生活學習中,我們難免會遇到各種各樣的事情需要處理,面對紛繁複雜的事,總是一籌莫展。最近讀了一本書,可以看做是整理的秘籍,也可以看做是行之有效的溝通技巧理念的拓展。它就是《豐田一頁紙極簡思考法》,以下簡稱《一頁紙》。
先說說這本書的整體結構,分為這幾部分:
Chapter1 ——介紹思維整理技巧和制作、使用方法。
Chapter2——介紹了如何将其應用到“制作資料”中。
Chapter3——介紹了除了制作資料外,應用到各種工作場合中的實例。
Chapter4——介紹特殊實例。
今天先介紹第一章,
書中首先闡述了“一頁紙”的來曆——
豐田規定業務文件要整理成一張A3或A4紙。
不管是計劃書、報告書還是會議記錄,基本都要整理成“一頁紙”,所以豐田的員工每天都要整理各種信息,最後彙總成“一頁紙”。
經過千錘百煉的一張張資料被稱作“豐田的一頁紙”,同時也是“發揮巨大作用的一頁紙”。
這張紙有時能發展新項目,有時能讓會議順利進行下去,有時能培養新員工……在各種場合發揮着巨大作用。
[日]淺田卓著.《 豐田一頁紙極簡思考法 》.北京時代華文書局 .
怎樣制作“一頁紙”呢?
工欲善其事,必先利其器,需要準備好工具:一頁紙和三色筆(綠色 藍色 紅色)。
整理,是為了讓看見這張紙的人都能清晰掌握到相關内容,就好比我們通過文字與人溝通,肯定是想辦法抓住對方想了解、感興趣的地方,這樣才能源源不斷地有交流。所以,整理首先需要站在對方的立場來想問題。
整理的第二要義是尋找目的,制作這張紙是解決什麼問題或者是要傳達什麼呢?
整理的第三要義,可以說是老生常談了,那就是——行動,或者叫“Action First(行動優先)”,萬事開頭難,隻要你開了頭,就成功了一半。
實物工具和大腦思維都準備好了,接下來該介紹實踐方法了,這裡主要用的是“Excel1”和“Logic3”。
一、“Excel1”的基礎使用方法
①制作框架
綠色筆畫框架,通常用A5紙或者B5筆記本,豎向畫起。
如下圖所示,它的基礎就是8個空格。當然也可随意增減。
小貼士:當空格數量較少時,注意别将表格畫得太大。因為從心理角度來說,小空格更容易填寫。
②寫日期和主題框架
畫好之後,在左上角第一個空格裡填寫日期。
日期填好後,再來填寫主題。
目的不同,主題也不同。主題确定了,目的也就明确了。
整理思維的基礎“Excel1”
③關鍵詞填空
用藍色筆,根據主題填寫答案,将想到的關鍵詞全部填入空格内。
原則是一個空格中隻填一個關鍵詞。90s-3min為宜,從時間和空間兩個角度設下限制,可以提高整理思維的注意力。
用紅色筆給關鍵詞排序以及判斷關鍵詞。
④以整理過的信息為基礎整理思考
填寫完關鍵詞之後,下一步是整理思考。接下來換成紅色筆書寫。
一邊看自己寫出的關鍵詞,一邊思考“這一點中最重要的三件事情是什麼”“按照重要程度應如何排序”“按照時間應如何排序”,等等。
Excel1——圖示
二、Logic3的基本使用方法
①畫框架
綠色筆畫出框架,形狀參考下圖。
②寫日期、主題、“1P?”“Q1?”“Q2?”“Q3?”、标注箭頭并排序
左上角空格用綠色筆填寫日期和主題。然後寫上“1P?”“Q1?”“Q2?”“Q3?”,标注箭頭并排序。
③填寫“1P?”
即“1Phrase?”的簡稱,意思是“用一句話總結的話?”。
④填寫“Q1?”“Q2?”“Q3?”
換回綠色筆,
“Q1?”“Q2?”“Q3?”分别填寫“對方想知道的問題”。假設你要向上司寫這封投訴報告,接下來你就要思考“上司可能會問我什麼問題?”“上司想知道什麼?”,等等。
……
也可從“What?”“How?”“Why?”這三個切入點思考問題。
但是問的問題不一定必須符合“What?”“How?”“Why?”。
注意:就算你想到了很多問題,你也要選出前三個,并且将問題填入“Logic3”的空格内。因為對方容易接受、記住的數量基本在“三個以内”。
記住“欲速則不達”,通過“Logic3”的練習,時刻保持以對方視角考慮問題,盡可能将事情整理到“三點”以内。
⑤填答案
換成藍色筆,填寫“Q1?”~“Q3?”的答案,這裡也要将答案控制在“三個以内”。
Logic3——圖示
待續……
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