俗話說:“文不如表,表不如圖”,充分說明了圖表的重要性,特别是在分析多而繁雜的人事數據時,圖表備受 HR 的喜愛。
但要想制作的圖表更專業,需要掌握如下圖所示的一些技巧來提高圖表的整體效果。
當文本标簽太長,圖表寬度不夠時,經常會導緻圖表标簽傾斜,就像下圖所示的圖表一樣。
專業的圖表一般不允許出現這種情況。
當遇到這種情況時,可以在分類标簽文本中間加上換行符号,這樣在圖表中的文本标簽就可以換行。
方法是:将鼠标光标定位到單元格文本需要換行的位置,按【Alt Enter】組合鍵即可,效果如下圖所示。
為文本添加換行符和為單元格設置自動換行是有區别的,要讓圖表中的分類标簽文本多行顯示,則是在文本中間插入強制換行符。
另外,還可以将柱形圖更改為條形圖,如下圖所示。
在餅圖中,很多時候圖例都是多餘的,可以用類别名稱來代替,這樣會使圖表顯得更簡潔、直觀。
如左下圖所示,選擇圖表中的圖例,按【Delete】鍵删除,然後添加數據标簽,将類别名稱和數據直接添加到餅圖上,顯示會更直觀,效果如右下圖所示。
要删除圖例中的單個圖例,可以先選擇整個圖例,再單擊要删除的某個系列的圖例,按【Delete】鍵即可。
03 設置坐标軸數字格式在 Excel 圖表中,坐标軸是一個非常重要的元素,但很少有人對坐标軸的數字格式進行設置。
其實,要想使制作的圖表更專業,坐标軸數字格式的設置也不容忽略。
使用圖表對人事數據進行分析時,經常需要在如下圖所示的幾種情況下為坐标軸設置數字格式。
如下圖所示的圖表坐标軸中帶有負值,雖然負值的數據條使用了紅色進行表示,但坐标軸中刻度值的負值并不明顯,這也導緻圖表整體效果不夠直觀。
負數一般用帶負号(-)的紅色文字表示,當圖表坐标軸帶有負值時,坐标軸中的負值也需要使用紅色文字顯示,這樣使圖表更直觀。
例如,在對各部門月初和月末增加、減少人數進行分析時,就涉及負數,通過設置坐标軸的數字格式,讓坐标軸和圖表中的負值用帶負号的紅色文字顯示,具體操作步驟如下。
步驟 01
選擇圖表中的縱坐标軸并右擊,在彈出的快捷菜單中選擇【設置坐标軸格式】命令,打開【設置坐标軸格式】任務窗格。
在【坐标軸選項】中展開【數字】選項,在【類别】下拉列表中選擇【數字】選項,将【小數位數】設置為【0】,将負數的顯示格式設置為【 - 1,234】,在【格式代碼】文本框中将顯示該數字格式的代碼,如下圖所示。
設置坐标軸數字格式的方法與在【設置單元格格式】對話框【數字】選項卡中設置數字格式的方法相同,且數字格式的代碼也相同。
步驟 02
選擇橫坐标軸,在【坐标軸選項】中展開【标簽】選項,将【标簽位置】設置為【低】,這樣橫坐标标簽就不會與負值的數據系列重疊,如下圖所示。
在 Excel 中制作的圖表,其縱坐标間隔都是默認的,但默認的間距不一定是需要的。
如果縱坐标軸的數值間距太小,顯示的數字刻度堆積在一起,會顯得不美觀,如左下圖所示。
因此,可以根據需要對坐标軸間距進行調整,如右下圖所示為調整後的效果。
使用組合圖分析數據時,經常會涉及雙坐标軸,如左下圖所示的圖表就是采用的雙坐标軸。
左側為主要縱坐标軸,有 5 個刻度,右側為次要縱坐标軸,有 8 個刻度,由于次要縱坐标軸的刻度、網格線與主要縱坐标軸的刻度不對等,因此導緻圖表的雙坐标軸不對稱,這種情況是不允許的,需要調整縱坐标軸刻度與主要縱坐标軸的刻度單位使其對稱,調整後的效果如右下圖所示。
突出關鍵數據點,是指通過更改單個數據點的填充顔色、添加數據标簽等方式來突出顯示關鍵的數據,使人們一眼就能看出圖表中想要強調的數據信息,特别适用于各個數據點之間的數值大小變化不明顯的圖表。
如從左下圖所示的圖表中可以看出,各數據點之間的數值大小變化不大,很難一眼看出最大值。
這時可以将最大值的數值填充為其他顔色,并添加數據标簽,使圖表中的最大值一目了然,如右下圖所示。
圖表标題說明這是一張關于什麼數據的圖表,因此,圖表标題一定不能少。
當圖表隻是為展示數據狀況時,可以拟定一個概括性标題,如左下圖所示的“各部門人數所占比例”。
但是,如果圖表是為了展示一個結論或強調一個觀點,标題也必須與之對應。
如右下圖所示,圖表的目的是強調銷售部人數所占比例,因此,标題内容随之發生改變,這樣在觀看圖表時就能一目了然。
在使用折線圖時,常常需要同時體現多項數據的趨勢。
當數據項目較多時,就意味着一張折線圖中有多條趨勢線,線條之間相互影響,導緻圖表信息讀取困難。
這種情況,就需要将折線圖拆分為多張,避免各種線條“糾結”在一起。如下圖所示就是将一張折線圖表拆分為多張折線圖表後的效果。
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