1.崗位說明書的格式
崗位說明書的格式因公司發展階段不同、需求不同、崗位分析的目的不同等因素，可繁可簡。
2.職責描述
崗位設置目的欄需用簡練而準确的語言來描述本崗位在單位及部門中存在的目的和作用。編寫前，需要考慮如下問題。
（1）該崗位實現了公司及部門的哪些目的和作用？
（2）如果該崗位不存在，會對公司或部門造成哪些影響？
（3）格式為工作依據 工作内容 工作成果。
注意：崗位設置目的陳述不包括達成結果的過程。
在編寫職責描述時，需注意以下問題。
其代表了崗位的主要産出；
描述了工作的成果而非過程；
每一說明描述了單獨的、不同的最終結果；
不是廣義的、含糊的說明；
每一個說明都是沒有時限的，如果崗位沒有改變，則職責不會改變；
是在該崗位工作的人所負有的職責以及工作所要求的最終結果；
是崗位長期及經常性的工作，而不是短期或臨時性工作；
按照崗位職責的重要性順序填寫，重要的職責填寫在前面；
每條職責描述不超過50字。
除非是特别重要的職責，每項職責占用的時間一般應大于所有職責的5%，未被逐條詳細描述的其他職責所占用的時間一般不超過該崗位完成所有職責工作時間的10%。緊密相關的（例如，用于完成一項任務的幾個步驟）或類似的職責可以歸為一條職責來描述，除此之外，盡量避免把幾個職責合并在一個小标題下做概要描述。
一份好的崗位說明書包含了準确描述“需要做什麼”的以動詞開始的語句。可用“起草”“審核”“執行”“指導”等具體動詞，盡量避免用“負責”等籠統的詞。
用動詞描述崗位的具體職責時，對每一項職責盡可能對具體的内容進行描述，避免隻使用“管理”“監控”等詞語，要描述出管理監督的具體事項。職責描述語句通常包含的内容有謂語、賓語、目的描述。
3.小組讨論
崗位說明書的起草人在初步起草崗位說明書後，應經過崗位分析項目小組讨論确定。在讨論過程中如果有不明确的問題，還可以向相關人員進一步了解情況。小組讨論的意義在于：小組各成員對同一崗位有不同視角，他們的意見可保證該崗位說明書内容更加确切、完整，文字表達更加準确。
4.編寫崗位說明書
經崗位分析小組讨論确定後的崗位說明書可返回崗位現任職人員或其直接上級，征求反饋意見并進行必要的修改。崗位說明書最終由人力資源部負責人審核批準，并進行編号，成為正式的崗位說明書檔案。
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