對于HR、其他文員等崗位的朋友，每天都要做各類Excel、Word等文檔，如：面試通知書、員工工資條、工作證、簡曆表、收據等，是否很費時？

類似這些重複性的工作，小可勸大家不要再逐個操作啦！

巧用郵件合并功能，就能批量生成各種辦公文檔，想要生成多少份都OK！還能以郵件的形式批量發送、批量打印，非常快速方便！

1、批量生成并打印收據

步驟1

對收款數據加工處理

如下GIF，步驟：

① 打開公司提供的Excel收款表 - 删除表頭 - 新插1列 - 命名為：“大寫 ”。

② 對【金額】進行大寫轉換 - 保存，即可。

講解：

大寫轉換公式：

=SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(IF(-RMB(C2,2),TEXT(C2,";負")&TEXT(INT(ABS(C2) 0.5%),"[dbnum2]G/通用格式元;;")&TEXT(RIGHT(RMB(C2,2),2),"[dbnum2]0角0分;;整"),),"零角",IF(C2^2<1,,"零")),"零分","整")。

公式中的C2為金額所在單元格地址。

學會再也不愁！

步驟2

郵件合并

如下GIF，步驟：

① 點擊【郵件】- 選擇收件人 - 使用現有列表 - 選中“收款表” - 确定。

② 選中相應的目标區域 - 點擊【插入合并域】- 選擇相應的字段插入到相應的區域。

③ 點擊【預覽結果】- 選擇向右的箭頭，浏覽記錄。

④ 點擊【完成合并并打印】 - 打印文檔 - 确定，就ok！

利用郵件合并功能打印準考證，相信很多小夥伴都用過。

可是卻存在很多沒有解決的問題，比如：不能打印對應的照片，或是照片無法更新等。

接下來小可就教大家搞定它！

2、批量打印帶照片的證件

步驟1

整理數據源及照片

如下GIF，進行前期材料準備：

① 考生的照片等相關文件，最好都放到一個文件夾下面。

② 将照片，要以姓名命名。

接下來，開始大展身手啦！

如下GIF，步驟：

① 删除Excel表頭，也就是第一行數據必須為準考證号、姓名等數據，不能添加其它的說明性表頭。

② 複制粘貼：照片文件夾路徑，到Excel表。

③ 照片文件夾路徑中的反斜杠，全部替換為雙反斜杠。

注意（不要弄錯，大部分人就是弄錯這個細節）：

① 照片文件夾路徑中的反斜杠，一定要修改為雙反斜杠。

② 照片必須以姓名，去命名。

步驟2

郵件合并

如下GIF，步驟：

① 在Word中，制作好模闆。

② 郵件合并（插入文字信息）。

方法：

1、【郵件】-【開始郵件合并】-【目錄】。

2、【選擇收件人】-【使用現有列表】-找到信息數據的存放位置，并打開-【确定】。

3、 将【插入合并域】中的【姓名】、【性别】、【身份證号】、【準考證号】、【考點】插入到相應的位置上。

注意：

【郵件】-【開始郵件合并】-【目錄】，此步驟的作用在于将生成的準考證依次排放，否則每個準考證占用一張，比較浪費哦。

有興趣的同學可以省略此步驟，實際測試一下效果。

③ 郵件合并（插入照片）。

方法：

1、點擊【插入】- 文檔部件 - 域 - IncludePicture，在【文件名或URL】處輸入：照片 - 确定。

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2、選中照片顯示控件，并調整其大小。

3、按Alt F9鍵，選中“照片”。

4、【郵件】-【插入合并域】- 輸入：照片，按Alt F9鍵。

5、點擊【預覽結果】，并按F9鍵刷新。

步驟3

批量生成準考證

如上GIF，步驟：

① 單擊【預覽結果】-【完成并合并】-【編輯單個文檔】-【全部】-【确定】。

② 生成了一個新的文檔，用Ctrl A全選穩定，并按F9鍵更新數據。

③ 查閱核對數據，大功告成哦，剩下的就是直接打印啦！

今天秒可職場分享的這些實用的技巧，你學會了嘛？靈活運用最重要~建議分享給你的朋友喲！

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