如果我問你,你和客戶、領導、跨部門同事最常用的溝通方式有哪些？

相信發郵件絕對是其中最重要的一項。越是重要的内容，越需要郵件的形式來溝通。

郵件的寫作水平，可以說是一個人是否職業的一面鏡子。

我相信很多人都有過這樣的經曆：郵件寫完之後，發現忘了添加附件。發出去之後，急急忙忙加了一句不好意思，剛才忘記添加附件了。

或者沒有主題就把郵件發出去了，然後雙方在來回的郵件中，一直挂着一個無主題的标題，來回地回複郵件，特别的尴尬。

或者你的郵件裡寫了好多的内容，發出的之後對方卻一直沒有給你回複。

那要寫一封職業的、得體的郵件，應該注意哪些呢？

很多人發郵件不寫标題，這是非常不專業的做法，而且會造成很多的後後遺症。

如說：收件人沒有辦法從标題上去判斷郵件的内容，以及在後期不方便搜索和查閱等等。

所以一個合格的郵件标題應該有兩個細節要注意：

1、标題簡單直接，明确你的内容方向。

不要怕麻煩，越清楚直接越好。比如領導很有可能收到十個項目進展郵件。當想了解項目的時候，通過标題搜索，就能簡單點進去。

所以你在标題上多寫幾個字，看起來麻煩。但其實是為了後續溝通更加節省雙方的時間去考慮的。

2、善于利用标簽提高打開率。

如果是特别重要和緊急的事情，或者你想吸引收件人的注意力的話。你可以在标題前面加上括号重要、或者括号緊急、或者括号期待回複的标簽。

因為收件人很有可能每天收了幾十封、上百封的郵件。你通過這樣的方式，可以讓對方先留意你的郵件，以免會漏掉重要信息，耽誤項目的進度。

很多人分不清收件人和抄送人。你發給對方，你需要對方知悉且希望别人回複的人，這樣的人是收件人；而抄送人是對方需要知悉，但不需要回複的人。

同時非常不建議大家使用密送，所謂的密送就是收件人和抄送人都看不到，隻有你和密送對象能看到的郵件。

那這個是密送會給人一種打小報告，不公開、不坦誠的感覺。

所以你如果希望某個人收到你的郵件，而收到這個郵件的人，你又不希望别人知道。那你可以單獨的轉發給他就完了。

很多人發郵件，經常犯了一個錯誤，就是把郵件發出之後發現忘了添加附件。所以發郵件的時候，最好的習慣是先添加附件，然後寫正文。然後再寫主題，最後寫上收件人。這樣就可以避免忘記發附件的尴尬。

大家可能會問：為什麼是最後寫上收件人。因為有一些人在郵件寫到一半的時候，會不小心點發送。這樣子的話，會讓自己寫到一半的郵件會發出去，也會非常的尴尬。

所以當你把所有的内容都寫完之後，再來填收件人是非常保險的一個做法。養成這樣的習慣之後。你再來寫郵件，出錯的概率就非常的低了。

有些人在郵件正文開頭會寫一個HI、所有人。但其實相比于HI，人們更喜歡你直接叫他的名字。因為這樣會讓人感覺更舒服，而且人的大腦會特别留意自己的名字。所以也千萬不要把别人的名字寫錯，因為每個人都會很在意自己的名字是不是寫正确。

