[PConline 應用技巧] 由于衆所周知的原因，今年的春節可以說是十分特别。在假期即将結束之際，相信很多企業的小夥伴都接到了延後複工的通知，并且很多企業均鼓勵在家辦公，以保障大家的健康安全，如今你做好了在家辦公的準備嗎？

說到在家辦公，其實早已悄然在我們身邊生根發芽，尤其是遠程協作辦公也正在成為一個新的趨勢，在’超級個體’時代下，随着辦公協同軟件及工具的發展，遠程辦公在技術上已不存在任何的障礙，随着需求量的增加，遠程協作辦公的經驗逐漸被諸如微軟這樣的跨國型企業所掌握。如今在家辦公的你，還會有哪些顧慮呢？

我們知道，遠程協作辦公不同于在辦公室上班。在遠程辦公中我們和上級的溝通頻率會大幅度減少，這讓熟悉在傳統辦公室内工作的你，很難短時間保障工作的順利開展，并極大的可能影響到工作效率，該如何更好的參與到你不熟悉的遠程協作辦公中呢？

1、制定目标很重要

首先最為重要的，我們要制定好當日或本周的工作目标，家中舒适的氛圍很容易讓你喪失多年養成的職場冷靜自律的習慣，所以從一開始我們就要和上級充分溝通，明确自己的工作目标，從而更好的利用時間在家辦公。

除了明确目标外，我們還需要了解都按上級的工作期望值，諸如是否需要實時在線工作？是否可以承擔額外工作？當與上級溝通結束後，最好将溝通結果發與上級确認，以便後續工作的高效開展。

2、保持規律的總結彙報

在家辦公期間，很多員工會因為“看不見老闆”就會認為日常的總結彙報沒有用處，但事實卻恰恰相反。在遠程工作中，我們更要及時與上級進行頻繁的溝通，如果每周能有一次較為正式的工作彙報，那就再好不過了。

該彙報可以包括做了什麼、有什麼成果、遇到什麼困難、需要得到怎樣的幫助支持，最後是下一階段的工作計劃和目标。

正是由于在家辦公，企業内你的上級并不能像在傳統辦公室内一樣，擡眼就能看到你的工作内容和困難，此時遠程協作辦公也就需要我們更加積極的總結彙報。

例如在微軟，員工會在Teams協作平台上，及時和上級領導展開一對一的聊天和會議，同時也會把工作總結等内容，通過電子筆記本OneNote放在同一個聊天當中，以便在需要的時候可以在同一個聊天界面下快速的找到所有内容。與上級領導和同事的及時溝通，可以有效保障你的工作質量和效率。

當場景轉換為團隊時，你如何能夠保證都各自在家辦公的團隊員工的工作效率和質量？在遠程協作辦公中，我們很難和同事在一個會議室裡面對面交流，因個人的差異，甚至無法确認參會人員是否全神貫注的參加會議。在家辦公往往會讓一個鐵打的團隊出現工作效率和質量大幅度下降的情況，那麼該如何通過遠程協作辦公去改善呢？

1、完善會議規則

為了讓會議更加高效，首先我們要完善會議規則。盡量開展小型會議，比如5人左右，會議時間控制在30分鐘以内，在開會前會議組織者應當發出會議日程，讓每個與會人員都了解自己在會議中的角色和貢獻。

以上是一些遠程協作辦公召開會議時的基本規則，當然我們也可以根據自身的需求制定更多的規則，以保證每名同事都能高效的參與會議。

2、借助視頻會議提升溝通效率

在遠程協作辦公中，微軟的團隊發現借助視頻會議的形式可以大幅度提升會議中的溝通效率。讓與會的每個人都打開攝像頭，可以清晰的看到每個與會者臉上的表情，是遠程協作中提升凝聚力和參與度的好方法。

3、借助協助工具來管理會議内容

在會議中我們往往需要進行内容的實時分享，同時也需要和與會者展開文字聊天和文件分享，所以說在會議中我們就需要使用便捷的工具把行動計劃分配給每個人并做到自動提醒。也就是說越是遠程辦公，就越要盡可能使用一些減輕工作量的自動化工具。

諸如在微軟，以上工作都能在Teams内輕松完成，為了快速高效的展開視頻會議，同樣也會選擇在手機上加入會議，會議後還可以使用集成在Teams當中的項目管理工具Planner把行動計劃快速分發給每個人，并借助Planner來自動化的跟蹤每個人的執行進度，大幅度提升遠程協作辦公的質量和效率。

衆所周知，遠程協作辦公确實可以大幅度提升辦公的效率，但令人擔憂的仍然還是數據的安全問題。犧牲了數據安全的遠程協作是萬萬不可取的，那麼該如何保證企業的數據安全呢？

1、數據安全尤為重要

說到數據安全，在這點上無論是公司還是個人都應該做足功課，意識到數據安全的重要性，正确評估出最為合适自己的工具平台和方式方法，不要讓重要和敏感的信息流傳到互聯網上。

而在微軟，由于Teams已經集成了微軟大量的安全功能，并不斷強化，所以，我們可以放心的在上面進行協同辦公和文件分享，而不用擔心信息的外洩和丢失。

2、積極使用多人協作

在安全的基礎之上，将文檔上傳到團隊統一管理的雲平台，展開協同編輯是一種高效的辦公方式。但在這個過程中，也一定要做好文檔的管理，讓大家不會因為這種新的工作方式而産生困擾。

在微軟，可以使用Teams裡面的“組隊”功能管理團隊的聊天、文件協同、文件歸檔、數據展示等等需求，大幅度提升辦公效率。

了解到這些硬核的遠程協作小技巧後，相信可以幫助你大幅度提升在家辦公的效率。即使是在家辦公，工作的質量和進度也不會因為工作模式的轉變而受到影響。不得不說，微軟為我們提供的這些遠程協作辦公的技巧已經足夠優秀，你學會了嗎？

最後溫馨提示大家，戴口罩、少走動、勤清潔！平平安安跨入新的征程！

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