俗話說：“文不如表，表不如圖”，充分說明了圖表的重要性，特别是在分析多而繁雜的人事數據時，圖表備受 HR 的喜愛。

但要想制作的圖表更專業，需要掌握如下圖所示的一些技巧來提高圖表的整體效果。

當文本标簽太長，圖表寬度不夠時，經常會導緻圖表标簽傾斜，就像下圖所示的圖表一樣。

專業的圖表一般不允許出現這種情況。

當遇到這種情況時，可以在分類标簽文本中間加上換行符号，這樣在圖表中的文本标簽就可以換行。

方法是：将鼠标光标定位到單元格文本需要換行的位置，按【Alt Enter】組合鍵即可，效果如下圖所示。

為文本添加換行符和為單元格設置自動換行是有區别的，要讓圖表中的分類标簽文本多行顯示，則是在文本中間插入強制換行符。

另外，還可以将柱形圖更改為條形圖，如下圖所示。

在餅圖中，很多時候圖例都是多餘的，可以用類别名稱來代替，這樣會使圖表顯得更簡潔、直觀。

如左下圖所示，選擇圖表中的圖例，按【Delete】鍵删除，然後添加數據标簽，将類别名稱和數據直接添加到餅圖上，顯示會更直觀，效果如右下圖所示。

要删除圖例中的單個圖例，可以先選擇整個圖例，再單擊要删除的某個系列的圖例，按【Delete】鍵即可。

在 Excel 圖表中，坐标軸是一個非常重要的元素，但很少有人對坐标軸的數字格式進行設置。

其實，要想使制作的圖表更專業，坐标軸數字格式的設置也不容忽略。

使用圖表對人事數據進行分析時，經常需要在如下圖所示的幾種情況下為坐标軸設置數字格式。

如下圖所示的圖表坐标軸中帶有負值，雖然負值的數據條使用了紅色進行表示，但坐标軸中刻度值的負值并不明顯，這也導緻圖表整體效果不夠直觀。

負數一般用帶負号（-）的紅色文字表示，當圖表坐标軸帶有負值時，坐标軸中的負值也需要使用紅色文字顯示，這樣使圖表更直觀。

例如，在對各部門月初和月末增加、減少人數進行分析時，就涉及負數，通過設置坐标軸的數字格式，讓坐标軸和圖表中的負值用帶負号的紅色文字顯示，具體操作步驟如下。

步驟 01

選擇圖表中的縱坐标軸并右擊，在彈出的快捷菜單中選擇【設置坐标軸格式】命令，打開【設置坐标軸格式】任務窗格。

在【坐标軸選項】中展開【數字】選項，在【類别】下拉列表中選擇【數字】選項，将【小數位數】設置為【0】，将負數的顯示格式設置為【 - 1,234】，在【格式代碼】文本框中将顯示該數字格式的代碼，如下圖所示。

設置坐标軸數字格式的方法與在【設置單元格格式】對話框【數字】選項卡中設置數字格式的方法相同，且數字格式的代碼也相同。

步驟 02

選擇橫坐标軸，在【坐标軸選項】中展開【标簽】選項，将【标簽位置】設置為【低】，這樣橫坐标标簽就不會與負值的數據系列重疊，如下圖所示。

在 Excel 中制作的圖表，其縱坐标間隔都是默認的，但默認的間距不一定是需要的。

如果縱坐标軸的數值間距太小，顯示的數字刻度堆積在一起，會顯得不美觀，如左下圖所示。

因此，可以根據需要對坐标軸間距進行調整，如右下圖所示為調整後的效果。

使用組合圖分析數據時，經常會涉及雙坐标軸，如左下圖所示的圖表就是采用的雙坐标軸。

左側為主要縱坐标軸，有 5 個刻度，右側為次要縱坐标軸，有 8 個刻度，由于次要縱坐标軸的刻度、網格線與主要縱坐标軸的刻度不對等，因此導緻圖表的雙坐标軸不對稱，這種情況是不允許的，需要調整縱坐标軸刻度與主要縱坐标軸的刻度單位使其對稱，調整後的效果如右下圖所示。

突出關鍵數據點，是指通過更改單個數據點的填充顔色、添加數據标簽等方式來突出顯示關鍵的數據，使人們一眼就能看出圖表中想要強調的數據信息，特别适用于各個數據點之間的數值大小變化不明顯的圖表。

如從左下圖所示的圖表中可以看出，各數據點之間的數值大小變化不大，很難一眼看出最大值。

這時可以将最大值的數值填充為其他顔色，并添加數據标簽，使圖表中的最大值一目了然，如右下圖所示。

圖表标題說明這是一張關于什麼數據的圖表，因此，圖表标題一定不能少。

當圖表隻是為展示數據狀況時，可以拟定一個概括性标題，如左下圖所示的“各部門人數所占比例”。

但是，如果圖表是為了展示一個結論或強調一個觀點，标題也必須與之對應。

如右下圖所示，圖表的目的是強調銷售部人數所占比例，因此，标題内容随之發生改變，這樣在觀看圖表時就能一目了然。

在使用折線圖時，常常需要同時體現多項數據的趨勢。

當數據項目較多時，就意味着一張折線圖中有多條趨勢線，線條之間相互影響，導緻圖表信息讀取困難。

這種情況，就需要将折線圖拆分為多張，避免各種線條“糾結”在一起。如下圖所示就是将一張折線圖表拆分為多張折線圖表後的效果。

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