寫上對方的名字是一種禮貌和尊重，也可以讓對方對你有更多的好感。

比如郵件的一開始就寫總結和結論，收件人看到這句話，就能判斷對這份郵件是不是感興趣。從而決定要不要繼續讀下去。

所以一封郵件的整體的結構，可以是這個樣子：一開頭表明主題，接下來細節闡述，最後做一個小結。在表達上盡量的簡潔，所有的信息都圍繞的主題。不相關的内容都把它們删掉。

在郵件的正文裡邊，有一些需要對方重點注意的内容，你可以用加粗，或者用高亮的方式把它标注出來，這樣子的話，可以在最短的時間裡抓住對方的注意力。

比如：項目風險、改進措施、關鍵數據是整篇郵件的重點，加粗标記之後，很容易就引起對方的注意。

這是很多人在寫郵件的時候經常忽略的一個問題。在正文末尾加上簽名和聯系方式，可以大大降低對方聯系你的成本，這樣也更容易形成雙方的聯系。

有一個小細節提醒大家，就是作者的簽名，你寫在左下角就可以了。

不需要像傳統的紙質信函一樣寫在右下角，一方面不同的郵件系統在讀取對方郵件的時候，格式是容易出現錯誤的，你以為你排在了右下角，但是對方收到的時候，很有可能就會錯行，你的名字很有可能分别被排列在了兩行的内容裡面，會顯得非常的醜。

其次，人的閱讀習慣是從左到右的，如果你把簽名放在右下角。那對于讀者而言，他的閱讀效率是一個很大的幹擾。從左到右的閱讀過程中，突然要跳到右邊去，這對讀者而言是一個閱讀幹擾。我們要以盡量少的幹擾的方式，達到提高溝通效率的目的。

除了以上七個郵件的主要構成部分以外，在寫電子郵件的時候，還要六個注意事項：

1、一封郵件隻說一件事情，不要表達多件事情。

如果你想讨論多件事情，可以分别寫多封郵件去探讨。

2、在一個多人讨論的郵件裡邊，如果删掉了某個收件人或者添加了某個人，要在郵件正文開頭去注明。

比如說你可在回複郵件了一開頭就可以注明：加張三，這樣所有的收件人都會知道哪些人加入了讨論。

3、如果某一個話題更适合用當面溝通，或者用電話的方式去解決的話，就不要寫電子郵件。否則就是浪費你自己和對方的時間。

4、不要試圖通過電子郵件去讨論複雜的議題，或者有重大分歧的話題，尤其這個話題還涉及到很多人的時候，當你碰到這樣的情況的時候，你更适合去約一個工作會議去探讨。

電子郵件比較适合去闡述事實性的内容，比如說你們開了一個會有一個會議紀要，或者合作備忘，或者你要給你的領導寫一個周報等等。

電子郵件非常适合在一些口頭讨論形成共識和決議的時候，作為一個雙方共同認可的内容和備忘錄的形式去承載，因為人跟人之間的讨論，口頭表達容易出現表達和理解的偏差，而用文字的方式給參與各發，可以方便參會的各方作為日後查詢。

5、不要在郵件裡去讨論公司的機密，或者别人的隐私。

對于很多規範的公司而言，公司郵件他其實是公司的資産，而不是你個人的資産。而且也不是保密的内容，很多的公司的IT部門，是有權力去調取你的電子郵件的，所以如果你不希望讨論的内容被别人看到，那你就不要在郵件裡面去讨論。這既是對公司的保護，也是對你自己的保護。

6、重要的郵件寫完之後，最好能再檢查一遍。

看看有沒有不合适的表達，越是重要的郵件，越要小心細緻。如果不是特别緊急，你可以在郵件寫完之後，你可以喝點東西或者和同事來聊天，過一會再來看看自己之前寫的郵件有沒有不合适的地方。

總結一下這堂課的内容，在寫一封電子郵件的時候大家需要注意的是：

1）标題要簡單直接，可以使用标簽來提高對方的打開率；

2）在多位收件人的時候，要分清楚誰是直接溝通對象，而誰又是相關的抄送對象；

3）先添加附件，再寫正，這樣不容易忘記附件；

4）用全名來稱呼對方，可以讓對方更有好感；

5）郵件的正文要圍繞主題，盡量的簡單明确，同時要注意标注重點。

6）如果要給人感覺更加職業的話，可以寫上簽名。

好的寫作其實來源于好的閱讀和傾聽。

很多人并沒有逐字逐句閱讀和傾聽的耐性，導緻你學了很多的東西，其實并沒有真正的掌握它。

如果沒有好的閱讀，沒有逐字逐句傾聽和閱讀的耐心和能力的話，那你真正的學到的東西也是非常有限的。

養成逐字逐句閱讀與傾聽的習慣。這樣大家可以更好的學習和吸收。

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