工作中收到對方沒有署名的郵件，簽名欄什麼都沒有。想回複郵件，又糾結于不知該怎麼稱呼合适。也許因為你不恰當的稱呼，一段合作就被毀了。

你有沒有經常被這樣的問題困擾？而有時候我們在寫郵件時沒有注意到的一些細節，也同樣會給他人帶來不便。

為了能更加高 效的辦公，使通過郵件溝通能更加順暢，我們有必要留意并且牢記一些郵件禮儀。

也許你升職加薪的秘訣就藏着這些細節中。

畢竟在有的公司，不是每個人都有資格直接發郵件給老 闆。發給老 闆的郵件必 須發給部門領導，由其過濾一遍，再度措辭，才可以發給老 闆。

接下來分6個部分來分享下平時郵件往來時需要注意的細節：

說到空白主題，也許有人會不屑一顧，“我傻啊，主題沒寫我難道會不知道？”确實犯這種低級錯誤的人會比較少。

①但是如果是轉發的郵件，就很容易出現轉發郵件不更改默認主題的情況。

特别是一封經過層層轉發的郵件，如果不改主題，你看到的隻剩下一排“fw”。一方面讓人不明就裡，另一方面也顯得業餘，轉發郵件的人不用心。

針對這種情況，可以在轉發郵件前标注【轉自...】, 後邊再加上郵件主題

②即使是給對方發送一些資料，也切忌不寫主題而直接添加附件發出去。如果每天郵件量很大，這樣一封郵件很容易被對方遺漏，而且很難通過搜索去找到。添加主題是舉手之勞，與人方便，于己，也能留個好印象。

③郵件主題要簡短明确，突出重 點即可。如果是需要對方緊急處理的，在郵件開頭标明【緊急】也是一個很有 效的方法

①禮多人不怪，郵件開頭zui好要禮貌稱呼。

比如：“xx, 您好”，也可以稱呼對方職務，例如“李經理，您好！” 如果對方有英文名字，那就更方便稱呼了，稱呼英文名字有一個好處是，不會有很明顯的上下級的職位之分，直呼英文名也不會覺得不禮貌，比如“Dear/Hi Ada, ”。

結尾處也不要偷懶，順帶寫幾句祝福語。

②郵件内容的書寫zui好簡明扼要，多用斷句，注意斷句

句子太長，讀郵件的人得放慢閱讀速度，仔細揣摩發件人要表達的意思。或者有些人根本沒 耐心讀完，從而遺漏重要信息，以至于雙方溝通的時候說的都不是同一件事。

③郵件中傳達出來的預期要盡量委婉

不同于面對面交流，可以感知對方的喜怒哀樂，可以通過對方的肢體語言判斷對方表達的意思。書寫郵件如果不注意語氣，很容易顯得冷冰的，甚至會帶着點命令的語氣，讓人産生誤解。

所以盡量使用委婉語氣，如果不同意對方意見，在反對時請多使用“我們”，而不是“你”。比如“我們覺得這個地方是否可以進一步改為...”, 而不是“你要把這個地方改為...”

①附件多的時候，如何發送才會顯得條理清晰，讓對方看到附件一目了然？不妨采用：

“附件一：aaa 文件名，附件二：aaa 文件名” 的形式，然後按順序上傳附件。

②如果附件内容内容較短，則可以直接将附件内容copy到正文結尾處。

比如一個小的表格，或者一段簡短的文字，直接放到正文處，對方就可以不用專門下載好附件後再去浏覽了。

郵件附件編号 命名

你是否遇到過這樣的情況？收到陌生人的郵件，簽名處光秃秃的，連個姓名都沒有。不回複吧，事情等着處理，回複吧，又不知道對方是什麼人，幹嘛的。糾結來糾結去，事情就被耽擱了。

所以一定要重視郵件簽名的設置，這可是讓對方及時回複郵件，快速聯系到你必不可少的部分。

郵件簽名一般包括這些内容：姓名、職位、有 效的聯系 方式（辦公電話 手機号碼 郵箱）、公司名稱、公司地址

郵件簽名欄内容

發郵件後，根據事情的緊急程度，自己在心裡設置一個期望對方回複的時間範圍。

如果這個時間是半天，半天之後如果對方還沒有回複，zui好通過微信，短 信的方式提醒下對方，郵件發出了，請對方查收。

對于一些不将郵件作為主要溝通工具的人來說，他們可能不經常查收郵件，難免會耽誤事兒。

我們發郵件後，再主動通過這些信息提醒下對方。

一方面可以避免對方扯皮，責怪我們沒通知到位。另一方面，在領導問起來的時候，也可以有理有據的顯示我們是主動的有在跟進，辦事靠譜。

看了這麼多，下次寫郵件的時候就按照這些點自查一下吧，看看你有沒有中招。

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