見”,應該按照“上行文格式”來處理,都要求必須出現“簽發人”标識區域,并标注簽發人姓名。
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